Ineffiziente Strukturen – und was Sie dagegen tun können

Ineffiziente Strukturen – und was Sie dagegen tun können
© Hermenau

Ineffiziente Strukturen, diffuse Verantwortlichkeiten sowie bereichsblindes Denken und Handeln fressen in vielen Unternehmen Unmengen von Zeit und Ressourcen. Von „fit für die Zukunft“ kann so keine Rede sein. Dabei fordert gerade die künftige Arbeitswelt mit ihren digitalen Möglichkeiten klare Organisationen und ganzheitliches Denken von uns.

Innovative und strukturierte Prozesse mit hohem Qualitätsstandard sind die Grundlage, damit Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auch in Zukunft reibungslos funktioniert. Bei der Organisation von Unternehmensstrukturen spielt die Assistenz eine zentrale Rolle – auch wenn sich die Strukturen hier ebenfalls verändern werden. Das bekannte Zweierteam „Sekretärin und Chef“ wird es in Zukunft zum Beispiel immer seltener geben. Dafür ist Teamarbeit gefragt.

Aufbau- und Ablauforganisation in Unternehmen

Um Schwächen in den Abläufen und Strukturen zu erkennen, müssen wir zuerst einen kurzen Blick auf die Theorie werfen. Die Organisationsstruktur eines Unternehmens besteht aus zwei Bausteinen, der Aufbau- und der Ablauforganisation. Die Aufbauorganisation legt den Rahmen fest, wer was mit wessen Hilfe zu tun hat. Die Ablauforganisation sorgt für die dynamische Ausgestaltung, also wann, wo und wie oft etwas geschieht. Wenn die Verantwortlichkeiten in der Organisationsstruktur festgelegt werden, sollten die Interessen verschiedener Beteiligter berücksichtigt und ihre Kompetenzen klar definiert werden – immer mit den Unternehmenszielen im Blick! Die Organisation des Unternehmens muss an das Unternehmenswachstum angepasst und gegebenenfalls neu strukturiert werden – dies bezeichnet man auch als Change Management. Darunter versteht man das Delegieren von Aufgaben, Abteilungsbildung, Auslagerung von Aufgaben oder auch den Aufbau eines internen Kommunikationssystems. Wichtig sind klar definierte Ansprechpartner und Vorgesetzte. Dies erleichtert die Kommunikation und stellt effiziente Abläufe sicher.

Drehscheibe Assistenz

Die Assistenz spielt eine zentrale Rolle in den Strukturen eines Unternehmens. Sie sind die Schnittstelle zwischen Chef und Mitarbeitern, zwischen dem Unternehmen und Kunden oder den Lieferanten. Bei Ihnen laufen die Fäden zusammen. Dank moderner Kommunikationsmittel wie dem Internet kann der Chef auch von unterwegs und zu jeder Zeit Informationen abrufen und Anweisungen geben. Dabei ist er nicht auf sein Büro angewiesen, aber auf Sie. Je mehr Sie über den Tellerrand blicken, desto mehr können Sie aktiv und professionell Ihren Chef unterstützen, um das tägliche Chaos zu ordnen und zu bewältigen. Oder bestenfalls gleich zu verhindern. Allerdings werden Sie in Zukunft immer weniger für einen Chef zuständig sein, sondern für ein Team arbeiten. Das heißt: Trainieren Sie Teamwork und üben Sie, jedes Teammitglied als gleichberechtigt zu betrachten. Dafür müssen Sie Ihre Rolle innerhalb der unternehmensinternen Strukturen definieren und sich überlegen, wie Sie Ihre Stärken noch effizienter ins Tagesgeschehen einbringen.

Klare Spielregeln für ein Dream-Team

Klare Spielregeln sind das beste Fundament für ein Dream-Team – egal ob es aus einem Zweierteam oder einer größeren Gruppe besteht. Wichtig ist, dass alle die Regeln für die Zusammenarbeit gemeinsam festlegen. Spielregeln gelten für die übergeordnete Zusammenarbeit. Es sind aber auch Strukturen, die eingeführt und gelebt werden.

Brechen Sie Strukturen auf

Die Struktur eines Unternehmens ist von zahlreichen Faktoren abhängig und muss sich dementsprechend im Lauf der Zeit an innere und äußere Veränderungen anpassen. Das fällt gerade alten, traditionsreichen Unternehmen oftmals schwer, ist aber nicht neu. Unternehmen haben sich schon immer anpassen müssen, um zu überleben. Neu sind jedoch Dynamik, Schnelligkeit und Komplexität des Unternehmenswandels. Veränderungen bestimmen unser Leben. Ob nun auf privater oder beruflicher Ebene – die meisten von uns rufen bei Change-Prozessen nicht gerade besonders laut JA! Drei ganz einfache Regeln helfen uns, über unseren Schatten zu springen:

  • Ja sagen,
  • Fehler zulassen und
  • offen sein für den Moment.

Beachten Sie diese drei Punkte, gehen Sie offen und motiviert in die Zukunft.

Arbeit 4.0 im Sekretariat

Die Zukunft der Arbeit ist aber so offen wie lange nicht. „Arbeit 4.0“ oder „Internet der Dinge“ lauten Stichworte in der Debatte, oft ist sogar die Rede von einer digitalen industriellen Revolution. Im Alltag heißt das, dass die Assistentin heute oftmals das erledigt, was das Smartphone des Chefs nicht kann. Viele Führungskräfte wollen zum Beispiel nicht mehr, dass die Sekretärin die E-Mails vorsortiert. Sie buchen ihre Flüge selbst und managen ihre Termine eigenständig. Zeit, die eigene Rolle zu überprüfen und sich auf neue Aufgaben einzulassen. Stellen Sie Ihr Selbstmanagement auf die Probe und greifen Sie aktiv in die Organisationsabläufe Ihres Unternehmens ein. Es kommt dabei nicht darauf an, Organisationsabläufe komplett neu zu gestalten. Ständige Neuorganisation schadet dem Unternehmen und bringt allenfalls Verunsicherungen. Denn so ganz falsch kann ja die gewohnte Arbeitsweise nicht gewesen sein, sonst hätte sie nicht funktioniert. Setzen Sie stattdessen auf kleine Verbesserungen und Projekte, die Sie übernehmen können und wollen.

Mit unserem SeminarProzessmanagement in der Assistenz“ beherrschen Sie nützliche Methoden, um aktiv neue Lösungsansätze und Arbeitsprozesse im Office zu implementieren. Mit Ihrem Wissen bewältigen Sie hochkomplexe Aufgaben souverän und behalten stets den Überblick.

Werden Sie Informationsmanagerin

Versuchen Sie, Projekte zu übernehmen, wie z. B. die Einführung einer Kundenzeitschrift, oder stellen Sie Ihre Kompetenz dem gesamten Unternehmen zur Verfügung, z. B. als Informationsmanagerin. Langes Suchen von Dokumenten und der unzureichende Kommunikationsfluss sind die größten Problemfelder der Ablauforganisation. Hinzu kommt mangelnder Informationstransfer zwischen den Verantwortungsbereichen. Themen, bei denen Sie Ihre Kompetenz und Ihr Wissen gezielt einbringen sollten. Die Arbeitswelt von morgen fordert eine lückenlose Kommunikation, Ablage und Dokumentation sowie den vollständigen mobilen Zugriff von überall und zu jeder Zeit auf alle Informationen. Darunter fallen Terminplanungen, Kommunikationsmedien wie E-Mail und der Zugriff auf alle Dateien und auf alle relevanten Laufwerke über den externen Zugang. Neue Plattformen wie SharePoint können den Informationstransfer zwar unterstützen, ersetzen aber nicht die Vorarbeit eines gut durchdachten Ablagesystems.

Fit für die Zukunft

Verantwortungsvolle Aufgaben, eigenständiges Arbeiten und Projektarbeit stehen heute im Mittelpunkt der Jobanforderung im Sekretariat. Je weniger Sie direkt mit einem Chef zusammenarbeiten, desto weniger Zwischen-Feedbacks bekommen Sie. Umso mehr müssen Sie Ihre eigenen Strukturen und Abläufe schaffen. Gerade in der Arbeitswelt der Zukunft wird ständige Erreichbarkeit von Personen, aber auch von Wissen und Informationen immer wichtiger. Hier können Sie punkten, Standards setzen und sich weiterentwickeln. Nutzen Sie die neuen Technologien, um von den Erfahrungen anderer zu profitieren. Schließlich stehen Sie nicht allein vor der Herausforderung. Tauschen Sie sich mit Kolleginnen z. B. in unserem Forum auf sekretaria.de aus. So erkennen Sie schneller Problemfelder und können dafür gemeinsam Standards entwickeln.

Mehr dazu in der September-Ausgabe

Weitere Informationen zum Thema „Prozessmanagement“ finden Sie in der September-Ausgabe des sekretaria-Magazins.

Prozesse überprüfen

Gehen Sie mit offenen Augen an Ihre eigenen Abläufe, blicken Sie über den Tellerrand und übernehmen Sie Verantwortung – so brechen Sie alte Strukturen auf. Legen Sie die Prozesse Ihres Arbeitsbereichs fest, dokumentieren Sie diese und hinterfragen Sie die Strukturen und Abläufe auf Effizienz und Effektivität. So unterstützen Sie Ihren Vorgesetzten oder Ihr Team effektiv in der Ablauforganisation innerhalb Ihres Unternehmens. Lassen Sie sich auf neue Projekte und Aufgaben ein, lassen Sie Fehler zu und lernen Sie aus ihnen. Nutzen Sie diese Erfahrungen für Ihren eigenen Arbeitsbereich, aber bringen Sie sie auch in die Ablauforganisation des Unternehmens ein. Zeigen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, dass Ihr Arbeitsplatz auch in Zukunft das bleibt, was er schon immer war: das Herz des Unternehmens.

Die Autorin Kerstin Uebler-Gottschalk ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung „Entwicklung Betriebswirtschaftliche Produkte“, DATEV eG, Nürnberg.

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