Abschied von der alten Chefin

Von der Assistentin perfekt organisiert - das Offboarding

Abschied Chefin
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Wenn eine neue Chefin kommt, bedeutet das in der Regel: Eine alte Chefin geht! Es ist wichtig, auch diesen Prozess gezielt zu gestalten und zu organisieren. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen.

Ebenso wie das Onboarding hat auch das Offboarding zwei gleich wichtige Facetten: das Organisatorische und die Kommunikation. Wie reibungslos und harmonisch die folgenden Arbeitsschritte ablaufen, hängt davon ab, ob die alte Chefin das Unternehmen freiwillig verlässt, weil sie beispielsweise zur Konkurrenz wechselt, ob ihre Rentenzeit beginn oder ob sie in Unfrieden geht, etwa weil sie sich als Geschäftsführerin mit den Eigentümern zerstritten hat.

Berechtigungen

Es bedeutet für alle einen großen Einschnitt, wenn Sie (oder Ihre IT) Ihrer ehemaligen Chefin die Berechtigungen entziehen. Sie, die bisher in allen Bereichen ungehinderten Zutritt hatte, wird plötzlich ausgesperrt.

Zugangsdaten löschen

Dennoch ist dieser Schritt wichtig, um den Diebstahl und den Missbrauch von Daten zu verhindern. Dahinter muss nicht einmal Absicht stecken: Jede Zugangsberechtigung bedeutet eine potenzielle Gefahr. Je weniger davon im Umlauf sind, desto besser. Denken Sie insbesondere an:

  • Zugriffsberechtigungen zu Firmennetzwerk, Intranet, E-Mail-Account, sonstigen digitalen Tools, in denen Firmendaten gespeichert werden
  • Zugangscodes und -berechtigungen zum Betriebsgelände, zu Gebäuden und Gebäudeteilen
  • Zugangscodes und -berechtigungen zum Firmenparkplatz und -parkhaus
  • Zugangscodes, -berechtigungen und -marken für die Firmenkantine
  • Änderung der Kombinationen an Safes
  • Zugangscodes für das Telefon

Wenn die Durchwahl Ihrer bisherigen Chefin nicht neu vergeben wird, sprechen Sie selbst eine neutrale Abwesenheitsnotiz auf!

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Vollmachten & Co.

Wie beim Onboarding gehören Fragen zu Vollmachten, Handelsregistereinträgen etc. in die Hände des Notars. Kontrollieren Sie aber dennoch anhand Ihrer Unterlagen, bei welchen Banken und sonstigen Instituten Ihre alte Chefin das Unternehmen vertreten durfte. Widerrufen Sie alles schriftlich (per Einschreiben) und lassen Sie sich diesen Vorgang schriftlich bestätigen.

Geräte und Unterlagen

Aufwendiger kann es sein, bei der ehemaligen Chefin die Geräte wieder einzusammeln, die sie bisher ganz selbstverständlich genutzt hat. Dazu gehören:

  • der Firmenwagen
  • das Firmenhandy
  • sämtliche Hardware wie Laptop, Tablet inklusive sämtlicher externer Festplatten, USB-Sticks etc.

Achten Sie darauf, dass Ihre ausscheidende Chefin alle persönlichen Informationen löscht, bevor sie die Geräte an Sie zurückgibt.

Auch Unterlagen müssen Sie wieder einsammeln, also beispielsweise Projektberichte, die Sie Ihrer Chefin als Reiselektüre eingepackt haben. Diese Rückgabe ist schon wesentlich schwieriger nachzuvollziehen. Selbst wenn Sie alles aufschreiben, was Sie Ihrer Chefin mitgeben, haben Sie keine Garantie, dass sie nicht darüber hinaus noch Dokumente mitnimmt.

PRAXIS-TIPP

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass Ihr ehemaliger Chef sämtliches Material aus Ihrem Unternehmen wieder zurückgegeben hat, und nehmen Sie diese Bestätigung zu Ihren Unterlagen.

Kommunikation

Wenn die Kapitänin von Bord geht, sollten Sie dies durch entsprechende Kommunikation begleiten – intern wie extern.

Abschied von den Kollegen und Kolleginnen

Intern sollten die Mitarbeiter nicht nur über den Weggang der alten Chefin informiert werden – das versteht sich von selbst. Ermöglichen Sie beiden Parteien noch einen Austausch. Oft wollen sich Kolleginnen und Kollegen von der alten Chefin persönlich verabschieden und finden es unangemessen, wenn sie „einfach so verschwindet“. Auch andersherum besteht dieser Wunsch nach Abschiedsgesprächen oft bei der ehemaligen Chefin. Informieren Sie rechtzeitig darüber, wann Ihre alte Chefin zum letzten Mal im Unternehmen sein oder wann die Abschiedsfeier (siehe nächsten Punkt) stattfinden wird. Meist wird zu solchen Anlässen in der Belegschaft für ein Geschenk gesammelt oder zumindest eine von allen unterschriebene Abschiedskarte erstellt – dafür brauchen die Kollegen und Kolleginnen aber Zeit. Oft genug werden Sie als Sekretärin oder Assistentin diese Tätigkeiten übernehmen: Dann ist es wichtig, rechtzeitig mit dem Sammeln anzufangen.

Kunden und Geschäftspartner

Im Idealfall sollte Ihre ehemalige Chefin zumindest die wichtigsten Kunden und Geschäftspartner persönlich über ihren Weggang informieren und bei der Gelegenheit auch gleich ihren Nachfolger vorstellen. Ist das nicht möglich, formulieren Sie einen freundlichen Brief, in dem Sie über den Wechsel informieren.

Die Abschiedsfeier

Wenn möglich, organisieren Sie eine Abschiedsfeier. Dies ist der passende Rahmen, um gegenseitig Dank auszusprechen, eine Rede zu halten und eventuell ein Abschiedsgeschenk zu überreichen. Je nach Bedeutung von Unternehmen und ausscheidender Führungskraft kann es auch angemessen sein, Kunden, wichtige Lieferanten und eitere Geschäftspartner einzuladen.

Presse & Co.

Auch hier kann es angebracht sein, die Presse zu benachrichtigen – in der Regel werden alte und neue Chefin in einer Pressemitteilung gemeinsam gewürdigt. Apropos Würdigung: Ein Dank für das Geleistete ist bei jeder kommunikativen Maßnahme ein Muss.

Zur externen Kommunikation gehören auch die digitalen Medien: der eigene Internetauftritt und Social-Media-Pages Ihres Unternehmens. Achten Sie hier nicht nur darauf, dass der Wechsel kommuniziert wird. Kontrollieren Sie vielmehr auch gleich, an welchen Stellen die alte Chefin mit Bild und Namen genannt wird – und entfernen Sie beides.

Halten Sie Kontakt

Auch wenn Sie bei einem Wechsel in der Chefetage sehr intensiv mit organisatorischen Fragen beschäftigt sein werden, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Interessen nicht zu kurz kommen.

Zwischenzeugnis

Am wichtigsten: Fordern Sie auf alle Fälle ein Zwischenzeugnis an. Darauf haben Sie bei einem Wechsel des Vorgesetzten Anspruch. Niemand weiß, wie die Zusammenarbeit mit der neuen Chefin laufen wird. Da ist es nur klug, auch auf den schlimmsten Fall vorbereitet zu sein.

Xing, LinkedIn & Co.

Fragen Sie Ihre alten Chefin außerdem, wie Sie mit ihr locker in Kontakt bleiben können. Dafür sind etwa die beruflichen Social-Media-Plattformen Xing und LinkedIn gut geeignet. Vielleicht braucht Ihre alte Chefin in ihrer neuen Position irgendwann eine tüchtige Mitarbeiterin. Sie wären nicht die erste Sekretärin oder Assistentin, die mit ihrer Chefin zu einem neuen Arbeitgeber geht.

Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
www.redaktion-natusch.de