So verfassen Sie einen Kondolenzbrief

Kondolenzkreuz
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Kondolenzbriefe zu verfassen, ist sicher eine der schwierigsten Aufgaben, der Sie sich als Assistenz stellen müssen. Beileid auszudrücken, sollte keine lästige Pflicht oder reine Höflichkeit sein. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Mitleid mit den Angehörigen in persönliche Worte zu fassen und Ihre Anteilnahme auszusprechen. Unsere Textbausteine helfen Ihnen, die passenden Worte zu finden. Bleiben Sie dabei respektvoll auf Abstand – bei Kondolenzbriefen ist weniger oft mehr.

Vermeiden Sie es, „Beileidsschreiben von der Stange“ zu verschicken. Der Sinn dieser Briefe ist es, Trost zu spenden und Anteilnahme zu signalisieren. Es ist für die Hinterbliebenen wichtig zu wissen, dass auch andere Menschen den Verstorbenen schätzten. Mit unpersönlichen Standardformulierungen wird dies allerdings nicht gelingen. Nehmen Sie sich besser die Zeit, jedes Schreiben individuell zu verfassen. Wenn Sie also für Ihren Chef einen Kondolenzbrief vorformulieren sollen, gehen Sie in diesen vier Schritten vor:

1. Schritt: Die richtige Anrede wählen

Sprechen Sie die Trauernden immer persönlich an. „Liebe Frau Schmidt“ oder „Liebe Inge“ ist für einen Brief an eine Kollegin angemessen, „Sehr geehrte Frau Schmidt“ für Geschäftspartner oder Angehörige, wenn Betriebsangehörige oder Rentner verstorben sind.

Extratipp: Entscheidend ist dabei, wie nahe der Adressat Ihrem Unternehmen steht – dies gilt übrigens für alle Textbausteine, die wir Ihnen vorstellen. Einem Geschäftspartner werden Sie anders kondolieren als einer langjährigen Kollegin.

2. Schritt: Betroffenheit ausdrücken

Beginnen Sie immer damit, Ihre Betroffenheit auszudrücken. Dabei können Sie durchaus Ihre Bestürzung direkt benennen:

  • „Mit großer Betroffenheit haben wir heute vom Tod Ihres Mannes erfahren.“
  • „Wir sind noch immer ganz fassungslos über den plötzlichen Tod Ihrer Frau …“
  • „Die Nachricht, dass Herr Meier uns für immer verlassen hat, hat uns sehr betroffen gemacht.“
  • „Die Nachricht vom Tod Ihrer Tochter hat in unserem Haus große Bestürzung ausgelöst.“

3. Schritt: Die persönliche Würdigung des Verstorbenen

Ehrlich gemeintes Mitgefühl verdient persönliche Worte – und den Verstorbenen sollten Sie mit ein paar individuellen Worten würdigen. Selbst bei Menschen, die Sie nicht gut gekannt haben, lässt sich in der Regel ein Aufhänger dafür finden:

Wenn ein Geschäftspartner verstorben ist:

  • „Wenn wir an die gemeinsamen Projekte mit Ihrem Herrn Meier zurückdenken, erinnern wir uns nicht nur seiner Kompetenz und Tatkraft, sondern vor allem an seinen Humor und sein mitreißendes Lachen.“
  • „Die Treffen mit Ihrer Frau Schmidt waren immer geprägt von ihrer Leidenschaft für unser gemeinsames Projekt, das ohne ihr Engagement kaum vorstellbar ist.“
  • „Wann immer wir ein Problem hatten – Ihre Frau Müller hatte eine pfiffige und schnelle Lösung parat. Wir werden Sie sehr vermissen!“
  • „Es ist uns bewusst, dass wir den Erfolg, den wir gemeinsam im vergangenen Jahr feiern konnten, zu einem großen Teil dem Wissen und der tatkräftigen Mithilfe Ihres Herrn Berger verdanken.“

Wenn ein (ehemaliger) Kollege oder eine (ehemalige) Kollegin verstorben ist:

  • „Die Zuverlässigkeit, mit der Ihr Mann seine Aufgaben all die Jahre erledigt hat, ist noch immer vorbildhaft für unsere ganze Abteilung.“
  • „Noch können wir uns gar nicht vorstellen, wie wir ohne das Wissen Ihrer Frau, ohne ihre Energie und gute Laune weiterarbeiten sollen.“
  • „Wenn es jemanden bei uns gab, der sich ganz mit dem Unternehmen, seinen Produkten und den Mitarbeitern identifizierte, dann war es sicherlich Ihr Mann.“
  • „Ihre Frau hat während der Krise Mitte der 90er-Jahre Großartiges für unser Unternehmen geleistet – sie hat den „Laden“ zusammengehalten. Das werden wir ihr nie vergessen.“

Wenn Angehörige von Kollegen oder Kolleginnen verstorben sind:

  • „Wir alle wissen, wie sehr Sie Ihre Familie lieben, wie viel Kraft und Ruhe Sie daraus ziehen. Umso schwerer fallen uns nun die Worte, um Ihnen unser Mitgefühl auszudrücken.“
  • „Als uns Ihre Frau bei unserer letzten Weihnachtsfeier besuchte, hat uns ihre sympathische und offene Art, auf Menschen zuzugehen, auf Anhieb für sie eingenommen.“
  • „Wir alle bewundern, wie aufopferungsvoll Sie sich in den vergangenen Monaten um Ihre Mutter gekümmert haben. Nun nach all der Zeit des Hoffens Abschied nehmen zu müssen, fällt sicherlich sehr schwer.“
  • „Wir erstarren bei dem Gedanken, dass Sie die kleine Amelie nun gehen lassen mussten. Wann immer sie bei uns vorbeikam, um Sie, ihren „Papa“, gemeinsam mit ihrer Mutter von der Arbeit abzuholen, zauberte sie uns mit ihrer Fröhlichkeit und Aufgewecktheit ein Lächeln auf die Lippen.“

4. Schritt: Grußformel und Hilfsangebot

Schließen Sie Ihren Brief mit einer zeitgemäßen und persönlichen Grußformel und dem Angebot, den Trauernden zur Hilfe zu kommen, wenn dies gewünscht sein sollte.

  • „Wir sind in diesen Stunden in Gedanken bei Ihnen und Ihrer Familie. Wenn es irgendetwas gibt, das wir für Sie tun können, lassen Sie es uns bitte wissen.“
  • „Wir wünschen Ihnen, dass Sie in den kommenden Tagen Menschen um sich haben, die Ihnen Trost und Kraft spenden können. Bitte teilen Sie uns mit, ob wir etwas für Sie und Ihre Familie tun können.“
  • „Wir trauern mit Ihnen und Ihrer Familie.“
  • „Unser Mitgefühl gilt auch seiner Ehefrau und seiner Familie.“ (bei Geschäftspartnern)

Worauf Sie besser verzichten sollten

Greifen Sie besser nicht auf christliche oder religiöse Formulierungen zurück – es sei denn, Sie wissen, dass der Adressat sehr gläubig ist. Dann können Sie auch konkret darauf hinweisen. In allen anderen Fällen sind religiöse Bezüge im geschäftlichen Umfeld nicht angebracht.

Vermeiden Sie auch Floskeln wie „Die Zeit heilt alle Wunden“ oder „Auch für Sie wird es wieder freundliche Tage geben“. Wer gerade einen nahen Angehörigen verloren hat, kann solche Sätze schnell als anmaßend und verletzend empfinden.