Homeoffice gehört inzwischen fest zum Arbeitsalltag – die meisten Unternehmen haben sich längst auf hybride Modelle eingestellt. Für Assistenzen und Office Manager stellt sich dabei nicht nur die organisatorische, sondern auch die rechtliche Frage: Welche Vorschriften gelten im Homeoffice, und wie lässt sich die Arbeit von zu Hause rechtssicher gestalten?
Sorgen Sie für eine Homeoffice-Vereinbarung
Auch wenn für viele Beschäftigte das Arbeiten im Homeoffice mittlerweile selbstverständlich ist, gibt es keine gesetzliche Regelung dafür. In vielen Betrieben haben sich Arbeitgeber und Betriebsrat auf eine Betriebsvereinbarung zum Homeoffice geeinigt. Dort, wo das nicht der Fall ist oder es keinen Betriebsrat gibt, liegt die Entscheidung für das Arbeiten von zu Hause aus beim Arbeitgeber. Er bestimmt auch die Rahmenbedingungen.
Homeoffice-Zusatz regelt die Details
Falls es also keine Regelungen zum Homeoffice gibt, sollten Sie darauf drängen, dass Ihr Arbeitsvertrag einen Homeoffice-Zusatz erhält, in dem die Details geregelt werden. Erklären Sie nur stillschweigend Ihr Einverständnis mit dem Homeoffice, ist das zwar auch möglich, aber die fehlenden Absprachen können zu Diskussionen führen, zum Beispiel wenn der Arbeitgeber das Arbeiten im Homeoffice beenden oder die Homeoffice-Tage aufstocken oder reduzieren will.
Praxis-Tipp: Nach dem Arbeitszeitgesetz darf nicht gearbeitet werden, wenn am Arbeitsort – also am Ort des Homeoffice – ein Feiertag ist.
Die Homeoffice-Vereinbarung sollte deshalb Regelungen über
» den Arbeitsort,
» die Art der zu leistenden Tätigkeit,
» die Arbeitszeit und
» die Arbeitsmittel enthalten.
Gibt es beispielsweise keine vertragliche Regelung über den Arbeitsort, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über das Direktionsrecht an unterschiedlichen Orten einsetzen. Das liegt nicht immer in Ihrem Interesse.
Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice
Auch für die Tätigkeit im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz. Arbeitnehmer müssen daher auch bei der Arbeit von zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einhalten. Sie können und dürfen nicht arbeiten, wann Sie wollen. Wollen Sie im Homeoffice von den Arbeitszeitregelungen im Betrieb abweichen, sollte das klar vereinbart werden.
Angenommen, in Ihrem Betrieb gilt die Regel, dass spätestens um 8.30 Uhr Arbeitsbeginn ist. Da Sie morgens drei Kinder an verschiedenen Schulen abliefern müssen, sind Sie erst um 9.00 Uhr wieder zu Hause, um die Arbeit aufzunehmen. In einem solchen Fall kann ihr Arbeitgeber dies ohne Regelung dulden, ohne Vereinbarung kann er dies aber auch unterbinden. Um bei der Arbeitszeit nicht den Überblick zu verlieren, muss es ein Modell für die Zeiterfassung geben. Selbst wenn dies nicht vorliegt und der Arbeitgeber die Arbeitszeitdokumentation auch nicht anordnet, sollten Sie im eigenen Interesse Ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Wann Sie als Arbeitnehmerin für den Arbeitgeber erreichbar sein müssen, sollten Sie ebenfalls möglichst detailliert vereinbaren.
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Kostenübernahme regeln
Es sollte klar sein, wer was bezahlt. Das betrifft zum Beispiel die Kosten für die Einrichtung, Anschaffung und Wartung der Kommunikationsmittel, Beleuchtung und Heizung, den dienstlichen Anteil der Raummiete usw. Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber die Kosten und Ihnen steht ein Aufwendungsersatz zu. Stellen Sie aber Raum, Möbel, Drucker usw. zur Verfügung, sollte klar vereinbart werden, wie Sie dafür entschädigt werden. Als Arbeitnehmer sind Sie dazu verpflichtet, mit den Arbeitsmitteln, die Eigentum des Arbeitgebers sind, sorgfältig und umsichtig umzugehen. Eine Verletzung dieser Pflicht stellt einen Arbeitsvertragsverstoß dar.
Achten Sie auf Datenschutz
Die Bestimmungen des Datenschutzrechts sind auch bei einer Tätigkeit im Homeoffice zu beachten. Verantwortlich hierfür ist immer der Arbeitgeber, der nach der DSGVO Vorkehrungen zu treffen hat, dass alle personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeitet werden.
Der Arbeitgeber muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die den Zugriff zum Beispiel auf Computer im Homeoffice und die darauf befindlichen Daten durch unbefugte Dritte verhindern. Das geschieht meistens über eine VPN-Verbindung. Aber hier sind auch Sie gefragt. Selbst wenn der Arbeitgeber keine Vereinbarung mit Ihnen trifft und Sie nicht auf eine datenschutzkonforme Arbeitsumgebung hinweist, sollten Sie das Homeoffice so ausgestalten, dass die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten wie im Büro sichergestellt sind. Das heißt:
» Familienmitglieder oder Besucher können keinen Blick auf das Notebook oder in Papierunterlagen werfen.
» Auch wenn es keine Clean-Desk-Policy gibt, sollten Sie am Ende des Arbeitstags alles sicher zum Beispiel in einen abschließbaren Schrank räumen.
» Nutzen Sie eine Sperrung des Notebooks bei Verlassen des Arbeitsplatzes, falls ein anderer Zugriff, beispielsweise durch Kinder, nicht ausgeschlossen ist.
» Achten Sie darauf, dass Ihre Telefonate nicht von unbefugten Personen etwa durch ein geöffnetes Fenster oder eine laufende andere Videokonferenz mitgehört werden können.
» Nutzen Sie dienstlich zur Verfügung gestellte Geräte wie Laptop, Handy usw. nicht für private Zwecke.
» Entsorgen Sie Papierunterlagen des Betriebs nicht im Hausmüll.
Arbeitsschutz im Homeoffice
Im Homeoffice gelten dieselben Arbeitsschutzvorschriften wie an einem Arbeitsplatz im Unternehmen. Der Arbeitgeber hat daher für den Gesundheitsschutz und die Sicherheit der Arbeitnehmer Sorge zu tragen. Als Arbeitnehmerin müssen Sie gemäß den Weisungen des Arbeitgebers am häuslichen Arbeitsplatz für Ihre eigene Sicherheit und Gesundheit sorgen und die Ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel bestimmungsgemäß verwenden.
Gute Bildschirmarbeitsplätze
Arbeitsplätze, die nach der Kategorie OPTIMAL ausgestattet sind, sind als gut eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz anerkannt und somit, so die DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung), auch uneingeschränkt im Homeoffice nutzbar. Für solche Arbeitsplätze gilt:
» Arbeitsfläche des Schreibtischs: 160 × 80 cm, höhenverstellbar
» Beinraumbreite: mindestens 85 cm, empfohlen 120 cm
» Beinraumtiefe: 80 cm
» Arbeitsstuhl: Bürodrehstuhl mit entsprechenden Rollen
» freie Bewegungsfläche am Arbeitsplatz: 160 × 100 cm
Gesundes Arbeiten im Homeoffice
Damit das Homeoffice nicht zur Gesundheitsfalle wird, sollten Sie einige Grundregeln beachten:
» Legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie arbeiten. So verlieren Sie nicht den Überblick über das Tagespensum und die Trennung zwischen Arbeit und Freizeit bleibt gewahrt.
» Geben Sie sich eine Struktur: Ideal sind maximal 90 Minuten konzentriertes Arbeiten am Stück und danach eine kurze Pause, bevor es weitergeht.
» Richten Sie sich wie im Büro ein: Alles Wichtige ist griffbereit.
» Planen Sie aktive Pausen ein. Wer allein zu Hause arbeitet, braucht einen höheren körperlichen Ausgleich.
» Prüfen Sie die Ergonomie. Mit dem Laptop am Küchentisch zu arbeiten, ist nicht die beste Lösung. Am Ende des Tages darf jedenfalls nicht der Rücken schmerzen.
» Sorgen Sie für ausreichend Helligkeit am Büroarbeitsplatz – mindestens 500 Lux. Und: Auf der Bildschirmoberfläche soll möglichst wenig Blendung entstehen.
Vorsicht Arbeitsunfall
Vorsicht! Dem Einsatz Ihrer privaten Arbeitsmittel zur Erbringung der Arbeitsleistung – sogenanntem BYOD (Bring Your Own Device) – sollten Sie widersprechen. Hieraus ergeben sich vor allem beim Datenschutz zahlreiche Probleme.
Genau wie im Unternehmen ist auch im Homeoffice die gesetzliche Unfallversicherung zuständig, wenn es zu einem Arbeitsunfall kommen sollte. Wichtig ist lediglich, dass es sich auch wirklich um einen Arbeitsunfall handelt und die Tätigkeit, während der der Unfall geschehen ist, im Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit stand. Im Homeoffice ist damit jede Tätigkeit versichert, die dem betrieblichen Zweck dient. Ob es sich tatsächlich um einen Arbeitsunfall handelt, ist eine Einzelfallentscheidung.
Angenommen, Sie stürzen auf der Kellertreppe auf dem Weg zum häuslichen Arbeitszimmer, um dort ein dienstliches Telefonat zu führen. Dabei handelt es sich um einen Arbeitsunfall. Stürzen Sie dagegen auf dem Weg zum Briefkasten, um Ihre private Post herauszuholen, liegt kein Arbeitsunfall vor.
Wegeunfälle gibt es im Zusammenhang mit Tätigkeiten im Homeoffice nicht. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn ein Kind vom Homeoffice aus zum Beispiel in die Kita begleitet oder dort wieder abgeholt wird. Ereignet sich auf diesen Wegen ein Unfall, handelt es sich um einen Arbeitsunfall. Nicht immer ist auf den ersten Blick klar, ob ein Arbeitsunfall vorliegt oder nicht. Deshalb sollten Sie einen Unfall während Ihrer Arbeitszeit im Homeoffice sofort dem Arbeitgeber melden. Da der Arbeitgeber Ihr häusliches Umfeld nicht kennt, empfiehlt sich eine ausführliche Schilderung des Hergangs, ggf. sogar mit Bildern sowie mit Zeugen und Zeuginnen, die den Vorfall miterlebt haben.
Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa ist Rechtsanwältin mit eigener Kanzlei in Feldafing, Expertin für Arbeitsrecht und Arbeitszeugnisse sowie Autorin von Fachbüchern zum Thema. Zudem bietet sie Vorträge und Seminare zu arbeits- und betriebsverfassungsrechtlichen Fragen sowie zum Arbeitszeugnis an.
