Briefgeheimnis im Unternehmen: Wann dürfen Sie öffnen?

Brief öffnen, Briefgeheimnis
© Anja Roesnick / Fotolia.com

Dürfen Sie bei Abwesenheit eines Kollegen oder Vorgesetzten einen Brief öffnen, der direkt an diesen gerichtet ist? Verstöße gegen das Briefgeheimnis können schwerwiegende Folgen haben. Doch welche gesetzlichen Vorgaben müssen Sie beachten, damit Sie sich nicht strafbar machen?

Gängige Praxis im Einklang mit dem Briefgeheimnis

In vielen Firmen und Behörden ist es üblich, dass alle Briefe in der Poststelle geöffnet, mit dem Eingangsstempel des entsprechenden Tages versehen und anschließend an die einzelnen Mitarbeiter des Betriebs verteilt werden. Doch für welche Sendungen gilt das Briefgeheimnis und welche dürfen wirklich geöffnet werden?

Wenn nur die Abteilung vermerkt ist: Gar keine Probleme gibt es, wenn auf dem Briefumschlag lediglich die Abteilung vermerkt ist. Einen solchen Brief können Sie bedenkenlos öffnen.

Tiefbau GmbH
Marketingabteilung
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Wenn der Name nach der Firma steht: Die Nennung des Namens dient manchmal lediglich dazu, die interne Verteilung zu erleichtern. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall wird ein solcher Brief meistens direkt an die Vertretung weitergeleitet und darf dort auch geöffnet werden.

Tiefbau GmbH
Frau Ilka Sommer
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Wenn der Name vor der Firma vermerkt ist: Früher galt allgemein, dass solche Briefe nicht geöffnet werden dürfen. Hierzu gibt es jedoch inzwischen ein Urteil des Landgerichts Hamm (Az: 14 Sa 1972/02). Danach dürfen Sie einen solchen Brief öffnen, da er nicht mit dem Zusatz „vertraulich“ versehen ist. Das Gericht entschied: Eine Postsendung, die im Empfängerfeld mit dem Namen des Unternehmens und dem Namen des Mitarbeiters gekennzeichnet ist, darf vom Arbeitgeber geöffnet werden.

Frau
Ilka Sommer
Tiefbau GmbH
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Achtung, Vertraulichkeitsvermerk: Hier gilt das Briefgeheimnis!

Anders ist die Situation, wenn auf der Postsendung die Adresse des Betriebs, der Name eines Mitarbeiters und ein Vertraulichkeitsvermerk angegeben ist. Dann darf die Sendung nicht geöffnet werden. Steht auf dem Umschlag neben dem Namen des Adressaten also zusätzlich der Hinweis „vertraulich“, „persönlich“, „privat“ oder „ausschließlich“, darf nur der Empfänger selbst den Brief öffnen und lesen.

Persönlich/Vertraulich
Frau
Ilka Sommer
Tiefbau GmbH
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Extratipp: Eine Ausnahme wäre es, wenn Frau Sommer vor ihrem Urlaub ausdrücklich verfügt hätte, dass auch persönliche Briefe geöffnet werden dürfen. Hat sie dies nicht getan, greift das Briefgeheimnis und das Schreiben muss ungeöffnet bleiben.

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?

Ihr persönlicher Newsletter

Ihre Vorteile

› Wöchentlich topaktuelle News
› Checklisten, Musterbriefe und Praxis-Hilfen
› Rabatte und Sonderaktionen für unsere Leser