Briefgeheimnis im Unternehmen: Wann dürfen Sie öffnen?

Brief öffnen, Briefgeheimnis
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Dürfen Sie bei Abwesenheit eines Kollegen oder Vorgesetzten einen Brief öffnen, der direkt an diesen gerichtet ist? Verstöße gegen das Briefgeheimnis können schwerwiegende Folgen haben, denn immerhin ist die Verletzung des Briefgeheimnisses im deutschen Strafrecht ein Straftatbestand (§ 202 Strafgesetzbuch). Übrigens: Auch wer die Post, die unter das Briefgeheimnis fällt, nur öffnet, ohne sie zu lesen, macht sich strafbar. Doch welche gesetzlichen Vorgaben müssen Sie beachten, damit Sie sich nicht strafbar machen?

Gängige Praxis im Einklang mit dem Briefgeheimnis

In vielen Firmen und Behörden ist es üblich, dass alle Briefe in der Poststelle geöffnet, mit dem Eingangsstempel des entsprechenden Tages versehen und anschließend an die einzelnen Mitarbeiter des Betriebs verteilt werden. Doch für welche Sendungen gilt das Briefgeheimnis und welche dürfen wirklich geöffnet werden?

Durch das Briefgeheimnis geschützt sind Schriftstücke und auch Fotos. Um ein Schriftstück handelt es sich bei jeder durch Schrift verkörperten Gedankenerklärung. Deshalb gilt das Briefgeheimnis nicht nur für Briefe, sondern z.B. auch für Tagebücher. Das Schriftstück muss allerdings verschlossen sein durch ein verschlossenes Behältnis (z.B. Päckchen oder Pakete) besonders gesichert sein. Deshalb unterliegen z.B. Postkarten, Faxe oder Briefe in nicht zugeklebten Briefumschlägen nicht dem Briefgeheimnis.

Gar keine Probleme gibt es, wenn auf dem Briefumschlag lediglich die Abteilung vermerkt ist. Einen solchen Brief können Sie bedenkenlos öffnen.

Tiefbau GmbH
Marketingabteilung
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Wenn der Name nach der Firma steht: Die Nennung des Namens dient manchmal lediglich dazu, die interne Verteilung zu erleichtern. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall wird ein solcher Brief meistens direkt an die Vertretung weitergeleitet und darf dort auch geöffnet werden.

Tiefbau GmbH
Frau Ilka Sommer
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Wenn der Name vor der Firma vermerkt ist: Früher galt allgemein, dass solche Briefe nicht geöffnet werden dürfen. Hierzu gibt es jedoch inzwischen ein Urteil des Landgerichts Hamm. Danach dürfen Sie einen solchen Brief öffnen, da er nicht mit dem Zusatz „vertraulich“ versehen ist. Das Gericht entschied: Der Arbeitgeber kann die Briefpost öffnen, welche unmittelbar an den Mitarbeiter gerichtet ist, aber keinen Zusatz „vertraulich“ oder „persönlich“ hat (LAG Hamm, Urt. v. 19.02.2003, 14 Sa 1972/02).

Frau
Ilka Sommer
Tiefbau GmbH
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Wenn der Brief mit „zu Händen“ bzw. „z. Hd.“ adressiert ist: Briefe mit diesen Vermerken, die zur Erleichterung der Verteilung dient, dürfen z.B. von der Poststelle oder im Sekretariat geöffnet werden (LG Arnsberg, Urt. v. 27.10.1989, 1 O 367/89). Bei der Adressierung mit dem Hinweis „care off“, kurz „c/o“, bzw. „per Adresse“, kurz „p. Adr.“, ist Vorsicht geboten, da sich der Vermerk nicht eindeutig zuordnen lässt. Sicherheitshalber sollte man hier davon ausgehen, dass der Absender eher ein privates Anliegen an den Empfänger hat.

Achtung, Vertraulichkeitsvermerk: Hier gilt das Briefgeheimnis!

Anders ist die Situation, wenn auf der Postsendung die Adresse des Betriebs, der Name eines Mitarbeiters und ein Vertraulichkeitsvermerk angegeben ist. Dann darf die Sendung nicht geöffnet werden. Steht auf dem Umschlag neben dem Namen des Adressaten also zusätzlich der Hinweis „vertraulich“, „persönlich“, „privat“, „eigenhändig“ oder „ausschließlich“, darf nur der Empfänger selbst den Brief öffnen und lesen. Beim Öffnen der Briefe liegt in diesem Fall ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor (LAG Hamm, Urt. v. 19.2.2003, Az. 14 Sa 1972/02).

Persönlich/Vertraulich
Frau
Ilka Sommer
Tiefbau GmbH
Mark-Twain-Straße 11
12345 Berlin

Extratipp: Eine Ausnahme wäre es, wenn Frau Sommer vor ihrem Urlaub ausdrücklich verfügt hätte, dass auch persönliche Briefe geöffnet werden dürfen. Hat sie dies nicht getan, greift das Briefgeheimnis und das Schreiben muss ungeöffnet bleiben.

Das sind die Konsequenzen

Nicht nur im privaten Umfeld sondern gerade auch in Unternehmen kann die Verletzung des Briefgeheimnisses erhebliche Konsequenzen haben. Wird ein Brief von einer nicht autorisierten Person geöffnet und gelesen, macht sich diese zunächst strafbar. Darüber hinaus geht eine solche Straftat in aller Regel mit einem Vertrauensverlust einher, der nicht selten zum Entzug bestimmter Aufgaben oder einer Degradierung führt. Außerdem drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen: Hier ist jedenfalls mit einer Abmahnung zu rechnen. Unter Umständen kann die Verletzung des Briefgeheimnisses sogar eine Versetzung und in schwerwiegenden Fällen, wenn z.B. auch noch interne Geheimnisse aus dem Inhalt preisgegeben werden, eine Kündigung nach sich ziehen.

Betriebliche Regelung zum Umgang mit Postsendungen

Die Wahrung des Briefgeheimnisses ist ein wichtiges Anliegen im Unternehmen. Die folgenden Aspekte sollten in einer schriftlichen Regelung festgehalten und von allen Mitarbeitern beachtet werden:

  • Welche Post darf in keinem Fall geöffnet werden – auch nicht bei Krankheit oder Urlaub des Empfängers?
  • Darf die Post, die an die „Geschäftsleitung“ oder „Geschäftsführung“ oder namentlich an Herrn/Frau …. Adressiert ist, geöffnet werden?
  • Wie ist bzgl. der Post, die sich an die Personalabteilung richtet, zu verfahren?
  • Wie ist mit der Korrespondenz an den Betriebsrat zu verfahren?
  • Wie ist mit der Post an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu verfahren?
  • Wie ist mit der Eingangspost von Banken zu verfahren?
  • Welche Post darf geöffnet werden?
  • Wer ist (z.B. der Datenschutzbeauftragte) bei Zuwiderhandlungen einzuschalten?
  • Welche Vollmacht muss für welche Post im Falle von Krankheit oder Urlaub erteilt werden
  1. Kappel

    Hallo,

    was passiert, wenn der Firmennamen zuerst steht, danach der Ansprechpartner (Sommer) mit dem Zusatz vertrauchlich / persönlich?

    Darf ich dann auch öffnen, weil der Firmennamen zuerst steht? Gruß Frank Kappel

  2. Sommerwetter

    Der Knackpunkt ist DER VERTRAULICHKEITSVERMERK , z.B. „persönlich oder vertraulich oder privat“. Ob der Name oder die Firma zuerst genannt wird, ist nach dem aktuellen Landgerichtsurteil seit neuestem EGAL.

  3. Rainer Müller-Stoy

    Guten Tag,
    wie verhält es sich, wenn ich den Brief „z.Hd. Frau X – persönlich/vertraulich“ sende und diese oder deren Vertretung, den Brief an eine andere Abt. weiterleitet – also ohne meine Zustimmung weiterleitet ?
    Danke im Voraus.
    Grüße, Rainer Müller-Stoy

  4. Ira A.

    Liebes Sekretaria-Team,

    ich habe eine Frage zu Ihrem Artikel „Briefgeheimnis“. Sie schreiben:
    „Achtung, Vertraulichkeitsvermerk: Hier gilt das Briefgeheimnis! Anders ist die Situation, wenn auf der Postsendung die Adresse des Betriebs, der Name eines Mitarbeiters und ein Vertraulichkeitsvermerk angegeben ist. Dann darf die Sendung nicht geöffnet werden. Steht auf dem Umschlag neben dem Namen des Adressaten also zusätzlich der Hinweis „vertraulich“, „persönlich“, „privat“ oder „ausschließlich“, darf nur der Empfänger selbst den Brief öffnen und lesen.“
    Jetzt kommt aber in letzter Zeit immer öfter Post mit genau diesem „Persönlich/Vertraulich“ – Vermerk an unseren Geschäftsführer und gleichzeitig ist der Versand als Massensendung gekennzeichnet (also „Infopost“ oder ähnliches). – Eine gute Masche, wie ich finde, um die Post direkt ins Chefbüro einzuschleusen, damit der Geschäftsführer die – i.d.R. unnötigen – Angebote selbst öffnet.

    Kann man diesem Gebahren rechtlich einen Riegel vorschieben? Oder sind Massensendungen ohnehin vom Briefgeheimnis ausgenommen, egal was vermerkt ist?
    Ich finde es jedenfalls ziemlich frech, eine solche (sinnvolle) gesetzliche Vorgabe auszunutzen um seine Werbung gekonnt „einzuschleusen“. Letztendlich handelt es sich hier ja um einen Missbrauch, denn ein „Persönlich/Vertraulich“ – Hinweis ist mit einer Massensendung ja kaum in Einklang zu bringen.

    Wenn so ein Verhalten zukünftig Schule macht, wird es jedenfalls immer schwerer, das Briefgeheimnis sinnvoll einzuhalten. Einerseits wollen wir ja keine Post unseres Vorgesetzten öffnen, die wirklich vertraulich ist, andererseits zählt es auch zu unseren Aufgaben, dem Chef unnötige Zeitfresser wie diese vom Leib zu halten.

    Ich bin gespannt auf Ihre Antwort und danke Ihnen für die immer sehr lesenswerten Artikel im Newsletter!

    Liebe Grüße aus Österreich

    IRA A.

    1. sekretaria-Redaktion

      Vielen Dank für Ihre Frage. Erstaunlich, was sich Werbetreibende alles einfallen lassen, um an den wachsamen Augen der Sekretärin und Assistentin vorbeizurutschen.

      Leider können wir Ihnen die juristische Frage, ob diese Vorgehen rechtlich in Ordnung ist, nicht beantworten, das müsste ein Rechtsanwalt tun (zumal das österreichische Recht an dieser Stelle vom deutschen abweichen kann).

      Allerdings gibt es aus unserer Sicht einen ganz einfachen Weg, diese Mailings zu stoppen: Sprechen Sie bei Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Vorgesetzten das Problem an. Vereinbaren Sie, dass Sie diese Post auch dann entsorgen dürfen, wenn ein Vertraulichkeitsvermerkt angebracht ist, wenn offensichtlich ist, dass es sich um Werbung und Massemailings handelt. Lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen.

      Wir hoffen, dass diese Auskunft Ihnen weiterhilft.

      Mit besten Grüßen
      Ihr sekretaria-Team

  5. Udo Heckele

    Hallo Sekretaria-Team,

    ich habe mit meinem Namen einen Brief per einschreiben erhalten, ohne Firmennamen aber mit Firmenstraße und Ort.
    Der Brief kam geöffnet zu mir. Wie ist die Situation hier?

    Mit freundlichen Grüßen
    Udo Heckele

  6. Katrin Z.

    Hallo,
    es wurde ein Brief geöffnet, wo ein Name eines bekannten Mitarbeiters, die Straße und der Ort des Firmensitzes drauf stand, jedoch nicht die Firma als solche. Wie ist damit umzugehen?
    Vielen Dank im Voraus.
    Katrin Z.

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