Stress vermeiden

Steht ein vollgepackter, stressiger Arbeitstag bevor, können Ihnen die Aufgaben schnell über den Kopf wachsen. Dadurch bleiben wichtige Dinge unerledigt und Sie gehen mit dem Gefühl nach Hause, nicht genug geschafft zu haben. Die Folge sind Frust und Demotivation. Diesen Teufelskreis durchbrechen Sie, wenn Sie Stress vermeiden indem Sie Ihr Zeitmanagement im Büro auf Vordermann bringen..

Warum ist Zeitmanagement im Büro wichtig?

Scheint uns die Zeit durch die Finger zu rinnen, fühlen wir uns anhaltend überfordert. Wer sich vom Stress verabschieden möchte, sollte aus seinem Arbeitstag das Beste herausholen. Das heißt, man erledigt alle Aufgaben, die man sich am Morgen vornimmt, in einer im Vorfeld veranschlagten Zeit. Steht schließlich hinter jedem Tagespunkt ein Häkchen, wirkt sich die eigene Produktivität positiv auf das Wohlbefinden und das Selbstwertgefühl aus.

Damit Sie diesem Ziel einen Schritt näher kommen, stellt sich zunächst die Frage: Was ist Zeitmanagement überhaupt? Grundsätzlich kommt es hierbei darauf an, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit bestmöglich auszunutzen. Folglich geht es nicht darum, die Zeit an sich zu beeinflussen. Vielmehr überlegen Sie, wie Sie Ihr Tagespensum effizient abarbeiten können. Wichtig ist es, die Aufgaben bezüglich ihrer Priorität zu erledigen und Unwichtiges zunächst nach hinten zu schieben.

Gerät das eigene Zeitmanagement in Schieflage, beeinträchtigt das Ihre mentale Gesundheit. Stehen Sie ständig unter Zeitdruck und fühlen sich gestresst, können langfristig mentale und auch körperliche Folgen auftreten.

Die wichtigsten 7 Tipps für ein smartes Zeitmanagement

Durch ein falsches oder nicht vorhandenes Zeitmanagement artet der Arbeitstag schnell in Stress aus.

Ein gutes Zeitmanagement hängt vom Zusammenspiel mehrerer Arbeitsstrategien ab. Um den Büroalltag effizient zu gestalten, können Sie es mit folgenden Schritten versuchen:

1. Arbeiten Sie mit einer To-Do-Liste

Haben Sie an einem Tag viel oder wenig zu tun – eine Art Checkliste kann Ihnen helfen, die Aufgaben sinnvoll zu sortieren. Gleichzeitig können Sie mit ihr verhindern, dass Sie wichtige Punkte vergessen. Wie Sie Ihre To-Do-Liste gestalten, können Sie nach individuellen Vorlieben entscheiden. Mögen Sie es klassisch, schreiben Sie die Tagesordnung in Ihren Tagesplaner oder Kalender. Alternativ entscheiden Sie sich für eine digitale Lösung.

Bei einer To-Do-Liste kommt es nicht darauf an, Ihnen mit der Fülle an Aufgaben noch mehr Druck zu bereiten. Es ist jedoch wichtig, dass alle Punkte an einer Stelle gesammelt werden. Dadurch können Sie sich einen schnellen Überblick darüber verschaffen, was es zu tun gibt. Nehmen Sie sich vor Arbeitsbeginn noch einmal Zeit, um Ihre Tagesziele durchzulesen und Termine bei Bedarf anzupassen.

2. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Haben Sie Ihre To-Do-Liste erstellt, können Sie die darauf stehenden Tagesordnungspunkte nach ihrer Relevanz sortieren. Für ein effektives Zeitmanagement ergibt es Sinn, das Wichtigste zuerst zu erledigen. Überlegen Sie, welche Punkte keinen Aufschub dulden und welche Aufgaben Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen können.

Um die Priorisierung zu vereinfachen, können Sie mit einem Drei-Stufen-System arbeiten. Dieses gliedert die Aufgaben in:

• Wichtig (rot)
• Normal (gelb)
• Unwichtig (grün).

Ordnen Sie den einzelnen Tagesaufgaben eine Farbe zu, haben Sie noch schneller einen Überblick darüber, wann Sie die To-Dos abhaken müssen. Allerdings kann es schwerfallen, die tatsächliche Priorität eines Punkts zu erkennen. Um herauszufinden, wie wichtig welche Aufgabe ist, stellen Sie sich diese Fragen:

• Gibt es für die Aufgabe eine Deadline?
• Wartet jemand auf die Fertigstellung?
• Drohen negative Konsequenzen bei einer späteren Erledigung?

Mit diesem einfachen System lernen Sie schnell, Ihre Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.

3. Planen Sie bewusst Pausen und Unterbrechungen ein

Während eines Arbeitstages können Sie nicht erwarten, dass Ihnen 100 Prozent der Arbeitszeit zur Erledigung Ihrer Aufgaben zur Verfügung steht. Ungeplante Unterbrechungen können Ihrer Produktivität einen Strich durch die Rechnung machen. Damit sich diese unfreiwilligen Pausen nicht negativ auf Ihr Zeitmanagement auswirken, sollten Sie direkt Puffer in Ihren Tagesplan einbauen. Beispielsweise können Sie sich pro Stunde fünf bis zehn Minuten „Pausenzeit“ nehmen.

4. Versuchen Sie, Ihre Zeit möglichst langfristig zu managen

Starten Sie jeden Morgen damit, Ihren Tagesplan neu aufzuschreiben und zu priorisieren, entwickelt sich dies selbst zu einem Zeitfresser. Sinnvoller ist es, am Montagmorgen bereits einen Zeitplan für die gesamte Woche aufzustellen. In diesen schreiben Sie alle bereits bekannten Termine und Arbeitsziele. Lassen Sie pro Tag ausreichend Raum, um weitere Ziele zu ergänzen und Aufgaben integrieren zu können.

5. Beugen Sie Unterbrechungen vor

Ein gutes Zeitmanagement kann nur funktionieren, wenn Sie während der eingeplanten Zeit konsequent Ihre Aufgaben verrichten. Lassen Sie sich durch E-Mails, Anrufe oder das Schwätzchen mit den Kollegen ablenken, gerät Ihr Plan in Schieflage. Diese Verzögerungen können sich summieren und letztendlich erneut Zeitdruck und Stress verursachen.

Verhindern können Sie unnötige Zeitfresser, indem Sie feste „Arbeitsstunden“ in Ihrem Terminkalender einplanen. Hierbei handelt es sich um Zeit, die Sie ausschließlich einer bestimmten Aufgabe widmen. Damit Sie dabei nicht gestört werden:

• schließen Sie die Bürotür
• lassen Sie den E-Mail-Postkorb außer Acht
• nehmen Sie keine Anrufe entgegen.

Da E-Mails und Anrufe zum Büroalltag dazugehören, sollten Sie diesen „Arbeitsmodus“ jeweils auf einen kurzen Zeitraum wie eine Stunde begrenzen. Andernfalls verpassen Sie wichtige Informationen, was Sie schlimmstenfalls erneut in eine stressige Situation bringt.

6. Gehen Sie große Aufgaben Schritt für Schritt an

Von einer großen Aufgabe können sich Mitarbeiter ohne gute Zeitmanagementstrategie überfordert fühlen.

Stehen Sie vor einer großen und komplexen Aufgabe, können Sie sich von diesem „Mammut-Projekt“ erschlagen fühlen. Diese Überforderung führt schlimmstenfalls zu mangelnder Motivation. Um Frust und Stress zu reduzieren, zerlegen Sie die Arbeit in einzelne Segmente. Dadurch erstellen Sie Etappenziele, die Sie schneller erreichen als das Gesamtziel. Sind diese erledigt, können Sie sich über einen Erfolg freuen. Die Motivation steigt, das Gefühl der Überforderung nimmt ab.

Für die entsprechenden Zwischenziele legen Sie am besten eine Deadline fest. Damit schaffen Sie einen sanften Druck, der unnötige Verzögerungen verhindern soll. Wählen Sie jedoch einen realistischen Zeitrahmen, um keinen Stress aufkommen zu lassen. Gehen Sie Ihre Aufgabe auf die Weise Schritt für Schritt an, schaffen Sie das Großprojekt, ohne in Zeitdruck zu geraten.

7. Geben Sie Aufgaben ab

Erstellen Sie sich einen guten Zeitplan, haben Sie den ersten Schritt für ein gutes Zeitmanagement getan. Dennoch kann es vorkommen, dass Sie sich zu viele Aufgaben zumuten und letztendlich mit Druck und Stress kämpfen. Bemerken Sie, dass Sie Ihre selbstgesteckten Ziele nicht erreichen können, sollten Sie nicht die Flinte ins Korn werfen. Sie brauchen sich nicht zu schämen, wenn Sie einen Teil der Arbeit an Kollegen abgeben. Damit entlasten Sie sich selbst und stellen gleichzeitig sicher, dass alle Tagesziele erreicht werden.