Wer seinen Arbeitsalltag bewusst organisiert, kann damit zu einer Entlastung im Job beitragen. Ein gutes Zeitmanagement verbunden mit klarer Prioritätensetzung hilft Ihnen dabei, alltägliche Arbeitsabläufe zu optimieren und die eigene Leistung und Effizienz zu steigern. Wenn Sie einige Tipps beachten, können Sie Ihre Zeit im Job optimal nutzen und den beruflichen Zeitdruck reduzieren.
Auf kluges Zeitmanagement kommt es an
Der Job nimmt bei vielen eine Menge Zeit in Anspruch. Häufig ist man rund um die Uhr erreichbar und schuftet sogar noch nach Feierabend oder am Wochenende. Setzen Sie dadurch nicht Ihre Gesundheit und Ihre privaten Beziehungen aufs Spiel!
Der Schlüssel für eine ausgewogene Work-Life-Balance ist kluges Zeitmanagement. Dabei geht es allerdings nicht darum, berufliche Verpflichtungen und private Termine optimal aufeinander abzustimmen, sondern bewusst Aufgaben zu planen und sich Zeit-Freiräume zu schaffen, um Beruf und Privates optimal miteinander in Einklang zu bringen.
- Überflüssiges streichen: Nehmen Sie Ihren Terminkalender zur Hand und markieren Sie alle To-Dos der vergangenen Tage und Wochen, die sich im Nachhinein als unnötig erwiesen haben mit roter Farbe. Lassen Sie diese Aufgaben zukünftig links liegen.
- Aufgabenliste erstellen: Notieren Sie sich alle Aufgaben, die Sie im kommenden Monat anpacken wollen. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie selbst bearbeiten und delegieren Sie alles, was nicht zum Kern Ihrer Tätigkeiten gehört.
- Prioritäten setzen: Damit Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten verzetteln, sollten Sie zwischen wichtigen und dringenden Dingen unterscheiden. Nicht alles, was wichtig ist, muss automatisch sofort erledigt werden.
Arbeitshilfe: Richtig priorisieren
In dieser Arbeitshilfe lernen Sie fünf Grundregeln kennen, die Ihnen die richtige Priorisierung erleichtern. Außerdem finden Sie eine Übersicht, mit deren Hilfe Sie und Ihr Chef gemeinsam anfallende Aufgaben und Projekte priorisieren können.
Laden Sie sich hier die kostenlose Übersicht herunter:
- Bearbeitungszeit vordefinieren: Schätzen Sie die Länge der Bearbeitung ein. Definieren Sie die Bearbeitungszeit im Voraus und setzen Sie sich Deadlines. Am besten planen Sie zusätzlich Pufferzonen ein, falls Sie den vorgesehenen Rahmen einmal überschreiten.
- Aufgaben verbinden: Fassen Sie Ihre Aufgaben in Blöcken zusammen. Das spart Bearbeitungszeit und Aufgaben lassen sich leichter abarbeiten. Verbinden Sie zum Beispiel auch den Weg zur Post mit dem Besuch des Supermarkts.
- Erholungspausen gönnen: Gönnen Sie sich zwischen Ihren Aufgaben regelmäßig kleine Pausen und belohnen Sie sich mit einer Tasse Kaffee und einem Plausch mit den Kollegen, wenn sie eine Aufgabe schneller als geplant erledigt haben.
- Arbeitsunterbrechungen vermeiden: In einem Büro werden Sie immer wieder gestört, sei es durch das Telefon, Mails oder Meetings. Dadurch ziehen sich Aufgaben unnötig in die Länge. Vermeiden Sie Arbeitsunterbrechungen im Vorfeld, indem Sie einen Vormittag in der Woche vereinbaren, an dem Sie ungestört arbeiten können. Streichen Sie alle Besprechungen, schalten Sie den Anrufbeantworter ein und lassen Sie das Mailprogramm ausgeschaltet.
- Nein sagen: Man wird Sie immer wieder mit Aufgaben überladen, wenn Sie nicht lernen, zu einer Aufgabe auch mal Nein zu sagen, die nicht dringend erforderlich ist.
- Balance-Zone: Nehmen Sie die Arbeit nicht mit nach Hause. Erklären Sie Ihr Zuhause am Wochenende zur arbeitsfreien Zone und meiden Sie alles, was Sie an den Beruf erinnert. Schalten Sie Ihr Handy ab, verzichten Sie auf das Checken Ihrer Mails und vergessen Sie Ihre beruflichen Sorgen.
Wer sein persönliches Zeitmanagement beherrscht, bewältigt seine Aufgaben schneller und effektiver als Menschen mit den gleichen fachlichen Fähigkeiten, aber einem weniger guten Zeitmanagement.
Selbstverständlich gibt es im Beruf immer Phasen, in denen es mehr Arbeit gibt als in anderen. Sorgen Sie auch während solcher Phasen für Ausgleich und achten Sie darauf, dass die Mischung aus Job und Privatleben stimmt!
