Tools für die Reisekostenabrechnung

An das Ende jeder Dienstreise hat das Finanzamt die Abrechnung und Verbuchung der entstandenen Reisekosten gesetzt. Ausgaben für Verkehrsmittel, Benzin, Verpflegung und Übernachtungen müssen erfasst und verbucht werden. Das schafft erheblichen Aufwand – eine lästige, aber notwendige Arbeit. Mit Unterstützung durch Software geht es einfacher und schneller.

Individuelle Reisekostenabrechnung

Konzerne und Großunternehmen nutzen für die Reisekostenabrechnung in der Regel individualisierte Systeme für die Unternehmenssteuerung, wie SAP oder Navision. Dementsprechend werden auch Reisekosten in eigens entwickelte Masken und Dialoge eingetragen, damit der dahinterliegende Arbeitsablauf eingehalten wird. Die Standardisierung dieser Prozesse verhindert, dass Einträge oder Informationen vergessen werden und später fehlen.

Damit ist gewährleistet, dass alle für das Finanzamt relevanten Daten vorhanden sind und der Mitarbeiter auch zeitnah seine Spesen erstattet bekommt. Je kleiner die Firma ist, umso wahrscheinlicher ist es aber, dass für die Ermittlung der Reisekosten auf eine Standardlösung zurückgegriffen wird. Und hier bietet der Markt eine Reihe von Apps, die die Arbeit erleichtern.

Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Belegerfassung

Auch bei den Reisekosten gilt der Grundsatz der Buchhaltung „keine Buchung ohne Beleg“. Die Kosten müssen lückenlos durch passende Dokumente nachgewiesen werden. Nur in Ausnahmefällen, wenn denn tatsächlich einmal eine Quittung verloren gegangen ist, ist es unter Umständen möglich, einen Eigenbeleg auszustellen. Die Belegerfassung birgt aber auch das größte Fehlerpotenzial. Denn je mehr Zeit seit der Reise verstrichen ist, desto schwerer wird es, eine Quittung zuzuordnen, wenn der Verwendungszweck sich nicht eindeutig aus dem Beleg ergibt.

Führung eines Fahrtenbuchs

Wird die Reise mit einem Firmen-Pkw unternommen, ist das Fahrtenbuch der wichtigste Nachweis über die zurückgelegten Strecken. Da bei einem Kraftfahrzeug die private Nutzung grundsätzlich nicht ausgeschlossen werden kann, ist eine lückenlose Dokumentation hier besonders wichtig. Was teilweise wie unnötige Bürokratie wirkt, ist aus Sicht der Finanzbehörden zwangsläufig notwendig, da viel zu viele Steuerpflichtige in der Vergangenheit Schindluder mit dem Fahrtenbuch getrieben haben.

Belegerfassung – wie sieht es mit der Digitalisierung aus?

Die Kameras in unseren Smartphones werden immer stärker. Die Aufnahmequalität ist inzwischen so gut, dass die Anschaffung eines Scanners (fast) unnötig wird, wenn mit der Kamera ein Papierbeleg aufgenommen wird. Deshalb statten immer mehr Hersteller ihre Apps mit einer solchen Scan-Funktion aus: Anwendungen, die perfekte Aufnahmen und Scans versprechen.

Bevor Sie sich dafür entscheiden, eines dieser Programme auszuprobieren, sollten Sie die Frage klären, welche Formate Sie benötigen. Wie werden digitalisierte Belege weiterverarbeitet? Geht es nur darum, sich bei der eigentlichen Abrechnung besser daran zu erinnern? Oder sollen die Dateien auch dauerhaft archiviert werden? Ist für den Prozess eine PDF-Datei unbedingt notwendig, hilft eine App, die nur JPG-Dateien produziert, nicht weiter. Und PDF ist auch längst nicht PDF: Soll das Ganze durchsuchbar sein oder geht es nur darum, ein Bild des Originals zu besitzen?

Quittungen & Co. in der Cloud speichern

Die Abrechnung der Reisekosten wird erleichtert, wenn alle Belege bereits sortiert und mit passenden Kommentaren versehen sind. Eine kostenlose und schnelle Lösung für diese Aufgabe ist das Programm Office Lens von Microsoft. Die App gibt es sowohl für Android als auch für iOs. Sie funktioniert allerdings nur im Zusammenspiel mit einem Microsoft-Konto. Abonnenten von Office 365 besitzen ein solches Konto automatisch. Mit der Office Lens lassen sich auch Fotos von Whiteboards oder anderen Motiven aufnehmen. Zu den Stärken gehört aber ohne Zweifel die Verarbeitung von Belegen. Dazu muss das Dokument nur – möglichst ohne Knitterfalten – auf den Tisch gelegt werden. Starten Sie die App und wählen Sie über das Menü am oberen Rand „Dokument“ aus.

Eine intelligente Automatik erkennt anschließend die Umrisse des Papiers. Kurz den Auslöser antippen und fertig. Sobald die Aufnahme verarbeitet ist, können Sie das Ergebnis in der Cloud ablegen. Microsoft bietet verschiedene Ziele für das Dokument, etwa OneNote oder einfach den Cloudspeicher OneDrive. OneNote bietet den Vorteil, dass Sie zusätzlich noch Kommentare zum Beleg eintragen können. Am Arbeitsplatz steht der Beleg über die Desktop‑App zur Verfügung und kann weiterbearbeitet oder in eine andere Anwendung übernommen werden. Eine nahezu identische Funktion bietet auch das Programm Evernote. Dort landen die erfassten Belege in einem Notizbuch dieses Anbieters.

Cloud-Reisekostenabrechnung

Apps für die Belegerfassung sind eine nützliche Ergänzung zu Diensten, die die Abrechnung von Reisekosten direkt über die Cloud möglich machen. HRworks bietet beispielsweise eine umfassende Lösung für viele Aufgaben der Personalverwaltung an. Dazu gehört auch ein Modul, das es jedem Mitarbeiter gestattet, seine Reisen selbst abzurechnen. Belege senden die Anwender per PDF direkt an HRworks. Die Dokumente sind danach revisionssicher archiviert. Die Investition dürfte sich aber am ehesten für Unternehmen lohnen, die auch die anderen angebotenen Dienste einsetzen wollen.

Rydoo ist ebenfalls rein cloudbasiert und wird monatlich pro Nutzer abgerechnet. Spesen und Reisekosten werden in der Cloud bearbeitet und zusammengestellt. Die eigens entwickelte App enthält nun auch ein Buchungstool und deckt damit den gesamten Prozess der Geschäftsreise ab.

Mobile Reisekostenverwaltung

Das Thema „Reisekosten“ hat bereits eine ganze Reihe von Softwarefirmen bearbeitet. Entsprechend groß ist das Angebot an Programmen für den PC (auch im Netzwerk). Allerdings hat es bisher kaum ein Anbieter geschafft, einen zeitsparenden Arbeitsablauf zwischen mobilem Endgerät und installiertem Programm zu schaffen. Diese Lücke schließen Programme wie Onexma. Hier können die Kosten einer Reise vollständig abgerechnet und erfasst werden. Die Vorteile solcher Dienste liegen in den Details:

• Mit Google Maps ermittelt der Nutzer bequem die zurückgelegten Strecken.
• Es stehen diverse Schnittstellen zur Verfügung, über die Daten in andere Anwendungen übernommen werden, im Fall von Onexma zum Beispiel DATEV, SAP, Navision, Scopevisio, Collmex oder e-conomic. Wenn eine dieser Lösungen in Ihrem Haus zum Einsatz kommt, kann der Einsatz dieses Angebots die passende Ergänzung sein.
• Eine App für das Smartphone macht es möglich, unterwegs Belege zu erfassen und das Bild des Originals in die Cloud zu laden. Gerade für Unternehmen, die bereits die Digitalisierung von Belegen nach GoBD vornehmen, ist das eine zeitsparende Angelegenheit.
• Wird die Anwendung unterwegs genutzt, um Quittungen möglichst schnell zu erfassen, werden tagesaktuelle Wechselkurse für Belege in Fremdwährungen verwendet.

Empfehlenswert ist allerdings, wie vor der Anschaffung einer jeden Software, Demoversionen auszuprobieren, um zu prüfen, ob der Baustein auch in die eigenen Arbeitsabläufe passt.

Stolpersteine beim Fahrtenbuch!

Das Angebot an Fahrtenbüchern für Smartphones oder Tablets ist für alle Betriebssysteme fast unüberschaubar. Die Apps können den Arbeitsalltag eines jeden erleichtern, der ein Fahrtenbuch führen muss. Großunternehmen nutzen in der Regel zentrale Lösungen für das Flottenmanagement. In einem solchen Fall kann eine zusätzliche App lediglich die Funktion der Kontrolle oder Gedächtnisstütze übernehmen. Die für die Abrechnung relevanten Daten müssen dagegen zwingend in die App des Anbieters eingetragen werden, beispielsweise VW Connected Cars, TomTom WEBFLEET oder Daimer Fleet App.

In kleineren Unternehmen dagegen lohnt sich die Anschaffung einer solchen Anwendung. Dort gibt es auch häufig die klassischen Anwendungsfälle: In einem Familienunternehmen wird ein Betriebs-Pkw eingesetzt, der von mehreren Personen gefahren wird. Oder aber es werden in einem Betrieb mit einem Fuhrpark mehrere Fahrzeuge unterhalten, die auch von mehreren Fahrern bedient werden. Dies muss eine App natürlich abbilden. Zudem – und viel wichtiger – müssen die Daten früher oder später aus der App auch exportiert werden. Und darin liegt aus Sicht des Finanzamts ein potenzieller Stolperstein. Denn damit das elektronische Fahrtenbuch auch anerkannt wird, darf die Datei nach dem Export nicht mehr manipulierbar sein. Andernfalls geht die Beweiskraft der Aufzeichnungen verloren.

Bevor Sie also endgültig Ihre Wahl aus dem reichhaltigen Angebot treffen, erfassen Sie einige Fahrten und exportieren Sie die Datensätze. Es muss ausgeschlossen sein, dass Sie das Ergebnis mit einer Anwendung, beispielsweise Excel oder einem Texteditor, bearbeiten können. Lesen Sie auch die Beschreibung der App aufmerksam oder informieren Sie sich auf der Homepage des Herstellers. Im Zweifel fragen Sie vor dem Kauf direkt dort nach, ob die exportierten Dateien abgeschlossen im Sinne eines elektronischen Archivs sind.

Mit Dongle oder ohne?

Nahezu mühelos zu bedienen sind Apps, die im Zusammenspiel mit einem in das Fahrzeug eingebauten Dongle funktionieren: einfach ins Auto setzen, die App starten und losfahren. Durch die GPS-Ortung des Dongles und die Übermittlung von automatischen Zeitstempeln werden die Fahrten automatisiert erfasst. Komfort pur, günstiger ist allerdings die Anschaffung einer eigenständig nutzbaren App.

Auf Komfort und Rechtskonformität von Tools achten

Ob es um die Erfassung von Belegen, die Abrechnung der Reisekosten oder lediglich um die Verwaltung der Fahrten mit einem Pkw geht – bei der Auswahl der passenden Tools ist auch der Bedienkomfort bedeutsam. Wichtig ist letztlich, was am Ende herauskommt: Welche Formate bei der Belegerkennung werden angeboten? Und wo werden diese final gespeichert? Was geschieht dabei mit den Originalen? Die Richtlinien der GoBD schreiben ja streng genommen vor, dass ein Beleg in der gleichen Form zu archivieren ist, in der er auch das Unternehmen bzw. den Steuerpflichtigen erreicht hat. Deswegen erleichtert das Scannen von Tankquittungen zwar deren Abrechnung. Aber weggeworfen werden darf die Quittung nur, wenn es einen zertifizierten Prozess gibt, der Manipulationen ausschließt und eine langfristige Archivierung von Belegen erlaubt.

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.