Aktive Formulierungen in der Geschäftskorrespondenz

Professionelle Arbeitszeugnisse erstellen
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Kennen Sie ihn auch, den täglichen Einheitsbrei im Postfach? Diese Geschäftsbriefe mit den unpersönlichen und altmodischen Formulierungen? Meistens sind das Standardschreiben, die schon Generationen von Büroteams überdauert haben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie frischen Wind in Ihre Geschäftskorrespondenz bringen. Erste Regel: Vermeiden Sie Schachtelsätze!

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und durchforsten Sie die Standardschreiben Ihrer Geschäftskorrespondenz nach unzeitgemäßen und überflüssigen Formulierungen. Wenn Sie fündig werden, versuchen Sie sie umzuformulieren. Unsere Mustersätze helfen Ihnen bei der Modernisierung Ihrer Texte:

1. Schachtelsätze

Je länger ein Satz ist, desto schwerer ist er auch zu verstehen.

  • So nicht: „Wie telefonisch vereinbart, übersenden wir Ihnen hiermit Ihre Bestellung, Produkt A und Produkt B, und bitten Sie, den offenen Betrag in Höhe von 199,99 Euro bis zum 15. Juni 2014 auf unser Konto, Sparkasse Allgäu, BLZ 70150002, Kontonummer 493490, zu überweisen.“
  • Aber so: „Vielen Dank für das nette Telefonat. Mit diesem Schreiben erhalten Sie die Produkte A und B. Bitte begleichen Sie die Rechnung in Höhe von 199,99 bis zum 15. Juni 2014. Unsere Bankverbindung lautet: Sparkasse Allgäu, BLZ 70150002, Kto. 493490.“

2. „dass“-Konstruktionen

Hauptsatz- und Nebensatz-Verbindungen mit dem Wörtchen „dass“ sind nicht falsch. Sie wirken aber sehr bürokratisch. Meistens steht vor dem „dass“-Satz eine inhaltlose Einleitung.

  • So nicht: „Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihre Bestellung heute versendet haben.“
  • Aber so: „Wir haben Ihre Bestellung heute versendet.“

3. Passiv-Formulierungen

Passiv-Konstruktionen klingen unpersönlich und distanziert. Der Empfänger des Briefes fühlt sich nicht direkt angesprochen.

  • So nicht: „Ihre Anfrage wurde an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Sobald Ihr Anliegen geklärt wurde, wird er sich mit Ihnen in Verbindung setzen.“
  • Aber so: „Wir haben Ihre Anfrage umgehend an unsere Vertriebsabteilung weitergeleitet. Herr Meierhofer ruft Sie innerhalb von 24 Stunden zurück. Sollten Sie in der Zwischenzeit weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt an ihn. Sie erreichen Herrn Meierhofer unter 0821 434909-15.“

4. Substantivierungen

Besonders Substantive mit den Endungen -heit, -keit und -ung lassen Ihr Schreiben steif und künstlich klingen und wirken obendrein sehr bürokratisch.

  • So nicht: „Nach der Lieferverzögerung von einer Woche erfolgt die Auslieferung Ihrer Bestellung am 15. Juni 2014.“
  • Aber so: „Bitte entschuldigen Sie die verspätete Lieferung. Sie erhalten die bestellten Produkte spätestens am 15. Juni 2014.“

5. Partizip-Konstruktionen

Mit Partizipien ziehen Sie Ihr Schreiben unnötig in die Länge – meist ohne eine inhaltliche Aussage.

  • So nicht: „Wir haben Ihr an uns adressiertes Schreiben dankend erhalten und können die angeführten Einwände gut verstehen.“
  • Aber so: „Vielen Dank für Ihren Brief. Ihre Einwände verstehen wir gut.“

Weitere Beispiele und ihre Verbesserungen

  • Passiv: „Es wurde beschlossen, die Anwendung des neuen Vorgehens bereits im kommenden Monat zu implementieren.“
  • Besser: Die Geschäftsführung hat beschlossen, das neue Vorgehen bereits im kommenden Monat umzusetzen.
  • Warum? Es wird deutlich, WER etwas tut. Außerdem lässt sich so vermeiden, Wörter mit „ung“-Endungen zu verwenden.
  • Passiv: „Zum 1. Januar 2012 wird Peter Müller zum Prokuristen der von Hans Schäfer geleiteten Geschäftsführung der Spitze GmbH ernannt.“
  • Besser: Am 1.1.2012 ernennt die Spitze GmbH Peter Müller zum Prokuristen. Hans Schäfer leitet weiterhin die Geschäftsführung.
  • Warum? Es wird deutlich, WER etwas tut. Außerdem lässt sich so vermeiden, Wörter mit „ung“-Endungen zu verwenden.
  • Passiv: „Pakete und Päckchen werden auch am 18. Dezember ‐ dem Sonntag vor Heiligabend ‐ bundesweit wie an einem regulären Werktag zugestellt.“
  • Besser:Die Post stellt Pakete und Päckchen auch am 18. Dezember zu. Dieser Sonntag vor Heiligabend gilt bundesweit als regulärer Werktag.
  • Warum? Es wird deutlich, WER etwas tut. Außerdem ist diese nachricht sehr positiv – daher sollte betont werden, wer dafür verantwortlich ist. Gleiches gilt beispielsweise für „Wir erstatten die Fahrtkosten.“

 

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