i. A., i. V., ppa. – Rechtssicherheit dank Unterschriftenregelung

i. A., i. V., ppa. – Rechtssicherheit dank Unterschriftenregelung
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Abkürzungen wie i. A., i. V. und ppa. sind schnell mal neben die Unterschrift gesetzt, wenn Kollegen im Namen Ihres Unternehmens Geschäftsbriefe verschicken – und dabei die rechtlich verbindliche Wirkung und mögliche Folgen übersehen. Eine Unterschriftenregelung kann dem Wildwuchs vorbauen und teure Irrtümer verhindern. Prüfen Sie, ob es eine solche Regelung in Ihrem Unternehmen gibt – und achten Sie darauf, dass sich alle Mitarbeiter an die Vorgaben halten. In unseren Downloads finden Sie Vorlagen für eine betriebliche Unterschriftenregelung und eine Handlungsvollmacht.

i. A., i. V., ppa.: Kennen Sie die Bedeutung?

Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, kann die Geschäftsleitung nicht mehr alle Schreiben selbst unterzeichnen. Dann bedient sie sich der Vollmacht (§§ 164–181 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Durch diese Bevollmächtigung erhalten Mitarbeiter die Erlaubnis, bestimmte Geschäfte in Vertretung auszuführen und namens und im Auftrag des Unternehmens für dieses rechtlich verbindliche Verträge zu schließen. Man unterscheidet dabei folgende Formen:

  • Prokura
  • Generalvollmacht
  • Art-/Gattungsvollmacht
  • Einzel-/Sondervollmacht

Durch die verschiedenen Zusätze zur Unterschrift und die Eintragung einer Prokura ins Handelsregister können auch Außenstehende (beispielsweise Ihre Lieferanten und andere Geschäftspartner) erkennen, welcher Art die Vollmacht eines Mitarbeiters ist. Üblicherweise werden die Kürzel ppa., i. V. und i. A. zur Unterschrift hinzugefügt. Ihre Bedeutung:

  • ppa. (auch pp.) = per procura: Prokura
  • i. V. = in Vollmacht (und nicht, wie oft angenommen, „in Vertretung“): Generalvollmacht
  • i. A. = im Auftrag: Art-/Gattungsvollmacht, Einzel-/Sondervollmacht

Vorsicht Fehlerfalle: Der Zusatz „Im Auftrag“ wird in Gemeindeverwaltungen ausgeschrieben, nicht abgekürzt. beide Wörter beginnen dann mit Großbuchstaben. In der Korrespondenz der öffentlichen Verwaltung hat diese Form eine andere Funktion, insbesondere dann, wenn im Briefkopf steht „Der Bürgermeister“, „Der Landrat“ o. Ä.

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Was steckt hinter der Abkürzung ppa.?

Das Kürzel ppa. zeigt in der Korrespondenz die Prokura an. Sie ist die umfassendste Vollmacht und wird in den §§ 48 ff. des Handelsgesetzbuches (HGB) geregelt. Auch ihr Umfang ist gesetzlich festgelegt. Der Inhaber, Prokurist genannt, wird zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die in einem Handelsgewerbe vorkommen können. Folgende Dinge dürfen Prokuristen allerdings nicht veranlassen: die Geschäftsauflösung, der Verkauf des Unternehmens, die Aufnahme von Gesellschaftern, die Erteilung einer Prokura sowie das Unterschreiben von Inventar und/oder Bilanz. Den Verkauf oder die Belastung von Grundstücken kann der Prokurist vornehmen, braucht dazu aber laut HGB eine besondere ausdrückliche Bevollmächtigung.

Je nach Reichweite der Bevollmächtigung unterscheidet man verschiedene Arten:

  • Einzelprokura: Eine Person kann alleine die gesamte Vertretungsmacht ausüben.
  • Filialprokura: Die Bevollmächtigung erstreckt sich nur auf die Vertretung einer Niederlassung und deren Geschäfte.
  • Gesamtprokura: Die Vertretungsmacht kann nur durch zwei oder mehrere Prokuristen gemeinsam ausgeübt werden.

Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht muss die Prokura ausdrücklich erteilt werden. Das kann ausschließlich der Vollkaufmann, wobei er auch beschränkt Geschäftsfähige, z. B. Minderjährige, zu Prokuristen ernennen darf. Die Prokura wird, gemäß § 12 Abs. 1 HGB, § 129 BGB mit notarieller Beglaubigung, ins Handelsregister eingetragen und anschließend bekannt gemacht, z. B. durch Rundschreiben an die Geschäftspartner. Sie erlischt unter folgenden Bedingungen:

  • durch Widerruf,
  • mit Beendigung des Rechtsverhältnisses, z. B. durch Ausscheiden des Prokuristen oder
  • mit Auflösung des Geschäftes.

Der Tod des Geschäftsinhabers ist nach HGB keine Option zur Beendigung der Bevollmächtigung.

I. A. und i. V. stehen für Handlungsvollmachten

Die i. A. und i. V. zeigen als Zusätze zur Unterschrift in der Korrespondenz verschiedene Formen der Handlungsvollmacht an. Mit einer Handlungsvollmacht wird die Art der Vertretungsmacht eines Mitarbeiters festgelegt. Man bezeichnet sie oft auch als „kleine Prokura“, denn sie reicht weniger weit als ihre große Schwester. Den Umfang kann der Geschäftsinhaber – anders als bei der Prokura – selbst festlegen.

Die Handlungsvollmacht wird nicht in das Handelsregister eingetragen und kann ohne Formerfordernisse, z. B. auch mündlich, erteilt werden. Schon aus Beweisgründen ist aber eine schriftliche Erteilung zu empfehlen. Man unterscheidet die folgenden Handlungsvollmachten:

  • Generalvollmacht: Diese Form der Handlungsvollmacht gilt wie die Prokura für alle Geschäfte, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt, allerdings sind z. B. Immobilienkäufe oder -verkäufe, die Vertretung in Prozessen und Darlehensgeschäfte nicht enthalten. Im Brief wird sie durch die Abkürzung i. V. als Ergänzung zur Unterschrift angezeigt.
  • Gattungs- oder Artvollmacht: Hier wird die Vertretungsmacht für eine bestimmte Art (Gattung) von Geschäften erteilt. Das können auch Aufgaben einer Sekretärin sein, wie z. B. der Einkauf von Büromaterial oder das Buchen von Geschäftsreisen. Diese Art der Handlungsvollmacht kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt. Unterzeichnende verwenden für die Gattungsvollmacht die Abkürzung i. A.
  • Einzelvollmacht: Diese Handlungsvollmacht berechtigt den Vertreter zu ganz bestimmten einmaligen Geschäften und erlischt anschließend wieder. Sie kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt. Die Einzelvollmacht wird ebenfalls durch die Abkürzung i. A. angezeigt.

Rechtliche Fallstricke bei der Unterschrift mit i. A., i. V. und ppa.

Werden die Zusätze für die Zeichnungsvollmachten in einem Schreiben weggelassen oder falsch verwendet, kann das weitreichende Konsequenzen haben. Denn der Empfänger geht mit Recht davon aus, dass der Unterzeichnende die Bedeutung der Abkürzungen kennt und die entsprechenden Vollmachten hat, als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens zu handeln (sogenannte Anscheinsvollmacht). Geht dann bei dem Geschäft etwas schief, stellt sich die Frage der Haftung. Wenn es eine Unterschriftenregelung gibt und diese bis auf das Weglassen des Zusatzes korrekt angewandt wurde, haftet das Unternehmen. Gibt es eine solche Regelung nicht und ein Mitarbeiter hat dennoch mit einem der Kürzel unterschrieben, kann die Firma ihn zu Schadensersatz verpflichten.

Falsches i. A. mit fatalen Folgen

Halten Sie sich daher die Rechtsverbindlichkeit Ihrer Unterschrift immer vor Augen. Gewiss gibt es in Ihrem Unternehmen Abteilungsleiter, die eine Handlungsvollmacht haben und offiziell als gesetzlicher Vertreter auftreten dürfen. Aber wie unterschreiben Sie als Assistenz? Setzen Sie automatisch unter jeden Brief die Abkürzung i. A.? Wenn Ihr Unternehmen Sie nicht offiziell dazu berechtigt hat, kann das unangenehme Folgen für Sie haben.

Praxisbeispiel: Assistentin A in Firma F ist nicht befugt, eigenständig Angebote zu machen. Trotzdem macht sie dem Kunden K ein Angebot über die Lieferung von Produkten des Hauses. Dabei nennt sie einen viel zu niedrigen Preis und unterschreibt mit dem Kürzel i. A. und Namen. Für den Kunden ist durch diesen Zusatz klar, dass die Unterzeichnende berechtigt ist, ein Angebot dieser Art zu unterbreiten. K bestellt die Produkte. Die Firma F muss die Produkte zum genannten Preis liefern. Da der Firma F ein Schaden entstanden ist, kann Assistentin A schadensersatzpflichtig gemacht werden, weil es ihr nicht erlaubt war, das Kürzel i. A. zu benutzen.

Dieses Beispiel zeigt, dass das Handeln der Mitarbeiter nach außen (Außenverhältnis) eine sehr viel weiter gehende Wirkung haben kann, als es ihnen vom Unternehmen erlaubt ist (Innenverhältnis).

Eine Unterschriftenregelung gibt Sicherheit

Mit einer betrieblichen Unterschriftenregelung wird festgelegt, wer welche Schreiben unterzeichnen darf und ob die jeweilige Person ihrer Unterschrift ein Kürzel hinzufügen muss. Schwerwiegende Konsequenzen für Unternehmen und Mitarbeiter wie im Beispiel oben lassen sich dadurch verhindern.

Schauen Sie sich einmal kritisch an, wie das Thema Unterschriftenregelung bei Ihnen im Haus gehandhabt wird, und erkundigen Sie sich beispielsweise in der Personalabteilung danach. Es kommt häufig vor, dass Kollegen z. B. ohne echte Vollmacht i. V. unter ein Schreiben setzen oder dass sie automatisch bei jeder Unterschrift i. A. benutzen. Wenn es keine Unterschriftenregelung gibt, die das verhindert, weisen Sie auf die möglichen Folgen hin. Die Geschäftsleitung sollte ihren Mitarbeitern verbindlich mitteilen, wie sie ihre Unterschrift einsetzen dürfen. Dies bringt Sicherheit auf beiden Seiten.

Extratipp: Eine Unterschriftenregelung ist eine sehr sinnvolle Sache. Aber alle Fragen im Sekretariatsalltag kann sie nicht beantworten. Z. B. wo Sie die Kürzel i. A., i. V. und ppa. im Brief platzieren müssen: Vor der Unterschrift oder dahinter? Oder doch vor der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens? In unserem DIN-5008-Lexikon finden Sie die Antwort.

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Vier-Augen-Prinzip: Die Rangfolge von ppa., i. V. und i. A.

In vielen Unternehmen gilt das Vier-Augen-Prinzip, d. h. jeder Brief, der nach außen geht, muss grundsätzlich von zwei Mitarbeitern unterzeichnet werden. Haben die Unterzeichner verschiedene Vollmachten inne, sollte sich die Reihenfolge nach dem Rang richten: Der Ranghöhere unterschreibt links. Bei gleichwertigen Vollmachten steht derjenige links, der für den Inhalt des Briefs verantwortlich ist. Die Beispiele verdeutlichen die Regelung:

  • Ein Anstellungsvertrag wird von einem Prokuristen und einem Handlungsbevollmächtigten unterschrieben: Der Prokurist unterzeichnet links mit ppa., der Handlungsbevollmächtigte rechts daneben mit dem ergänzenden i. V.
  • Wenn zwei Handlungsbevollmächtigte gemeinsam mit i. V. unterschreiben, steht derjenige, der sich für den Inhalt des Schreibens verantwortlich zeigt, links.

Wenn Ihr Chef auf Reisen ist: „nach Diktat verreist“

Der früher gern verwendete Zusatz „nach Diktat verreist“ ist in der modernen Korrespondenz nicht mehr üblich. Aber was tun, wenn Ihr Chef auf Reisen ist und Sie ein Schreiben in seinem Namen verschicken sollen? Die eleganteste Lösung wäre natürlich, wenn Sie als Assistenz mit dem Zusatz i. A. unterschreiben dürften. Doch dafür benötigen Sie – wie oben erläutert – eine Vollmacht. Alternativ haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Schreiben Sie einen Satz am Briefende, z. B.: „Herr Wagner hat mich gebeten, den Brief für ihn in seiner Abwesenheit zu unterzeichnen.“
  • Schreiben Sie vor Ihre Unterschrift einen Hinweis wie „Für Peter Wagner, Geschäftsführer“ und unterschreiben Sie mit Ihrem Vor- und Zunamen und der Angabe Ihrer Position: „Annalena Böhlke, Sekretariat“.
  • Benutzen Sie das Kürzel f. d. R. („für die Richtigkeit“) vor Ihrem Vor- und Zunamen. Damit geben Sie dem Empfänger zu verstehen, dass Sie den Text Ihres Vorgesetzten richtig wiedergegeben haben.

Auch wenn diese Lösungen in der Praxis sicher funktionieren, ist die Unterschrift mit dem Zusatz i. A. immer noch der beste Weg. Denn eine Assistentin, die mit i. A. unterzeichnet, strahlt weitaus mehr Kompetenz aus. Und je kompetenter Sie nach außen wirken und auftreten, desto mehr sind Sie auch Ansprechpartner für Geschäftspartner. Für Ihren Vorgesetzten sollten das gute Argumente sein, Ihnen eine Vollmacht zu erteilen.

Fazit: Klären Sie Ihre Vollmachten – am besten mit einer Unterschriftenregelung!

Ganz klar: Wenn Ihr Unternehmen eine Unterschriftenregelung vorgibt, müssen Sie sich selbstverständlich in jedem Brief, den Sie schreiben, danach richten. Wenn jedoch keine Regelungen bestehen, sollten Sie nicht einfach i. A. unter Ihre Schreiben setzen, sondern unbedingt abklären, wozu Sie berechtigt sind und welchen Zusatz Sie für die Unterschrift verwenden können. Gerade für Sie als Sekretärin kann es sehr sinnvoll sein, wenn Sie für bestimmte Geschäfte offiziell die Vertretungsmacht haben.

Übrigens: Es ist nicht nur aus rechtlicher Sicht empfehlenswert, Vollmachten durch die korrekten Kürzel i. A., i. V. und ppa. neben der Unterschrift anzuzeigen und dies für alle im Unternehmen in einer Unterschriftenregelung festzulegen. Es ist auch ein Gebot der Höflichkeit gegenüber Kunden und Geschäftspartnern. Denn gerade bei neuen Geschäftskontakten geben die Abkürzungen dem Empfänger eines Schreibens Aufschluss über die Position und den Kompetenzbereich des Unterzeichners.

  1. Stefan

    Ihre Darstellung der Unterschrift mit „i.A.“ ist mitnichten im HGB geregelt, sie widerspricht mithin der gängigen Rechtsprechung, stellt eben KEINE Vollmacht dar. Das Schlimme daran ist, dass man nun Kolleg(inn)en, die diesen Unfug lesen, dies mit viel Mühe wieder austreiben muss.
    Siehe BGH, 19.06.2007 – VI ZB 81/05 e.a.

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