i. A., i. V., ppa. – Unterschriftenzusätze und Vollmachten im Geschäftsbrief

i. A., i. V., ppa. – Unterschriftenzusätze und Vollmachten im Geschäftsbrief
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Kennen Sie die Regeln, die im Geschäftsleben für Vollmachten und Unterschriftenzusätze gelten? Eine Abkürzung wie i. A., i. V. oder ppa. ist schnell mal neben die Unterschrift gesetzt, wenn Kollegen im Namen des Unternehmens Briefe und E-Mails verschicken. Dabei wird oft übersehen, welche Auswirkungen dies haben kann. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten hinsichtlich der Haftungsrisiken sensibilisiert sein. Eine betriebliche Unterschriftenregelung sorgt für Rechtssicherheit in der täglichen Korrespondenz. Damit Sie als Assistenz alles richtig machen, geben wir Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten Informationen zu Vollmachten und zur korrekten Verwendung der Unterschriftenzusätze:

Die Unterschriftenzusätze und ihre Bedeutung

Die Unterschriftenzusätze ppa., i. V. und i. A. drücken in der Geschäftskorrespondenz aus, dass die Unterzeichnerin bzw. der Unterzeichner in Stellvertretung des Geschäftsinhabers handelt. Dahinter stehen gesetzlich geregelte Vollmachten. Wer die Abkürzungen verwendet, sollte sich darüber im Klaren sein, was sie bedeuten und für welche Vollmachten sie üblicherweise benutzt werden:

AbkürzungBedeutungVerwendung
ppa.per procuraProkura
i. V.in Vollmacht, in VertretungVollmacht nach BGB bzw. Handlungsvollmacht nach HGB
i. A.im AuftragVollmacht nach BGB bzw. Handlungsvollmacht nach HGB

Vollmachten und i. V., i. A. und ppa.: rechtlich auf der sicheren Seite

Wichtig: Die Abkürzungen ppa., i. V. und i. A. sind unabhängig von den Vollmachten zu sehen, für die sie im Geschäftsalltag verwendet werden. Eine Vollmacht besteht, gleichgültig ob man mit einem Unterschriftenzusatz unterzeichnet oder nicht. Eine gesetzliche Regelung, wie genau ein Zusatz zur Unterschrift auszusehen hat, gibt es auch nicht. Sicher ist es üblich, dass ein Prokurist mit der Abkürzung ppa. unterzeichnet. Schreibt er aber nur „Prokurist“ unter seinen Namen, erfüllt das den gleichen Zweck. Denn wichtig ist nur, dass ein Dritter erkennen kann, dass es sich um eine Prokura handelt.

Gleichzeitig gilt aber auch: Wenn Sie unberechtigterweise mit einem der Kürzel ppa., i. V. oder i. A. unterschreiben und damit eine Vollmacht vorgeben, die Sie gar nicht innehaben, kann Sie das in ernsthafte Schwierigkeiten bringen. Unter Umständen haften Sie dann für einen Schaden, der Ihrem Arbeitgeber entsteht. Mit einer betrieblichen Unterschriftenregelung kann Ihr Unternehmen Rechtssicherheit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen. Mehr dazu lesen Sie weiter unten.

Was ist eine Vollmacht?

Wer ein Unternehmen nach außen vertreten will, muss vom Geschäftsinhaber dafür bevollmächtigt sein. Unter einer Vollmacht versteht man die durch ein Rechtsgeschäft begründete Vertretungsmacht. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) kann eine Vollmacht für Mitarbeiter formlos erteilt und frei ausgestaltet werden. Der Geschäftsherr legt fest, bei welchen geschäftlichen Aktivitäten er vertreten werden will. Hier sind die verschiedensten Ausprägungen von Vollmachten möglich:

  • Generalvollmacht: Diese Form der Vollmacht gilt für alle Geschäftsaktivitäten, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt und für die eine Stellvertretung gesetzlich erlaubt ist.
  • Gattungsvollmacht: Verfügt ein Mitarbeiter über eine Gattungsvollmacht, ist er berechtigt, Geschäfte einer bestimmten Art (Gattung) in Vertretung auszuführen. Das können auch Aufgaben einer Sekretärin sein, wie z. B. der Einkauf von Büromaterial oder das Buchen von Geschäftsreisen.
  • Einzelvollmacht: Diese Vollmacht berechtigt zur Vertretung in ganz bestimmten einmaligen Geschäften und erlischt anschließend wieder.

Diese allgemeinen zivilrechtlichen Regelungen werden durch Vertretungsberechtigungen (Handlungsvollmacht, Prokura), die im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind, ergänzt. Es handelt sich dabei um Unterarten der Stellvertretung nach BGB. Damit will man den besonderen Erfordernissen des Wirtschaftsverkehrs gerecht werden: Die Geschäfte sollen sicher, schnell und auch mit entsprechendem Schutz der Geschäftspartner laufen. Wer am Geschäftsleben teilnimmt, soll sich auf feste Formen von Vollmachten mit einheitlichen Befugnissen verlassen können.

Die Prokura nach HGB

Eine GmbH wird durch ihren Geschäftsführer vertreten, eine Aktiengesellschaft (AG) durch ihren Vorstand usw. Aber in einem Unternehmen kann der Chef – also der gesetzliche Vertreter – nicht alle Rechtshandlungen selbst vornehmen. Deshalb bestimmt er, wer ihn in welchen Angelegenheiten vertreten soll. Das HGB sieht dafür in der Geschäftswelt vertraglich zu vereinbarende Vertretungsregelungen wie z. B. die Prokura vor.

Die Prokura ist in den §§ 48 ff. des Handelsgesetzbuches geregelt. Ein Prokurist ist zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die in einem Handelsgewerbe vorkommen können. Folgende Dinge dürfen Prokuristen allerdings nicht vornehmen: Bilanz und Steuererklärung unterzeichnen, Einträge fürs Handelsregister beantragen, Prokura erteilen, Insolvenz beantragen oder das Handelsgeschäft auflösen. Den Verkauf oder die Belastung von Grundstücken kann der Prokurist nur mit besonderer ausdrücklicher Bevollmächtigung vornehmen.

Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden. Sie wird mit notarieller Beglaubigung ins Handelsregister eingetragen und z. B. auf der Website des Unternehmens oder durch Rundschreiben an die Geschäftspartner bekannt gemacht.

Was gilt bei der Prokura für die Unterschrift?

In der Korrespondenz zeigt die Abkürzung ppa. die Prokura an. Laut § 51 HGB hat der Prokurist mit der Firma und mit seinem Namen unter Beifügung eines die Prokura andeutenden Zusatzes zu unterschreiben. § 51 HGB ist aber eine reine Ordnungsvorschrift. Sie dient „nur“ der Rechtsklarheit und der Erleichterung des Rechtsverkehrs. Das heißt, dass z. B. ein Vertrag nicht unwirksam wird, weil er ohne den Zusatz ppa. unterzeichnet wurde. Aus der Unterschrift muss nur erkennbar sein, dass im Namen des Inhabers gehandelt wurde.

Arten der Prokura

Je nach Reichweite der Bevollmächtigung unterscheidet man verschiedene Arten:

  • Einzelprokura: Eine Person kann alleine die gesamte Vertretungsmacht ausüben.
  • Filialprokura: Die Bevollmächtigung erstreckt sich nur auf die Vertretung einer Niederlassung und deren Aktivitäten.
  • Gesamtprokura: Die Vertretungsmacht kann nur durch zwei oder mehrere Prokuristen gemeinsam ausgeübt werden.

Lexikon: Recht im Office

Egal, ob wir Personalakten verwalten, Angebote verfassen oder Büromaterial bestellen: Juristische Grundkenntnisse braucht die Assistenz in ihrem Job. Wenn Sie wissen, wann ein rechtsgültiger Vertrag zustande gekommen ist, wie eine Abmahnung gestaltet sein muss, oder welche Fallen bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) lauern, können Sie Ihr Unternehmen vor Schaden bewahren.

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Dossier: Recht von A bis Z Dossier: Recht von A bis Z

Die Handlungsvollmacht nach HGB

Die Handlungsvollmacht ist die „abgeschwächte“ Form der Prokura. Sie umfasst die Vornahme sämtlicher gewöhnlich und branchenüblich anfallender Geschäfte und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Handelsgewerbes. Dennoch kann der Geschäftsinhaber – anders als bei der Prokura – den Umfang der Handlungsvollmacht selbst festlegen. Sie unterliegt keiner Formvorschrift, sie kann auch mündlich erteilt werden. Zu Beweiszwecken sollte aber auch die Handlungsvollmacht schriftlich erteilt werden.

Handlungsvollmacht: Wie unterschreibt man in Vertretung?

Die oder der Handlungsbevollmächtigte hat mit einem das Vollmachtsverhältnis andeutenden Zusatz zu unterschreiben (§ 57 HGB), der jedoch nicht auf das Vorliegen einer Prokura hindeuten darf. Üblicherweise setzen Handlungsbevollmächtigte die Abkürzung i. V. („in Vollmacht“ oder auch „in Vertretung“) zu ihrem Namen. Auch hier handelt es sich nur um eine Ordnungsvorschrift. Ihre Nichtbeachtung führt nicht zur Nichtigkeit der abgegebenen Erklärung.

Arten der Handlungsvollmacht

Auch bei der Handlungsvollmacht unterscheidet man verschiedene Typen:

  • Generalhandlungsvollmacht: Handlungsvollmacht für alle Geschäfte und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes gewöhnlich mit sich bringt
  • Gattungshandlungsvollmacht: Handlungsvollmacht für alle Geschäfte und Rechtshandlungen einer bestimmten Art, z. B. im Bereich Verkauf, Vornahme von Bankgeschäften usw.
  • Spezial-/Einzelhandlungsvollmacht: Handlungsvollmacht für Geschäfte und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit einer konkreten Angelegenheit

Wer unterschreibt mit i. A.?

Ein „i. A.“ kennen weder das BGB noch das HGB. Dennoch hat sich die Abkürzung als Zusatz zur Unterschrift „eingebürgert“. Grund dafür ist, dass im Alltagsgeschäft unzählige Kleinigkeiten erledigt werden, die auch auf rechtlich verbindlichen Erklärungen beruhen. Es würde ein Unternehmen lahmlegen, wenn für jede Büromaterialbestellung, das Buchen einer Bahnfahrkarte usw. der Geschäftsführer selbst oder ein Prokurist zur Tat schreiten müsste. Deshalb wird den Mitarbeitern oft eine Vollmacht – nicht selten nur mündlich – erteilt, damit sie die in ihrem Bereich typischerweise anfallenden Rechtshandlungen vornehmen können. Mit der Vollmachtserteilung wird der Umfang der Vollmacht festgelegt und klargestellt, wie unterzeichnet wird: mit der Abkürzung i. A. („im Auftrag“), mit i. V. („in Vertretung“, „in Vollmacht“) oder ohne Zusatz. Häufig werden diese Vollmachten auch so geregelt, dass zu einer Unterschrift mit i. A. eine zweite Unterschrift hinzukommen muss.

Die Abkürzung i. A. im Alltag der Assistenz

Wenn eine Assistentin z. B. für bestimmte Vorgänge wie Reisen buchen, Geschenke kaufen, Büromaterial bestellen usw. zuständig ist und der Chef sie bevollmächtigt, diese Vorgänge selbstständig abzuwickeln, kann sie mit i. A. unterschreiben. In einem solchen Fall handelt es sich um eine Gattungs- oder Artvollmacht: Damit kann sie gleichartige Aufgaben immer wieder erledigen, ohne dass sie jeweils erneut bevollmächtigt werden muss. Nach außen gibt die Assistentin mit der Abkürzung i. A. zu erkennen, dass sie als Vertreterin des Unternehmens handelt. Es ist rechtlich nicht zwingend, den Zusatz i. A. einzufügen, wenn ansonsten klar wird (z. B. in der Signatur, durch die Berufsbezeichnung usw.), dass die Mitarbeiterin für das Unternehmen handelt. Schaden tut der Unterschriftenzusatz i. A. in Briefen, E-Mails und sonstigen Schriftstücken aber grundsätzlich auch nicht.

Was gilt bei einer vorgeblichen Vollmacht?

Von besonderer Bedeutung im Geschäftsleben ist die Anscheins- und Duldungsvollmacht. Zugunsten des Vertragspartners wird in diesen Fällen von einer existierenden Vollmacht ausgegangen, obwohl diese gar nicht (mehr) besteht. Die vermeintliche Vollmacht beruht allein auf dem Rechtsschein, also der Annahme, es gäbe eine Vollmacht. Die Rechtsprechung hat zwei Fallgruppen entwickelt, wonach ein Unternehmer die Geschäfte eines vermeintlichen Vertreters auch ohne ausdrückliche Bevollmächtigung als bindend akzeptieren muss:

  • Der Unternehmer lässt es über einen längeren Zeitraum wissentlich geschehen, dass ein anderer für ihn als Vertreter auftritt (sog. Duldungsvollmacht).
  • Der Unternehmer kannte zwar das Handeln des Scheinvertreters nicht, hätte es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt erkennen und verhindern können (sog. Anscheinsvollmacht).

Die Bindungswirkung für den Unternehmer entfällt nur dann, wenn der Vertragspartner nicht schutzwürdig erscheint, z. B. weil er das Fehlen der Vertretungsmacht kannte.

Haftung minimieren – Befugnisse klären

Überschreitet ein Mitarbeiter seine Kompetenzen, haftet er möglicherweise gegenüber seinem Arbeitgeber.

Beispiel: Eine Assistentin verfügt nicht über eine Vollmacht. Jede Ausgabe, die sie tätigt, unterzeichnet der Chef. Nun ist dieser nicht da und die Büromittelbestellung muss raus. Sie unterschreibt mit ihrem Namen und dem Zusatz i. A. Rechtlich gesehen, hat sie für diese Rechtshandlung keine Vollmacht. Da sie aber dem Büromittelhändler mit der Abkürzung i. A. zu erkennen gegeben hat, dass sie Bestellungen tätigen darf, ist der abgeschlossene Kaufvertrag wirksam. Nun könnte es zu einer Haftung der Assistentin gegenüber dem Arbeitgeber kommen.

Solche Unsicherheiten und auch die oft unterschiedlich verstandene Bedeutung der Abkürzung i. A. sollten in jedem Unternehmen dazu führen, dass unmissverständliche Unterschriftenregelungen festgelegt werden. Außerdem ist intern zu klären, wer welche Befugnisse hat, also wie weit einzelne Bevollmächtigungen reichen.

Unterschriftenregelung muss sein

Gibt es eine Unterschriftenregelung, sorgt diese für rechtliche Sicherheit. Wer sich daran hält, macht nichts falsch. Eine Unterschriftenregelung verhindert teure Irrtümer, da sie auf die rechtliche Bedeutung einer Unterschrift mit i. V., i. A. oder ppa. hinweist. Sie zeigt auf, dass der Unterzeichner eine entsprechende Legitimation benötigt. Jedes Unternehmen sollte intern festlegen, wer welche Befugnisse im Innen- wie im Außenverhältnis – also gegenüber Dritten – hat und wer was mit welchem Zusatz unterzeichnet. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutet eine solche Regelung Sicherheit: Im Außenverhältnis verfügt derjenige rechtmäßig für das Unternehmen, der sich im Rahmen der Unterschriftenregelung bewegt. Prüfen Sie also zunächst, ob es eine solche Regelung in Ihrem Unternehmen gibt. Kommunizieren Sie Bestimmungen regelmäßig – vor allem auch an neue Kolleginnen und Kollegen. Und achten Sie darauf, dass sich alle an die Vorgaben halten.

Das Vier-Augen-Prinzip macht sich auch hier bezahlt: In der Unterschriftenregelung sollte festgelegt werden, dass Schriftverkehr an Dritte nur mit zwei Unterschriften erfolgen kann. Neben einer Unterschrift mit dem Zusatz i. A. kann z. B. die Unterschrift des Vorgesetzten stehen. Üblicherweise unterschreibt der Ranghöhere auf der linken Seite. Gesetzliche Regeln gibt es dafür nicht. Hier kann jedes Unternehmen in seiner Unterschriftenregelung festlegen, was jeweils sinnvoll ist.

Extratipp: Die Platzierung von i. A., i. V. und ppa. in Briefen und E-Mails ist in der DIN 5008 geregelt. Für eine professionelle Geschäftskorrespondenz sollten Sie sich an diese Vorgaben halten. Stehen die Zusätze vor der Unterschrift oder dahinter? Oder doch vor der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens? In unserem DIN-5008-Lexikon finden Sie die Antwort.

Vorlage: Betriebliche Unterschriftenregelung
Rechtssicherheit bei der Verwendung der Abkürzungen i. V., i. A und ppa. im Unternehmen bietet eine Unterschriftenregelung. Laden Sie sich hier unser Muster für eine betriebliche Unterschriftenregelung herunter!

Vollmachten und Unterschriftenzusätze im Überblick

Welchen Umfang haben die einzelnen Vollmachten und wie werden sie korrekt in der Unterschrift angezeigt? Unsere Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Vollmachtarten und bietet jeweils Vorschläge für die Unterschriftenregelung. Achtung: Für die Verwendung der Abkürzungen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Die Vorschläge sind nur Empfehlungen der Redaktion!

Art der VollmachtGilt fürEmpfohlener Unterschriftenzusatz
Generalvollmacht (BGB)alle Geschäfte eines Unternehmensi. V. (in Vollmacht, in Vertretung)
Gattungsvollmacht (BGB)Geschäfte einer bestimmten Arti. V. oder i. A. (im Auftrag)
Einzelvollmacht (BGB)einmalige Geschäfte, Vollmacht erlischt anschließendi. V. oder i. A.
Prokura (HGB)alle Geschäfte eines Handelsgewerbes, außer: Unterzeichnung von Bilanz und Steuererklärung, Beantragung von Einträgen ins Handelsregister, Erteilung der Prokura, Insolvenzantrag, Auflösung des Handelsgeschäfts, Verkauf oder Belastung von Grundstückenppa. (per procura)
Generalhandlungsvollmacht (HGB)prinzipiell alle Geschäfte eines Handelsgewerbes, Umfang wird vom Geschäftsinhaber festgelegt i. V.
Gattungshandlungsvollmacht (HGB)Geschäfte einer bestimmten Arti. V. oder i. A.
Spezial-/Einzelhandlungsvollmacht (HGB)Geschäfte in einer bestimmten Angelegenheiti. V. oder i. A.

Die Autorin Frau Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa betreibt seit 2006 eine Rechtsanwaltskanzlei in Feldafing am Starnberger See. Schwerpunktmäßig ist sie auf dem Gebiet des Arbeitsrechts tätig. www.rechtsanwalt-feldafing.de

  1. Stefan

    Ihre Darstellung der Unterschrift mit „i.A.“ ist mitnichten im HGB geregelt, sie widerspricht mithin der gängigen Rechtsprechung, stellt eben KEINE Vollmacht dar. Das Schlimme daran ist, dass man nun Kolleg(inn)en, die diesen Unfug lesen, dies mit viel Mühe wieder austreiben muss.
    Siehe BGH, 19.06.2007 – VI ZB 81/05 e.a.

    1. Felix Wolf

      Hallo Stefan,

      vielen Dank für Ihren Hinweis! Sie haben völlig recht: Das Kürzel i. A. zeigt keine Vollmacht an. Wir haben den Text überarbeitet und entschuldigen uns für den Irrtum.

      Viele Grüße

      Felix Wolf vom sekretaria.de-Redaktionsteam

  2. John Doe

    Hallo,
    der Absatz bezüglich der Kündigung sollte vervollständigt werden. Er erweckt den Eindruck, als könnte eine Assistenz eine Kündigung mit dem Kürzel i. V. problemlos rechtsverbindlich aussprechen, was aber nicht der Fall. Mit dem Zusatz i. A. ist die Kündigung in dem Fall rechtlich unverbindlich. Der Zusatz i. V. bringt das Problem, dass die Kündigung eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung ist. Diesbezüglich gibt § 174 BGB vor, dass sogar eine Originalvollmacht beigefügt werden muss, da die Kündigung sonst zurückgewiesen werden kann und nicht wirksam ist. Dies kann kurz vor Ablauf der Kündigungsfrist dazu führen, dass der Vertrag sich dann automatisch verlängert und nur zum nächstmöglichen Zeitpunkt wieder gekündigt werden kann.

  3. John Doe

    Der Absatz bezüglich der Kündigung erweckt den Anschein, als wäre die Kündigung durch eine Assistenz mit dem Zusatz i.V. problemlos rechtsverbindlich und möglich, was nicht der Fall ist. § 174 BGB. Ohne Originalvollmacht kann sie zurückgewiesen werden.

    1. Felix Wolf

      Lieber Leser,

      vielen Dank für Ihre Kommentare! Wir haben den Artikel komplett erneuert und im Zuge dessen auch den Absatz zur Kündigung entfernt.

      Mit besten Grüßen

      Felix Wolf aus der sekretaria-Redaktion

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