i. A., i. V., ppa. – Rechtssicherheit dank Unterschriftenregelung

i. A., i. V., ppa. – Rechtssicherheit dank Unterschriftenregelung
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Eine Abkürzung wie i. A., i. V. und ppa. ist schnell mal neben die Unterschrift gesetzt, wenn Kollegen im Namen Ihres Unternehmens Geschäftsbriefe und E-Mails verschicken – und dabei die rechtlich verbindliche Wirkung und mögliche Folgen übersehen. Eine Unterschriftenregelung kann dem Wildwuchs vorbauen und teure Irrtümer verhindern. Prüfen Sie, ob es eine solche Regelung in Ihrem Unternehmen gibt – und achten Sie darauf, dass sich alle Mitarbeiter an die Vorgaben halten. In unserem Download finden Sie eine Vorlage für eine betriebliche Unterschriftenregelung.

Kennen Sie die Bedeutung von i. A., i. V., ppa.?

Die Abkürzungen i. A., i. V. und ppa. zeigen dem Empfänger eines Geschäftsbriefs an, dass der Unterzeichner in Vertretung einer anderen Person unterschrieben hat. Sie werden üblicherweise zur Unterschrift dazugesetzt und haben folgende Bedeutungen:

  • ppa. (auch pp.) = per procura („aufgrund einer erteilten Prokura“)
  • i. V. = in Vollmacht (und nicht, wie oft angenommen wird, „in Vertretung“!)
  • i. A. = im Auftrag

Dabei liegt eine grundlegende – und sehr wichtige – Unterscheidung in der rechtlichen Wirkung, die mit dem jeweiligen Unterschriftenzusatz zusammenhängt:

  • Die Kürzel i. V. und ppa. weisen den Unterzeichner als Inhaber einer Vollmacht aus, die durch die Geschäftsführung bzw. einen Vorgesetzten erteilt wird und gesetzlichen Regelungen unterliegt. Der Inhalt eines Briefs, der „in Vollmacht“ bzw. „per procura“ unterschrieben ist, hat rechtlich verbindliche Wirkung! Die Abkürzungen i. V. und ppa. dürfen Sie deshalb nicht leichtfertig verwenden.
  • Anders sieht es beim Unterschriftenzusatz i. A. aus: Er signalisiert, dass der Unterzeichner explizit keine Verantwortung für den Inhalt des Schreibens übernimmt, sondern nur als Übermittler der Informationen auftritt. Ein Brief, der „im Auftrag“ unterschrieben ist, begründet kein Rechtsgeschäft.
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Was sind Vollmachten?

Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, kann die Geschäftsleitung nicht mehr alle Schreiben selbst unterzeichnen. Außerdem ist es im Geschäftsleben wichtig, jederzeit handlungsfähig zu bleiben – auch bei Abwesenheit oder Krankheit wichtiger Entscheidungsträger. Deshalb kann sich die Geschäftsführung der Vollmacht bedienen und Mitarbeiter mit der sogenannten Vertretungsmacht im Außenverhältnis ausstatten. Sie erteilt ihnen dadurch die Erlaubnis, bestimmte Geschäfte mit Dritten in Vertretung auszuführen und namens und im Auftrag des Unternehmens rechtlich verbindliche Verträge zu schließen.

Eine Vollmacht sollte folgende Elemente enthalten:

  • Die Bezeichnung „Vollmacht“
  • Angaben zum Bevollmächtigten: Vorname und Name, Wohnort, Straße und Hausnummer
  • Angaben zum Vollmachtgeber
  • Detaillierte Beschreibung der Vollmacht
  • Ihre zeitliche Gültigkeit
  • Ort und Datum der Ausstellung
  • Unterschrift des Vollmachtgebers

Wie eine Vollmacht erteilt wird und welche Wirkung sie hat, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt (BGB §§ 164–181). Für das Handelsgewerbe gelten besondere Formen der Vollmacht, die das Handelsgesetzbuch (HGB) definiert: die Prokura und die Handlungsvollmacht.

Durch die verschiedenen Zusätze zur Unterschrift können Außenstehende (beispielsweise Ihre Lieferanten und andere Geschäftspartner) erkennen, welcher Art die Vollmacht eines Mitarbeiters ist. In der geschäftlichen Korrespondenz verwendet der Inhaber der Prokura die Abkürzung ppa. oder pp., alle anderen Bevollmächtigten setzen i. V. zur Unterschrift hinzu.

General-, Gattungs- oder Einzelvollmacht?

Die Vollmachten nach BGB werden abhängig vom Umfang in verschiedene Formen unterteilt, wobei diese Unterteilung nicht im Gesetz selbst festgelegt ist:

  • Generalvollmacht: Diese Form der Vollmacht gilt für alle Geschäfte, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt und für die eine Vertretung gesetzlich erlaubt ist.
  • Gattungsvollmacht: Verfügt ein Mitarbeiter über eine Gattungsvollmacht, ist er berechtigt, Geschäfte einer bestimmten Art (Gattung) in Vertretung auszuführen. Das können auch Aufgaben einer Sekretärin sein, wie z. B. der Einkauf von Büromaterial oder das Buchen von Geschäftsreisen.
  • Einzelvollmacht: Diese Vollmacht berechtigt zur Vertretung in ganz bestimmten einmaligen Geschäften und erlischt anschließend wieder.

Für all diese Vollmachtsformen steht in der Geschäftskorrespondenz die Abkürzung i. V.

Übrigens: Die Vorgaben des BGB für Vollmachten gelten nicht nur im wirtschaftlichen Geschäftsleben, sondern auch im privaten Bereich, also z. B. für Vollmachten, die Sie einem Familienmitglied erteilen für den Fall, dass Sie durch Krankheit oder einen Unfall handlungsunfähig werden.

Was steckt hinter der Abkürzung ppa.?

Die Abkürzung ppa. zeigt in der Korrespondenz die Prokura an. Sie wird in den §§ 48 ff. des Handelsgesetzbuches geregelt. Auch ihr Umfang ist gesetzlich festgelegt. Der Inhaber der Prokura, Prokurist genannt, wird zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die in einem Handelsgewerbe vorkommen können. Folgende Dinge dürfen Prokuristen allerdings nicht veranlassen: die Geschäftsauflösung, den Verkauf des Unternehmens, die Aufnahme von Gesellschaftern, die Erteilung einer Prokura sowie das Unterschreiben von Inventar und/oder Bilanz. Den Verkauf oder die Belastung von Grundstücken kann der Prokurist nur mit besonderer ausdrücklicher Bevollmächtigung vornehmen.

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Je nach Reichweite der Bevollmächtigung unterscheidet man verschiedene Arten:

  • Einzelprokura: Eine Person kann alleine die gesamte Vertretungsmacht ausüben.
  • Filialprokura: Die Bevollmächtigung erstreckt sich nur auf die Vertretung einer Niederlassung und deren Geschäfte.
  • Gesamtprokura: Die Vertretungsmacht kann nur durch zwei oder mehrere Prokuristen gemeinsam ausgeübt werden.

Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht nach HGB muss die Prokura ausdrücklich erteilt werden. Das kann ausschließlich der Vollkaufmann. Die Prokura wird mit notarieller Beglaubigung ins Handelsregister eingetragen und anschließend bekannt gemacht, z. B. durch Rundschreiben an die Geschäftspartner.

Für Handlungsvollmachten nach HGB steht die Abkürzung i. V.

Eine Handlungsvollmacht nach HGB wird in der Korrespondenz mit der Abkürzung i. V. angezeigt. Man bezeichnet die Handlungsvollmacht oft auch als „kleine Prokura“, denn sie reicht weniger weit als ihre große Schwester. Den Umfang kann der Geschäftsinhaber – anders als bei der Prokura – selbst festlegen.

Die Handlungsvollmacht wird nicht in das Handelsregister eingetragen und kann ohne Formerfordernisse, z. B. auch mündlich, erteilt werden. Schon aus Beweisgründen ist aber eine schriftliche Erteilung zu empfehlen. Ähnlich wie bei den BGB-Vollmachten unterscheidet man abhängig vom Umfang Generalhandlungsvollmacht, Gattungs-/Arthandlungsvollmacht und Einzel-/Spezialhandlungsvollmacht.

Rechtliche Fallstricke bei der Unterschrift mit i. A., i. V. und ppa.

Werden die Zusätze i. V. oder ppa. in einem Schreiben falsch verwendet, kann das weitreichende Konsequenzen haben. Denn der Empfänger geht mit Recht davon aus, dass der Unterzeichnende die Bedeutung der Abkürzungen kennt und die entsprechende Vollmacht hat, als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens zu handeln (sogenannte Anscheinsvollmacht). Geht dann bei dem Geschäft etwas schief, stellt sich die Frage der Haftung. Wenn es eine Unterschriftenregelung gibt und diese bis auf das Weglassen des Zusatzes korrekt angewandt wurde, haftet das Unternehmen. Gibt es eine solche Regelung nicht und ein Mitarbeiter hat dennoch mit einem der Kürzel unterschrieben, kann die Firma ihn zu Schadensersatz verpflichten.

Falsches i. V. mit fatalen Folgen

Halten Sie sich daher die Rechtsverbindlichkeit Ihrer Unterschrift immer vor Augen. Gewiss gibt es in Ihrem Unternehmen Abteilungsleiter, die eine Handlungsvollmacht haben und durch die Unterschrift mit i. V. ihre Vertretungsmacht ausüben dürfen. Aber wie unterschreiben Sie als Assistenz? Setzen Sie automatisch unter jeden Brief die Abkürzung i. V.? Wenn Ihr Unternehmen Sie nicht offiziell dazu berechtigt hat, kann das unangenehme Folgen für Sie haben.

Praxisbeispiel: Assistentin A in Firma F ist nicht befugt, eigenständig Angebote zu machen. Trotzdem macht sie dem Kunden K ein Angebot über die Lieferung von Produkten des Hauses. Dabei nennt sie einen viel zu niedrigen Preis und unterschreibt mit der Abkürzung i. V. und Namen. Für den Kunden ist durch diesen Zusatz klar, dass die Unterzeichnende die Vertretungsmacht für diesen Fall besitzt und berechtigt ist, ein Angebot dieser Art zu unterbreiten. K bestellt die Produkte. Die Firma F muss die Produkte zum genannten Preis liefern. Da der Firma F ein Schaden entstanden ist, kann Assistentin A schadensersatzpflichtig gemacht werden, weil es ihr nicht erlaubt war, den Zusatz i. V. zu benutzen.

Dieses Beispiel zeigt, dass das Handeln der Mitarbeiter nach außen (Außenverhältnis) eine sehr viel weiter gehende Wirkung haben kann, als es ihnen vom Unternehmen erlaubt ist (Innenverhältnis).

Checkliste: DIN-gerechte E-Mails

Die DIN 5008 regelt nicht nur den Aufbau und die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Auch Vorgaben für den E-Mail-Verkehr finden Sie hier. In dieser Checkliste finden Sie Infos zu

  • einem einheitlichen und leserfreundlichen Aussehen
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Wenn Ihr Chef auf Reisen ist: „im Auftrag“ oder „nach Diktat verreist“?

Im Büroalltag kommt es immer wieder vor, dass Sie Briefe und E-Mails im Namen Ihres Vorgesetzten verschicken müssen, weil er gerade nicht greifbar ist. Was tun Sie beispielsweise, wenn er auf Reisen ist und Sie von unterwegs bittet, einem Kunden zu schreiben? Früher hat man dann den Zusatz „nach Diktat verreist“ verwendet. In der modernen Korrespondenz ist er nicht mehr üblich. Setzen Sie stattdessen die Abkürzung i. A. für „im Auftrag“ zu Ihrer Unterschrift. Dann weiß der Empfänger, dass Sie den Text des Briefs mit Ihrem Chef abgestimmt haben. Er weiß allerdings auch: Der Inhalt dient nur seiner Information und ist rechtlich nicht bindend.

Darüber sollte sich auch Ihr Vorgesetzter im Klaren sein. Wenn ein Schreiben rechtlich bindend sein soll, muss er es selbst unterzeichnen oder Ihnen eine Vollmacht erteilen, in Vertretung für ihn zu unterschreiben. Ein Beispiel: Während der Geschäftsreise fällt Ihrem Chef siedend heiß ein, dass die Frist für die Kündigung eines Lieferantenvertrags vor seiner Rückkehr abläuft. Er bittet Sie, das Kündigungsschreiben für ihn zu verschicken. Da Sie aber nicht offiziell berechtigt sind, das Kürzel i. V. zu verwenden, dürfen Sie nur mit dem Zusatz i. A. unterschreiben – und die Kündigung bleibt leider unwirksam.

Extratipp: Damit Sie als Assistentin auch in solchen Situationen vollständig handlungsfähig sind, sollte Ihr Chef Sie zu bestimmten Geschäften bevollmächtigen. Ihre Unterschrift mit i. V. statt mit i. A. hätte auch einen positiven Nebeneffekt: Mit einer Vollmacht zeigen Sie, dass Sie großes Vertrauen bei Ihrem Vorgesetzten genießen, und strahlen noch mehr Kompetenz aus. Und je kompetenter Sie nach außen wirken und auftreten, desto mehr sind Sie auch Ansprechpartner für Geschäftspartner.

Eine Unterschriftenregelung gibt Sicherheit

Mit einer betrieblichen Unterschriftenregelung wird festgelegt, wer welche Schreiben unterzeichnen darf und ob die jeweilige Person ihrer Unterschrift einen Zusatz hinzufügen muss. Schwerwiegende Konsequenzen für Unternehmen und Mitarbeiter lassen sich dadurch verhindern.

Extratipp: Eine Unterschriftenregelung ist eine sehr sinnvolle Sache. Aber alle Fragen im Sekretariatsalltag kann sie nicht beantworten. Z. B. wo Sie die Kürzel i. A., i. V. und ppa. in Briefen und E-Mails platzieren müssen: Vor der Unterschrift oder dahinter? Oder doch vor der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens? In unserem DIN-5008-Lexikon finden Sie die Antwort.

Kostenloser Download: Die wichtigsten Regeln der DIN 5008 für Sie zusammengefasst

Schauen Sie sich einmal kritisch an, wie das Thema Unterschriftenregelung bei Ihnen im Haus gehandhabt wird, und erkundigen Sie sich beispielsweise in der Personalabteilung danach. Es kommt häufig vor, dass Kollegen z. B. ohne Vertretungsmacht i. V. unter ein Schreiben setzen. Wenn es keine Unterschriftenregelung gibt, die das verhindert, weisen Sie auf die möglichen Folgen hin. Die Geschäftsleitung sollte ihren Mitarbeitern verbindlich mitteilen, wie sie ihre Unterschrift einsetzen dürfen. Dies bringt Sicherheit auf beiden Seiten.

Extratipp: Welche Vollmachten in Ihrem Unternehmen gelten, sollte sehr sorgfältig dokumentiert sein, damit die Geschäftsführung jederzeit den Überblick behält. Gibt es eine solche Dokumentation nicht, weisen Sie Ihren Chef auf die Notwendigkeit hin!

Vier-Augen-Prinzip: Die Rangfolge von ppa., i. V. und i. A.

In vielen Unternehmen gilt das Vier-Augen-Prinzip, d. h. jeder Brief, der nach außen geht, muss grundsätzlich von zwei Mitarbeitern unterzeichnet werden. Haben die Unterzeichner verschiedene Vollmachten inne, sollte sich die Reihenfolge nach dem Rang richten: Der Ranghöhere unterschreibt links. Bei gleichem Rang steht derjenige links, der für den Inhalt des Briefs verantwortlich ist. Die Beispiele verdeutlichen die Regelung:

  • Ein Anstellungsvertrag wird von einem Prokuristen und einem Handlungsbevollmächtigten unterschrieben: Der Inhaber der Prokura unterzeichnet links mit ppa., der Handlungsbevollmächtigte rechts daneben mit dem ergänzenden i. V.
  • Wenn zwei Handlungsbevollmächtigte gemeinsam mit i. V. unterschreiben, steht derjenige, der sich für den Inhalt des Schreibens verantwortlich zeigt, links.

Unterschriftenzusätze korrekt verwenden: eine Frage der Höflichkeit

Übrigens: Es ist nicht nur aus rechtlicher Sicht empfehlenswert, die Kürzel i. A., i. V. und ppa. in geschäftlichen Briefen und E-Mails korrekt zu verwenden und dies für alle im Unternehmen in einer Unterschriftenregelung festzulegen. Es ist auch ein Gebot der Höflichkeit gegenüber Kunden und Geschäftspartnern. Denn gerade bei neuen Geschäftskontakten geben die Abkürzungen dem Empfänger eines Schreibens Aufschluss über die Position und den Kompetenzbereich des Unterzeichners.

Rechtlicher Hinweis: sekretaria übernimmt keine Gewähr für die Rechtssicherheit der Informationen auf dieser Seite. Lassen Sie sich in allen juristischen Fragen rund um das Thema Vollmacht und Unterschriftenregelung von der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens beraten.

  1. Stefan

    Ihre Darstellung der Unterschrift mit „i.A.“ ist mitnichten im HGB geregelt, sie widerspricht mithin der gängigen Rechtsprechung, stellt eben KEINE Vollmacht dar. Das Schlimme daran ist, dass man nun Kolleg(inn)en, die diesen Unfug lesen, dies mit viel Mühe wieder austreiben muss.
    Siehe BGH, 19.06.2007 – VI ZB 81/05 e.a.

    1. Felix Wolf

      Hallo Stefan,

      vielen Dank für Ihren Hinweis! Sie haben völlig recht: Das Kürzel i. A. zeigt keine Vollmacht an. Wir haben den Text überarbeitet und entschuldigen uns für den Irrtum.

      Viele Grüße

      Felix Wolf vom sekretaria.de-Redaktionsteam

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