Welch eine Chance für Ihr Unternehmen! Das wichtigste Branchenmagazin hat Wind von Ihrem neuen Produkt bekommen und will einen Bericht darüber schreiben. Jetzt müssen schleunigst Informationen zu Ihrer Firma her. Auf solche Fälle sollten Sie vorbereitet sein und eine gut strukturierte Pressemappe zur Hand haben. Aber mit einer trockenen Vorstellung Ihrer Dienstleistungen und Produkte ist es nicht getan. Schließlich wollen Sie Ihr Unternehmen möglichst medienwirksam präsentieren. Die erste Regel lautet daher: Formulieren Sie kurz und knackig und beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
Was macht eine professionelle Pressemappe aus?
Eine Pressemappe stellt in gebündelter Form wichtige Unternehmensinformationen für die Medien bereit. Sie dient gleichzeitig der Informationsübermittlung und der Selbstdarstellung der Firma. Deshalb muss sie sowohl inhaltlich als auch optisch Eindruck machen.
Presseleute finden im hektischen Redaktionsalltag ständig Unmengen von Faxen, Briefen und sonstiger Lektüre zur Durchsicht auf ihrem Tisch vor. Nur die interessanten und gut strukturierten Pressemappen werden in diesem Stapel Beachtung finden. Deshalb ist insgesamt eine ansprechende Gestaltung wichtig. Zudem sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und unnötige Informationen weglassen. Um der Pressemappe eine sinnvolle Struktur zu geben, hilft ein gut gegliedertes Inhaltsverzeichnis.
Extratipp: Denken Sie auch daran, dass die Presseinformation Ihr Unternehmen nach außen repräsentiert. Bei der Gestaltung sollten Sie deshalb darauf achten, dass Ihr Corporate Image gewahrt wird. So können Sie z. B. Ihre Firmen- oder Markenlogos verwenden und damit den Wiedererkennungswert weiter steigern.
Um die Pressemappe inhaltlich richtig auszustatten, sollten Sie sich generell immer an der Zielgruppe orientieren und sich fragen: Sind alle wichtigen Unterlagen enthalten, um das Anliegen der Firma zielgerichtet zu transportieren?
Die Pressemappe “auf Halde”
Die Standardpressemappe dient als Basisinformation für Journalisten, damit diese einen generellen Überblick über Ihr Unternehmen bekommen, und sollte deshalb die wesentlichen Informationen, Daten und Fakten über das Unternehmen enthalten. Dies können beispielsweise sein:
- Unternehmensporträt
- Unternehmenszielsetzung
- Mitarbeiterzahlen
- Produktlinien
- Interessante wirtschaftliche Faktoren
- Produktkatalog
- Biografien (z. B. der Geschäftsleitungsmitglieder)
- Weiteres Material wie Grafiken, Fotos, Tabellen, Statistiken, Broschüren und Prospekte
- Presseinformationen (die wichtigsten und aktuellsten)
- Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen
Die Standardpressemappe sollte laufend aktualisiert werden. Überprüfen Sie regelmäßig die Gültigkeit der Daten und legen Sie immer die neuesten Pressemitteilungen bei. So haben Sie bei Anfragen jederzeit alle notwendigen Informationen griffbereit.
Erstellen Sie eine Pressemappe für aktuelle Anlässe
Bittet Ihr Chef Sie, eine Pressemappe für einen aktuellen Anlass – beispielsweise eine Pressekonferenz zur Produkteinführung – zusammenzustellen, wird die Standardmappe nicht ausreichen. Sie kann jedoch als Basis herangezogen werden. Als Regel gilt: Eine Pressemappe sollte niemals mehr Informationen enthalten als auf der Veranstaltung selbst geboten werden.
Die Pressemitteilung – das Herzstück der Pressemappe
Wichtigster Bestandteil der Mappe zu einem aktuellen Anlass ist die Pressemitteilung. Journalisten werden jedoch mit Pressemeldungen regelrecht überflutet. Daher gilt: Bieten Sie nur erstklassige Informationen an! Ihre Pressemitteilung soll den Journalisten als Grundlage für den späteren Artikel dienen. Erstellen Sie den Text nach dem Prinzip abnehmender Wichtigkeit, das heißt entsprechend der Relevanz der einzelnen Informationen. Klären Sie im ersten Absatz die fünf “W-Fragen”? (Wer? Was? Wann? Wo? Wie?).
Ihre Pressemitteilung muss attraktiv und ansprechend sein, um den Weg in die Zeitung zu finden. Formulieren Sie daher kurz und prägnant. Konzentrieren Sie sich auf ein Ereignis oder Produkt. Die Pressemitteilung sollte den Umfang von zwei A4-Seiten nicht überschreiten und in übersichtliche Abschnitte gegliedert sein. Beschriften Sie die Blätter ausschließlich einseitig. Schreiben Sie mit 1,5-fachem Zeilenabstand und beschränken Sie sich auf 45 Anschläge pro Zeile.
Extratipp: “Nichts ist älter als die Zeitung von gestern.” Machen Sie daher den Neuigkeitswert Ihrer Mitteilung deutlich und stellen Sie heraus, warum die Informationen für die Allgemeinheit interessant sind. Wenn möglich, schaffen Sie einen lokalen Bezug. Schreiben Sie objektiv und verständlich. Ihre Pressemitteilung darf nicht wie ein reiner Werbebrief klingen.
Mustertexte für Ihre Pressearbeit
Zahlreiche Muster für Pressemitteilungen gibt’s in der sekretaria Office Box.
Vergessen Sie am Ende Ihrer Pressemitteilung nicht die Bitte um Zusendung eines Belegs für Ihr Pressearchiv. Schließlich haben Sie keine Zeit, jede Ausgabe einer Zeitung oder Zeitschrift, in der ein Bericht über Ihr Unternehmen erschienen sein könnte, einzeln durchzublättern. Ein einfacher Hinweis wie: “Um Beleg wird gebeten”, reicht hierfür aus.
Bilder machen Ihre Pressemappe zum Augenschmaus
Als visuelle Auflockerung sollten Sie Ihrer Pressemappe Fotos beilegen. Auch hier gibt es allerdings einiges zu beachten. Bedenken Sie bei der Auswahl, dass Bilder in Zeitungen in der Regel schwarz-weiß abgedruckt werden, in Zeitschriften aber Farbfotos erscheinen. Die Oberfläche muss glänzend sein. Das Format liegt bei 13 mal 18 oder 18 mal 24 Zentimetern. Geben Sie den Namen des Fotografen an und formulieren Sie eine kurze, aber aussagekräftige Bildunterschrift. Damit es bei der Zuordnung der Abbildungen nicht zu Verwechslungen kommt, heften Sie die Informationen jeweils als Notiz an die Rückseite. Schreiben Sie auch den Verweis “Abdruck honorarfrei” dazu.
Extratipp: Mehr und mehr Unternehmen bieten ihre Pressemappen auch im Internet an. Das hat für Journalisten den Vorteil, dass das Material schon elektronisch verfügbar ist und gleich bearbeitet werden kann. Achten Sie hierbei aber darauf, dass Bilder in druckfähiger Form vorliegen und eine Auflösung von mindestens 300 dpi haben.
Kleine Geschenke als Beigabe zur Pressemappe
Eine kleine Aufmerksamkeit an den Journalisten kann der Pressemappe durchaus beigefügt werden. Als sympathische Geste eignet sich am besten ein Produkt aus ihrer Firma. Geschenke an die Presse sollten jedoch keinesfalls zu aufwendig sein. Dies kann schnell den Eindruck erwecken, der Empfänger solle in irgendeiner Weise verpflichtet werden. Wenn Inhalt und Struktur einer Pressemappe nicht überzeugen, so wird dieser Eindruck auch durch eine auffällige Beigabe nicht ausgeräumt. Im Mittelpunkt sollte immer der geschäftliche Inhalt stehen.
