Machen Sie Outlook zu Ihrer Informationszentrale

Von seinen Machern ist Outlook eigentlich mit der Kombination aus Terminplaner, Kontaktverwaltung und E-Mail gut gedacht. Aber bei den vielen E-Mails, die die meisten Arbeitnehmer im Laufe eines Tages erhalten, besteht die größte Herausforderung darin, die Informationen zu erkennen, die für die eigene Arbeit wichtig sind. Wir zeigen Ihnen, wie Outlook übersichtlicher und schlanker wird.

Machen Sie Outlook zu Ihrer Informationszentrale
Bild 1: Das Wolkensymbol zeigt an, dass der Dateianhang in der Cloud gespeichert ist. Mit den Berechtigungen legen Sie fest, was der Empfänger mit der Datei tun darf.

Zum Beispiel Dateianhänge: Sie sind in erster Linie dafür verantwortlich, dass ein Postfach in seinem Volumen stark wächst und damit an Geschwindigkeit einbüßt. In aller Regel haben Sie die verschickten Dokumente aber ohnehin auf Ihrer Festplatte. Machen Sie es sich also am besten zur Gewohnheit, einmal pro Tag die Liste der gesendeten Elemente durchzugehen und die Dateianhänge der Nachrichten zu entfernen, zumindest so lange, bis auch Sie „Modern Attachments“ einsetzen können.

Machen Sie sich mit der Suchfunktion vertraut

Ein individuelles Ablagesystem in Outlook ist eine gute Möglichkeit, seine Projekte im Blick zu behalten. Je früher Sie also damit beginnen, Ordner für Kunden, Kollegen, Vorgesetzte oder Projekte anzulegen, umso besser. Aber auch die ausgefeilteste Ablage kann nicht verhindern, dass gelegentlich Informationen gesucht werden müssen.

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Machen Sie sich daher mit dem Suchfeld oberhalb der Elemente des Posteingangs vertraut. Es sieht unscheinbar aus, ist aber extrem leistungsfähig, wenn Sie die passenden Schlüsselbegriffe kennen.

  • Verknüpfungen: Sie können die Suchbegriffe mit den aus den Suchmaschinen bekannten logischen Verbindungen (AND, OR) kombinieren. Beispiel: Friedrich AND Rechnung.
  • Genauer Ausdruck: Setzen Sie die Begriffe in Anführungszeichen, wird nach der Eingabe in genau dieser Reihenfolge und Schreibweise gesucht.
  • from: In diesem Fall suchen Sie nach den Mails des hinter „from“ genannten Absenders.
  • subject: Suchen Sie nach E-Mails mit dem von Ihnen bezeichneten Betreff. Nutzen Sie dies in Kombination mit den Anführungszeichen, um exakt nach einem Betreff zu suchen.
  • to: Nachrichten, die Sie an einen bestimmten Empfänger gesendet haben.
  • received: Erwartet eine Datumsangabe oder ein relatives Datum, z.B. „Sonntag“, um die Nachrichten des entsprechenden Tages zu finden.
  • hasattachments:yes: Findet nur die Nachrichten, die auch einen Dateianhang besitzen.
  • attachments:presentation.pptx: Gibt nur die Elemente aus, die als Anhang eine Power-Point-Datei enthalten.
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Bild 2: Die Suchfunktion in Outlook wirkt zunächst unscheinbar, kann aber eine Menge. Mit der Zeit werden Sie die Suchcodes ganz automatisch verwenden und schnell die E-Mails finden, die Sie benötigen.

Nutzen Sie Quicksteps

Quicksteps sind Arbeitsabläufe oder Schablonen, die auf eingehende Nachrichten oder Elemente angewendet werden können. Sie finden die Quicksteps in einem Abschnitt im Register „Start“. Öffnen Sie das Menü, erreichen Sie den Eintrag „Neuer QuickStep“.

Wählen Sie aus einer der angebotenen Vorlagen die passende Aktion aus, also etwa das Verschieben der Nachricht in einen neuen Ordner. Damit öffnen Sie die Einstellungen der Aktion. Sie finden dort auch den Schalter „Optionen“. Dort rufen Sie sich einen weiteren Dialog auf, der Ihnen ermöglicht, weitere Aktionen hinzuzufügen, z.B. das Verschieben nur dann auszuführen, wenn die Nachricht von einer bestimmten Person stammt. In der Praxis markieren Sie dann ein oder mehrere Elemente im Posteingang oder einem anderen Ordner und wählen unter Quicksteps dann die gewünschte Aktion aus.

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Bild 3: Die Quicksteps sind eine tolle Funktion, um schnell den Posteingang aufzuräumen.
Bild 4: In den weiteren Optionen eines Quicksteps passen Sie den Ablauf genau an Ihre Wünsche an.
Bild 4: In den weiteren Optionen eines Quicksteps passen Sie den Ablauf genau an Ihre Wünsche an.

 

 

 

 

 

 

 

Der Trick mit den abgesagten Meetings

Sie wollen oder müssen nicht an einer Besprechung teilnehmen, möchten diese aber trotzdem im Kalender haben? Dann kopieren Sie den Termin einfach durch Anklicken und das Einfügen über die Zwischenablage. Sagen Sie jetzt den ersten Termin ab. So wartet der Organisator nicht erst auf die Antwort. In Ihrem Kalender bleibt trotzdem der zweite Termin erhalten.

Bauen Sie sich Ihre eigene Ansicht auf

Ein viel zu oft unterschätztes Element basiert auf der Anlage eigener Ansichten. Wechseln Sie in Outlook in das Register „Ansicht“. Dort können Sie beispielsweise bereits mit den beiden Einträgen „Nachrichtenvorschau“ und „Anordnen nach“ den Blick auf die Elemente verändern. Über den Eintrag „Spalten hinzufügen“ wählen Sie Felder aus, die verwendet werden sollen. Sind Sie mit dem individuellen Blick auf die Elemente zufrieden, nutzen Sie aus dem gleichen Register den Befehl „Ansicht ändern“ und danach das Kommando „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern“. Keine Sorge: Sie können dort nichts falsch machen. Über das Kommando „Ansicht zurücksetzen“ kehren Sie immer wieder zum ursprünglichen Zustand vor Ihren Änderungen zurück.

Ergänzen Sie Outlook

Fall Sie Outlook auf einem Rechner einsetzen, auf den Sie vollen Zugriff haben, benötigen Sie im Zweifel keine Hilfe, um sogenannte Add-ins zu ergänzen. Ansonsten besteht die Möglichkeit, sich an den Administrator in Ihrem Unternehmen zu wenden. Dazu ein Beispiel: Die Aufgabenliste von Outlook ist eine schöne Sache. Aber wer mit der Philosophie des Programms nicht zurechtkommt und intern auch keine Aufgaben per Outlook delegieren muss, kann sich beispielsweise eine Erweiterung des bekannten Dienstes Todoist installieren. Damit stehen dann die Möglichkeiten des Dienstes direkt in Outlook zur Verfügung, etwa die Option, aus eingehenden Nachrichten direkt eine Aufgabe zu generieren, die dann in der Liste von Todoist auftaucht, aber nicht erst den Umweg über Outlook geht. Unter www.sperrysoftware. com finden Sie eine ganze Reihe von (kostenpflichtigen) Add-ins für Outlook.

Extra-Tipp:

Eine der besten Erweiterungen für Outlook ist Boomerang (www.baydin. com). Mit Boomerang lassen sich E-Mails zur späteren Wiedervorlage markieren, die dann automatisch zum eingestellten Datum wieder im Posteingang erscheinen. Das geht schneller als manuelle Wiedervorlagen und bietet vor allen Dingen den Vorteil, die Nachricht nicht erst suchen zu müssen. Ist der Zeitpunkt gekommen, erscheint sie wieder direkt.

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.

  1. Sandra

    Hallo,
    die letzten beiden Absätze kann ich so nicht ganz nachvollziehen.
    Bei „Ergänzen Sie Outlook“ steht, dass man mit einem Add-In E-Mails in Aufgaben umwandeln kann. Das kann Outlook von Haus aus und ist auch ohne Add-In möglich, genau wie die Markierung als Wiedervorlage wie unter „Extra-Tipp“ erwähnt. Wenn man die Aufgabenverwaltung und QuickSteps entsprechend nutzt, muss man sich nicht sein Outlook mit Add-Ins zumüllen.

  2. Hallo,
    als Autor des Artikels möchte ich doch gern etwas dazu sagen.

    Sie haben recht. Natürlich kann Outlook Aufgaben aus E-Mails anlegen. Allerdings landen diese dann stets in Outlook. Wie auch im Artikel beschrieben, ist das kein glücklicher Ansatz für Nutzer von anderen Planern, wie etwa Todoist. Wer Aufgaben, die sich aus Mails ergeben, in ein anderes System übernehmen möchte, kommt um ein entsprechendes Add-in nicht herum. Microsoft dürfte an externen Planern maximal das inzwischen zum Hause gehörende Wunderlist unterstützen.

    Auch das zweite genannte Add-in hat durchaus seine Berechtigung. Denn die Wiedervorlage in Outlook ist streng genommen ja keine. Es handelt sich lediglich um eine Terminerinnerung, über die das Element wieder geöffnet wird. Bei dem genannten Anbieter werden tatsächlich Wiedervorlagen angelegt. Mit einem Klick verschwindet die Mail aus dem Posteingang, ohne sich um weitere Speicherorte kümmern zu müssen. Am definierten Datum wird sie tatsächlich wieder vorgelegt und erscheint wieder im Posteingang. Ohne ein Benachrichtigungsfenster, das viele Nutzer durchaus als stören empfinden.

    Viele Grüße
    Stephan Lamprecht

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