Leistet ein Dienstleister gute Arbeit, ist es nur fair, wenn Sie ihm eine Referenz ausstellen. Kaum ein Unternehmen kommt ohne externe Dienstleister aus – sei es ein Reinigungsdienst für die Raumpflege, eine Gärtnerei, die die Außenanlagen in Schuss hält oder ein Fuhrunternehmen, das für Sie eilige Lieferungen zum Kunden bringt. Gerade für kleine Betriebe sind Empfehlungsschreiben oft wichtige Bausteine in der Neukundenakquise. Es ist also durchaus möglich, dass früher oder später ein Dienstleister fragt, ob Sie ihm eine Referenz ausstellen. Wenn Sie also um ein Referenzschreiben gebeten werden, sollten Sie mit Ihrem Chef sprechen und einen entsprechenden Brief vorbereiten.
Seien Sie ehrlich, wenn Sie eine Referenz ausstellen
Überlegen Sie als Erstes gemeinsam mit Ihrem Chef, ob Sie dem Dienstleister tatsächlich eine Referenz ausstellen wollen. Wenn Sie mit dessen Leistung, mit der Zusammenarbeit und auch dem persönlichen Umgang zufrieden sind, steht einem Empfehlungsschreiben nichts entgegen. Haben Sie aber Zweifel, sollten Sie das Anliegen eher ablehnen. Denn wenn sich der Dienstleister mit Ihrer Referenz bei einem anderen Unternehmen bewirbt und dort dann schlechte Arbeit abliefert, kann das auf Sie zurückfallen. Niemand kann Sie zwingen, eine Empfehlung auszusprechen.
Tipp: Nutzen Sie die Bitte des Auftragnehmers im Zweifelsfall besser dazu, ein Kritikgespräch zu führen, und erläutern Sie, welche Leistungsmängel gegen eine Empfehlung sprechen.
Aussagen über den Dienstleister
In einem Empfehlungsschreiben sollten folgende Informationen enthalten sein:
- Name und Daten des Dienstleisters, ggf. dessen Ausbildung
- Aufgaben, die er in Ihren Unternehmen übernimmt, sowie ggf. Informationen über deren Häufigkeit
- Dauer der Zusammenarbeit
- Grund für das Empfehlungsschreiben
- Informationen über Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Ausführung der beauftragten Aufgaben, eventuell Besonderheiten (z. B. Übernahme von Aufgaben, die normalerweise nicht in den eigentlichen Aufgabenbereich dieses Dienstleisters gehören)
Seien Sie vorsichtig mit überschwänglichem Lob – das wirkt schnell unglaubwürdig. Belegen Sie positive Aussagen besser mit konkreten Beispielen.
Informationen über Ihr Unternehmen
Damit der Leser des Referenzschreibens die darin enthaltenen Informationen auch richtig einordnen kann, fügen Sie noch Angaben über die Unternehmensgröße, Branche und Tätigkeit Ihres eigenen Unternehmens hinzu. Unterschreiben sollte das Schreiben übrigens Ihr Chef, damit die Referenz das nötige Gewicht bekommt. Klären Sie mit Ihrem Chef, ob er auch für Rückfragen zur Verfügung steht – wenn ja, sollten Sie einen entsprechenden Hinweis in das Schreiben aufnehmen. Eine mündliche Auskunft wertet eine Empfehlung deutlich auf.
