Wie arbeiten PR-Agenturen?

Die Kommunikation mit Ihrer PR-Agentur gehört ebenso zu Ihren Aufgaben als Sekretärin/Assistentin wie die Mitwirkung an eigenen PR-Maßnahmen Ihres Unternehmens. Aber was genau macht eigentlich eine PR-Agentur? Und wie finden Sie den passenden Partner für die Öffentlichkeitsarbeit für Ihre Firma und Ihre Ziele finden.

Was macht eine PR-Agentur?

PR steht für Public Relations. Der englische Terminus heißt wörtlich übersetzt „Beziehungen zur Öffentlichkeit“ und wird im Deutschen zumeist mit dem – genau so nichtssagenden Begriff – „Öffentlichkeitsarbeit“ umschrieben. Will man das Aktionsfeld von PR jedoch exakt umreißen, sollte man besser die Definition „PR ist die Kommunikation mit Bezugsgruppen“ wählen. D. h., das Ziel von PR ist es, Mitarbeiter, Kunden, Nachbarn, Lieferanten, Medien usw. für ein Unternehmen zu interessieren und positiv zu stimmen. Die Hauptanliegen und -aufgaben von PR sind, Vertrauen zu stiften und mitzuhelfen, ein gutes Image aufzubauen und zu pflegen.

Warum ist PR sinnvoll?

Das positive Image einer Firma und ein hoher Bekanntheitsgrad sind heutzutage unverzichtbare Grundsteine des wirtschaftlichen Erfolgs. Wer zu den Kritikern und Zauderern gehört und meint, auf PR verzichten zu können, spielt der Konkurrenz automatisch den Trumpf in die Hand. Denn nie war PR so wichtig wie heute. Da die meisten Märkte gesättigt sind, muss man sich schon etwas einfallen lassen, um den Käufer professionell auf sich aufmerksam zu machen. In einer Informationsgesellschaft, in der nicht nur die Anzahl von Informationen, sondern auch deren Einfluss auf uns ständig wächst, reichen die gute Qualität und der günstige Preis eines Produkts nicht aus, um den Käufer zu überzeugen. Die Vermarktung läuft heute hauptsächlich über die Image-Schiene. PR ist ein wesentlicher Faktor, um eine positive Unternehmensidentität zu entwickeln und zu transportieren.

Wann Sie eine PR-Agentur sollten

  • Ihr Unternehmen hat keine eigenen PR-/Presseabteilung und keine Erfahrungen im Umgang mit der Presse und mit PR-Maßnahmen und sucht deshalb Rat bei Experten.
  • Es ist kein eigener Presseverteiler vorhanden bzw. der Presseverteiler der PR-Agentur soll genutzt werden.
  • Ihr Chef will keinen direkten Kontakt zur Presse, sondern eine professionelle Zwischenstation.

Aufgabenspektrum einer PR-Agentur

  1. Beratung und Betreuung
  • Beratung in Sachen Pressestrategie
  • Für das jeweilige Ziel ein geeignetes Kommunikationskonzept entwickeln und für dessen Umsetzung sorgen
  • Zur Verfügung stellen eines Ansprechpartners
  • Zur Verfügung stellen einer Datenbank mit Redaktionsadressen (Presseverteiler)
  • Versand (an Verteiler) und Follow-Up von Pressemeldungen
  • Versand von Rezensionsexemplaren
  • Platzieren und Begleiten von Produkttests
  • Beantwortung von Journalistenfragen
  • Kontaktpflege zu freien Journalisten und zu Redaktionen
  • Web-PR
  • Beratung bei der Bildgestaltung/Motivauswahl, redaktionelle, zielgruppenspezifische Beratung fertiger Texte (= Redigierservice)

2. Redaktion und Recherche

  • allgemeine Recherchearbeiten und Texterstellung im Kundenauftrag (Presseinformationen/-meldungen, Pressemappen, Fachbeiträge in Firmenzeitschriften, Erfahrungsberichte, Anwendungsberichte, Messe- und Werbeprospekte, Imagebroschüren, Interviews, Produktvorstellungen, Reden)
  • Recherche und Verfassen von Fallstudien
  • Übersetzungen

3. Dokumentation

  • Fotografie für Print und Web
  • Dokumentation von Presseveranstaltungen per Foto und/oder Video
  • Erstellen von Datenblättern
  • Produktion eines Unternehmensvideos

4. Veranstaltungs- und Aktionsmanagement

  • Medienkampagnen in den Sektoren Print, Online, Radio, TV
  • Event-/Messevorbereitung
  • Strategischer Marketinginput
  • Artdirektion/grafische Gestaltung von Text- und Bildbeiträgen
  • Webdesign
  • Illustrationshilfen
  • Planung, Durchführung, Organisation, Moderation und Auswertung von Presseveranstaltungen
  • Nachbereitung von Veranstaltungen
  • Pressespiegel
  • Auswertung des Presseechos
  • Auskünfte und Interviews
  • Besuche bei Redaktionen, Verlagshäusern, Presseveranstaltungen etc.
  • Medientraining
  • Krisenverwaltung

So finden Sie die passende PR-Agentur

  • Hören Sie sich in der Branche um und setzen Sie auf Erfahrungen derjenigen, die bereits länger mit Agenturen zusammenarbeiten.
  • Achten Sie auf Referenzen der Berater/der Agentur, denn sie geben Aufschluss darüber, ob das Umfeld bzw. das Image der Agentur zu Ihrer Firma und zu Ihren Zielen passt.
  • Eine bekannte und große Agentur muss nicht immer automatisch die beste Wahl sein. Es kann durchaus von Vorteil sein, eine kleine, aber dynamische und vor Ort ansässige Agentur zu konsultieren, denn das erleichtert die Kommunikation und den direkten, unmittelbaren Kontakt.
  • Lassen Sie sich ruhig zunächst von mehreren Agenturen Konzepte erstellen und wählen Sie daraufhin erst die Agentur aus, die Sie am meisten überzeugt hat.

PR-Agentur einschalten oder eigene PR-Maßnahmen treffen?

Je nachdem, ob eine PR-Strategie für das ganze Unternehmen entwickelt werden soll oder ob einzelne PR-Maßnahmen zunächst ausreichen, können Sie entscheiden, ob es überhaupt notwendig ist, eine PR-Agentur zu beauftragen oder ob sich in Ihrer Firma Personen finden, die die Aufgaben genau so gut übernehmen können. Vielleicht gibt es ja einen Mitarbeiter, der bereits Erfahrung in Sachen PR oder ein gutes Gespür für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hat. Trauen Sie sich diese Aufgaben ruhig auch selbst zu. Besuchen Sie Weiterbildungsseminare zum Thema PR, lesen Sie Fachbücher oder fragen Sie jemanden, der sich damit auskennt. Sie können ja zunächst auch rein aus Beratungszwecken auf eine PR-Agentur zurückgreifen und die PR-Aktionen an sich trotzdem selbst übernehmen. Gegebenenfalls rechnet es sich auch, eine Person einzustellen, die für Ihre Firmen-PR zuständig ist. Das ist auf längere Sicht hin oftmals kostengünstiger, als eine Agentur zu beauftragen.