Protokolle schreiben

Schreibt heutzutage überhaupt noch jemand Protokolle? Aber ja! Nach wie vor ist es unverzichtbar, Ergebnisse, Entscheidungen und To-dos nach Besprechungen zu dokumentieren. Allerdings hat sich die Art, wie Protokolle geschrieben werden, deutlich verändert. Genau hier setzt die Neuauflage des Ratgebers „Protokolle schreiben“ von Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer und Cordula Natusch an.  

Innovation und Technik spielen eine Hauptrolle in diesem praxisorientierten Ratgeber. Denn die Digitalisierung hat auch vor der Protokollführung nicht Halt gemacht. Im Gegenteil: Schon längst wird beispielsweise künstliche Intelligenz wie Copilot oder ChatGPT genutzt, um Online- und Offlinebesprechungen zusammenzufassen. Die Vorteile liegen auf der Hand. So wird die KI beispielsweise auch in langen Meetings nicht müde, sondern hält beharrlich alle Inhalte fest. Es gibt jedoch auch Fallen beim Einsatz der KI, die weniger offensichtlich sind, aber gravierende Folgen haben können. Im Buch finden Sie daher zahlreiche Hinweise, wie Sie die KI zielgerichtet und sinnvoll einsetzen können – inklusive einem Beispielprompt, mit dem Sie sicherstellen, dass die Qualität des KI-erstellten Protokolls auch wirklich stimmt.  

Auf insgesamt 146 Seiten gehen die erfahrenen Autorinnen in der dritten, komplett überarbeiteten Auflage des Standardwerks auf die entscheidenden Punkte der modernen Protokollführung ein. Neben der KI werden im Ratgeber weitere technische Möglichkeiten besprochen, um Ergebnisse festzuhalten. Die praxisnahen Tipps reichen vom Fotoprotokoll bei kreativen Sitzungen über den Umgang mit Notizen-Apps bis zum Handling von kollaborativen Tools, mit denen Teams gemeinsam eine Besprechung dokumentieren. 

Aber all die Technik nutzt nichts, wenn das grundlegende Fachwissen zur Protokollführung fehlt. Die Autorinnen erläutern daher nicht nur die klassischen Protokollarten, die nach wie vor im Einsatz sind, sondern zeigen auch, wieso gute Vor- und Nachbereitung auch heute noch unverzichtbar sind. Ein ganzes Kapitel widmen sie zudem der zentralen Frage des Protokollierens: Wie sorgen Sie dafür, dass Sie wirklich alles Wesentliche mitbekommen? Das Wichtige festhalten und das Unwichtige weglassen? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten sind notwendig, um sinnvoll mitzuschreiben? Für diese Fragen sind die praxisnahen Hinweise der Autorin und Office-Expertin Tanja Bögner besonders wertvoll, ebenso wie die persönlichen Tipps zum Mitschreiben, die Protokollprofis in den enthaltenen Interviews teilen.  

Ergänzt werden diese Inhalte durch einen Überblick über die Vorgaben für Protokolle in der DIN 5008, durch eine nützliche Liste mit Einleitungsformeln, Konjugationstabellen für die indirekte Rede sowie durch Vorlagen für die Praxis.  

Fazit: Wer Protokolle schreibt, kommt um diesen Ratgeber nicht herum!