Ob Führungskräfte-Meeting, Vertriebstagung oder wöchentlicher Jour fixe – ein gutes Protokoll hilft, den Überblick zu behalten. Es hält fest, was beschlossen wurde, wer was bis wann erledigt und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Gerade im Trubel des Arbeitsalltags ist das wichtig – denn wie sagt man so schön: Es zählt nur, was schwarz auf weiß festgehalten wurde.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So verfassen Sie ein Protokoll richtig
- Direkt nach der Sitzung schreiben. Dann sind Inhalte noch frisch im Gedächtnis.
- Notizen mit Tagesordnung & Teilnehmerliste abgleichen. So wird nichts und niemand vergessen.
- Unterschriften einholen (erst Leitung, dann Sie als Protokollleitung), damit wird die Gültigkeit des Protokolls bestätigt.
- Dokumentieren & versenden:
- Das Original immer ablegen.
- Kopien an alle Beteiligten versenden (inkl. Abwesende).
- Fügen Sie eventuell vorhandene Anlagen hinzu (z.B. Anträge, Kommentare, Teilnehmerliste etc.)
Wie ist ein professionelles Protokoll aufgebaut?
Ein vollständiges Protokoll besteht in der Regel aus drei Teilen:
1. Protokollkopf: Hier halten Sie die Rahmendaten fest
- Machen Sie Angaben zu Anlass, Datum, Uhrzeit und Ort.
- Welche Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind anwesend, entschuldigt oder unentschuldigt?
- Wer sind Vorsitzende und Vorsitzender und Protokollführerin oder Protokollführer?
- Welche Punkte stehen auf der Tagesordnung/Agenda?
2. Hauptteil: Verlauf und Ergebnisse der Sitzung – darauf sollten Sie besonders achten!
Abhängig von der Protokollart, notieren Sie:
- Diskussionspunkte
- Entscheidungen
- Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Fristen
3. Schlussteil: Abschluss und Unterschriften
- Holen Sie die Unterschrift der Sitzungsleitung ein, sofern nötig.
- Die Unterschrift der Protokollführung ist nur dann nötig, wenn…
- eine interne Geschäftsordnung es verlangt.
- das Protokoll als formeller Nachweis dient (z.B. für Gesellschafterbeschlüsse, Verträge).
- es sich um wichtige Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung handelt (z.B. Budgetfreigaben, Strategieentscheidungen).
- Faustregel: Je höher die Verbindlichkeit des Protokolls, desto eher ist die doppelte Unterschrift (Leitung + Protokollführung) erforderlich.
Wann müssen Protokolle unterschrieben werden? In diesem Beitrag finden Sie eine fundierte Zusammenfassung: „Protokoll unterschreiben: Warum ist es wichtig und worauf sollten Sie achten“
Richtige Sprache und guter Stil im Protokoll: So schreiben Sie professionell
- Bleiben Sie stets kurz und präzise. Verwenden Sie stichpunktartige und prägnante Formulierungen.
- Es geht immer um die Sache, nicht um Befindlichkeiten! Bleiben Sie immer sachlich und neutral: Keine Wertungen und Meinungen einfließen lassen.
- Immer im Präsens schreiben, um das Protokoll leicht leserlich zu halten.
Wie werden Redebeiträge richtig erfasst?
| Form | Beispiel |
|---|---|
| Passiv | „Es wurde diskutiert…“ |
| Indirekte Rede im Konjunktiv | „Frau Müller erläuterte, dass…“ |
| Abwechslung | „Herr X sagte/äußerte/betonte/…“ |
| Zitate | Wörtliche Aussagen in Anführungszeichen |
Best Practice: Fragen und Antworten kombinieren Sie am besten: „Auf die Frage nach dem Budget erläuterte Herr Meier …“
Wissen Sie, wie Sie Meetings effizient dokumentieren? Erfahren Sie, wie Sie mit klaren Mitschriften, nachhaltige Ergebnisse sichern: „Kennen Sie das A und O der Protokollführung?“
Vermeiden Sie diese häufigen Fehler beim Protokollieren:
Zu viele Details
- Beispiel: „Frau Neumann schlug vor, das Papier im Drucker künftig in der linken Schublade statt im Schrank zu lagern. Daraufhin meinte Herr Scholz, dass man das Papier aber auch zentral in der Teeküche aufbewahren könne. Die Diskussion dauerte etwa fünf Minuten, bis man sich darauf einigte, es zunächst beim bisherigen Ort zu belassen.“
- Besser: „Lagerort für Druckerpapier bleibt unverändert.“
Wertende Formulierungen
- Beispiel: „Herr Meier hat leider wieder sehr langatmig und ohne erkennbaren roten Faden präsentiert.“
- Besser: „Herr Meier stellte seine Präsentation ausführlich vor.“
Redundanzen
- Beispiel: „Die Bestellung von Büromaterial soll künftig zentral organisiert werden. Frau König wird sich um die Abstimmung mit den Teams kümmern, damit der Bedarf gesammelt erfasst werden kann. Zur besseren Übersicht soll Frau König die Materialwünsche der Teams regelmäßig einholen und die Bestellungen bündeln.“
- Besser: „Frau König übernimmt ab sofort die zentrale Koordination der Büromaterialbestellungen inklusive Bedarfserhebung in den Teams.“
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Was ist ein Protokoll?
Ein Protokoll ist ein verbindliches Dokument, das den Verlauf und die Ergebnisse einer Besprechung oder Sitzung festhält. Besprechungsprotokoll oder Sitzungsprotokoll sind Synonyme, die im Büroalltag verwendet werden. Unter Protokoll verstehen wir hier die strukturierte Mitschrift einer Bürobesprechung – im Gegensatz zu technischen Protokollen oder genau definierten Abläufen.
Wem hilft das Protokoll wobei?
Als Mitschrift eines Meetings oder Telefonats unterstützt ein Protokoll …
- Teilnehmende, um Entscheidungen und Aufgaben nachzuvollziehen
- Abwesende, um sich schnell zu informieren.
- Führungskräfte, um die Umsetzung zu steuern.
- Im Streitfall als dokumentierter Nachweis.
Fazit: Protokolle können lästig sein. Sie erfüllen jedoch wichtige Aufgaben und sind mehr als nur Pflicht
Protokolle sind nicht nur eine formale Pflicht, sondern ein zentraler Bestandteil professioneller Büroorganisation. Sie schaffen Transparenz, sichern Entscheidungsprozesse ab und sorgen dafür, dass Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen verbindlich dokumentiert werden. Wer Protokolle gezielt einsetzt, fördert die Nachvollziehbarkeit, vermeidet Missverständnisse und steigert die Effizienz im Team. Gerade in Zeiten hybrider Arbeitsformen und zunehmender Informationsdichte sind sie ein unverzichtbares Instrument, um Struktur zu schaffen und den Überblick zu behalten.
Kurz: Protokolle sind ein aktiver Beitrag zu Verbindlichkeit, Qualität und nachhaltigem Projekterfolg.
Gesetze und Pflichten: Protokolle richtig aufbewahren – was nach HGB und BGB gilt
Protokolle mit geschäftsrelevanten Inhalten – zum Beispiel über Beschlüsse, Zuständigkeiten oder Vereinbarungen – sollten gut archiviert werden. Warum? Weil für solche Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht gilt. Laut dem HGB und dem BGB lohnt sich eine längere Aufbewahrung, da rechtlich relevante Protokolle als Beweismittel dienen.
| Art des Protokolls | Aufbewahrungsfrist | Gesetzliche Grundlage |
|---|---|---|
| Gesellschafterversammlung | 10 Jahre | § 257 HGB, ggf. analog § 51a GmbHG |
| Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen | 10 Jahre | § 257 HGB i.V.m. AktG |
| Betriebsratssitzungen | 2 Jahre (mind.) | § 34 Abs. 2 BetrVG |
| Protokolle mit steuerlicher Relevanz | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO |
| Projekt- oder Meetingprotokolle (intern) | Frei wählbar, 6 Jahre empfohlen (wenn steuerlich relevant) | § 257 HGB, § 147 AO |
| Notarielle Protokolle | Dauerhaft bei Notar | § 8 BeurkG, ggf. Archivrecht |
Fallbeispiel
Stellen Sie sich vor: Sie suchen ein wichtiges Protokoll – und es ist einfach weg. Gelöscht, verschwunden, nicht mehr auffindbar. Genau das ist Frau Schneider passiert. Ein klassischer Fall von: Hätte ich mal vorher über die Aufbewahrungsfristen nachgedacht…
Situation: Frau Schneider arbeitet als Teamassistenz in einer mittelständischen GmbH. Sie ist u. a. für die Organisation und Dokumentation der monatlichen Geschäftsführungsmeetings zuständig. In diesen Sitzungen werden regelmäßig Entscheidungen zu Budgets, Investitionen und Vertragsabschlüssen getroffen – alles Themen mit finanziellem und steuerlichem Bezug.
Fall: Im Juni 2025 möchte ein Wirtschaftsprüfer Unterlagen zu einer Investition aus dem Jahr 2019 einsehen. Frau Schneider sucht im Archiv das entsprechende Protokoll der Geschäftsführersitzung – aber es wurde im Vorjahr versehentlich gelöscht, weil man annahm, es sei „nicht mehr nötig“.
Folge: Ohne das Protokoll fehlt ein schriftlicher Nachweis der Entscheidungsgrundlage. Das Unternehmen kann den steuerlichen Zusammenhang nicht eindeutig belegen – was zu Rückfragen und möglichen steuerlichen Nachteilen führt.
Lektion: Protokolle, in denen steuerlich relevante Beschlüsse oder finanzielle Entscheidungen dokumentiert sind, müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden – besser 10 Jahre, wenn sie zu Buchführung oder Bilanz gehören. Für GmbH-Gesellschafterversammlungen gilt die 10-Jahres-Regel sogar als Standard.
Tipp: Wichtige Protokolle am besten langfristig und gut organisiert aufbewahren – das schafft Sicherheit und spart im Ernstfall Zeit und Nerven.
Best Practices für Protokolle am Beispiel Betriebsratsprotokoll
| Digitale Aufbewahrung | Physische Aufbewahrung | |
|---|---|---|
| Ordnerstruktur | Protokolle/Betriebsrat/2024 | Ordner: Betriebsratsprotokolle 2024 |
| Name des Dokuments | 2024-02-15_Betriebsratssitzung_Pausenregelung | Einzelblätter oder Register |
| Unterteilung | Ordnerstruktur nach Monaten oder Themen | Trennblätter nach Monaten oder thematischen Registern |
| Backups | Automatisierte Backups erstellen | Nur digital sichern |
| Zugriff | Rollenbasierte Zugriffsrechte | Nur autorisierte Personen |
FAQ – Häufige Fragen rund ums Protokollieren
1. Welche Protokollarten gibt es?
- Wortprotokoll: Gibt den Gesprächsverlauf vollständig wieder (selten, meist bei rechtlicher Relevanz).
- Verlaufsprotokoll: Dokumentiert Diskussionen und Beiträge sinngemäß nach einem zeitlichen Ablauf (z. B. bei Workshops oder Strategie-Meetings).
- Kurzprotokoll: Hält die wesentlichen Beschlüsse fest und ist ideal für eine schnelle übersichtliche Dokumentation (z.B. bei Jour Fixes oder Teambesprechungen).
- Ergebnisprotokoll: Hält nur Beschlüsse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest (Standard im Arbeitsalltag).
Tipp: Die 4 Protokolltypen werden in https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/protokoll/wichtige-protokollarten/ ausgiebiger behandelt.
2. Wie lange muss ein Protokoll aufbewahrt werden?
Das hängt vom Kontext ab: In Unternehmen meist 3–10 Jahre, in Behörden oder Projekten mit rechtlicher Relevanz auch deutlich länger. Die Aufbewahrungsfrist sollte in der Dokumentationsrichtlinie geregelt sein.
3. Darf ich ein Protokoll nachträglich ändern?
Ja – aber nur mit klarer Kennzeichnung und ggf. erneutem Versand. Änderungen ohne Rücksprache oder nach Freigabe sind unzulässig.
4. Wie schnell sollte ein Protokoll verschickt werden?
Am besten am selben Tag oder spätestens innerhalb von 1–2 Werktagen nach der Sitzung. So bleibt alles frisch, handlungsfähig und nachvollziehbar und alle Beteiligten können zügig mit der Umsetzung beginnen.
5. Gibt es rechtliche Vorgaben zur Protokollform in Unternehmen?
In der Regel nicht allgemeinverbindlich – es gelten jedoch Vorgaben aus Betriebsvereinbarungen, ISO-Normen oder Projektverträgen. Bei GmbH-Gesellschafterversammlungen oder Betriebsratsprotokollen kann es rechtliche Mindestanforderungen geben.
