Viele Arbeitsaufträge lassen sich weder in fünf Minuten erledigen noch sind sie groß genug, um als umfangreiches Projekt zu gelten. Genau hier kommt die Assistenz ins Spiel: Sie koordinieren Abläufe, behalten Fristen im Blick und sorgen dafür, dass Schnittstellen reibungslos zusammenarbeiten. Mit diesem pragmatischen Projektmanagement tragen Sie entscheidend zum Erfolg im Unternehmen bei.
Großprojekte erhalten im Unternehmensalltag viel Aufmerksamkeit, Unterstützung und Ressourcen. Sie stehen im Fokus, werden geplant und kontrolliert. Ihr erfolgreicher Abschluss wird idealerweise auch gefeiert. Man könnte meinen, dass der Unternehmenserfolg einzig und allein von diesen Projekten abhängig ist und die Sichtbarkeit von Arbeitsleistung nur durch Projekte mit großen Namen möglich ist. Die Realität zeigt allerdings: Die vielen kleinen Linienaufgaben stützen den Betriebsablauf und ermöglichen erst sowohl den täglichen Betrieb als auch große Projekte. Wie gelingt die pragmatische Umsetzung von Herausforderungen, wenn die Zuständigkeit im üblichen operativen Alltag angesiedelt ist und Sie nicht den Überbau eines offiziellen Projekts installieren können? Genau wie im Großen ist es sinnvoll, die Arbeit beherrschbar zu machen und sich einer vertretbaren Umsetzungsstruktur in Form eines pragmatischeren Projektmanagements zu bedienen.
Die Grundvoraussetzung
Der Alltag der Assistenz besteht aus eigenverantwortlicher Organisation. Gehen Sie in der pragmatischen Projektplanung einmal mehr davon aus, dass Sie auf Basis Ihres Erfahrungsschatzes den Großteil der Entscheidungen selbst treffen bzw. eine sehr enge Vorauswahl von Entscheidungsvorlagen vorbereiten werden.
Klare Ziele definieren
Die Arbeitspakete, um die es hier geht, sind meist kurz- bis mittelfristig umzusetzen und sollten klar abgegrenzt sein. Dafür braucht es eine klare Zielsetzung und Beschreibung des Auftrags. Verständigen Sie sich mit Ihrem Chef darauf, was im Fokus steht. Fragen Sie:
» Wer sind die Stakeholder und welche Erwartungen haben sie?
» Was soll am Ende erreicht werden?
Formulieren Sie Ihr Ziel so konkret wie möglich. Sagen Sie anstelle von „Der Empfangsbereichsoll ansprechender gestaltet werden“ besser „Der Empfangsbereich soll durch neue Möbel und eine verbesserte Beleuchtung moderner und einladender wirken“. Das ist deutlich präziser.
Prioritäten setzen
Nicht alles, was möglich ist, ist auch notwendig. Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die erledigt werden müssen, und priorisieren Sie sie. Hierfür eignet sich die Eisenhower-Matrix. Zeichnen Sie auf der x-Achse die Dringlichkeit und auf der y-Achse die Wichtigkeit ein und sortieren Sie die Aufgaben entsprechend:
» dringend und wichtig: sofort erledigen
» wichtig, aber nicht dringend: planen
» dringend, aber nicht wichtig: delegieren
» weder wichtig noch dringend: ignorieren
So fokussieren Sie sich auf das Wesentliche.
Rollen und Verantwortlichkeiten klären
In kleinere Projekte sind oft nur wenige Personen involviert. Dennoch ist es wichtig, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Wer übernimmt welche Aufgabe? Wer triff t Entscheidungen? Diese Klarheit verhindert Missverständnisse und Doppelarbeit. Noch viel wichtiger ist, dass Sie auf diese Weise die Expertise der jeweiligen Kollegen und Kolleginnen nutzen können. Die Umsetzungswahrscheinlichkeit steigt damit erheblich.
Einfache Tools verwenden
Sie müssen kein Zertifikat im Projektmanagement vorweisen können, um Projekte erfolgreich zu steuern. Mit einfachen To-do-Listen und einem Kalender sind Sie bereits gut ausgerüstet. Dokumentieren Sie Aufgaben, Zuständigkeit, den aktuellen Stand der Dinge und die jeweiligen nächsten Schritte, damit möglichst große Transparenz herrscht und der Fortschritt gut zu überwachen ist. Strukturierung sichert den Erfolg der Zusammenarbeit. Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Personen Zugriff auf alle Daten, auch die To-do-Listen, haben. Weil das Team oft dezentral arbeitet, sollten Sie auf die Nutzung digitaler Medien setzen.
Praxis-Tipp: An der Grenze des Budgets entscheidet sich der Fokus eines Projekts. Und das Budget ist ein toller Ratgeber bei der Entscheidungsfindung in der laufenden Umsetzung.
Das Budget planen
Auch bei kleineren Projekten lohnt es sich, ein einfaches Budget zu erstellen. Überlegen Sie:
» Welche Kosten sind unvermeidbar?
» Wo können Einsparungen erzielt werden?
Das ist ein notwendiges Vorgehen, das schon zu Beginn des Projekts dabei hilft, den Umfang und die Zielsetzung zu schärfen. Hier genügt eine einfache Excel-Tabelle, um den Überblick zu behalten und innerhalb der Vorgaben zu bleiben.
Risikobewusstsein schärfen
Kein Projekt verläuft reibungslos. Kleine Vorhaben benötigen kein komplexes Risikomanagement, sondern ein kurzes Analysieren mit gesundem Menschenverstand. Identifizieren Sie frühzeitig potenzielle Risiken und überlegen Sie, wie Sie sie minimieren können:
» Welche Faktoren können das Projekt verzögern oder gefährden?
» Wie lassen sich diese Risiken reduzieren oder beheben?
Nutzen Sie diese Fragen, um besser auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein, zum Beispiel:
„Was tun, wenn ein Lieferant ausfällt?“ oder „Wie reagieren wir auf kurzfristige Änderungen?“.
Flexibel bleiben
Selbst die beste Planung schützt nicht vor Änderungen. Bleiben Sie flexibel und bereit, Pläne anzupassen. Legen Sie von Anfang an Pufferzeiten fest, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Offenheit und schnelle Entscheidungen helfen dabei, Probleme zu lösen, bevor sie größer werden. Noch viel wichtiger: Halten Sie regelmäßig Rücksprache mit Ihrem Auftraggeber. Einerseits kommen eventuell zusätzliche Wünsche dazu, andererseits entwickelt sich mit dem Projektfortschritt auch ein besseres Gefühl für die Umsetzung und die Erwartungen werden realistischer.
Die Zusammenarbeit im Team
Auch bei kleineren Projekten spielt die Motivation des Teams eine große Rolle. Je mehr Reibung und Unsicherheit in der Zusammenarbeit entstehen, umso mehr Spannungen kommen auf und die Umsetzungsstärke Ihres Teams lässt nach. Bleiben Sie in regelmäßigem Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen, aber finden Sie eine gesunde Dosis von Information, Führung, Zeitplanung.
Feedback geben
Ganz wichtig: Sorgen Sie für regelmäßiges Feedback und loben Sie auch kleinere Erfolge. Die kleinen Arbeitspakete sind in der Regel nicht die Projekte, die es in den Jahresbericht schaffen, daher braucht es im täglichen Tun umso mehr Wertschätzung. Das schafft ein positives Arbeitsklima und fördert die Zusammenarbeit. Kleine Gesten wie ein Dankeschön per E-Mail oder ein gemeinsamer Kaffee zwischendurch können Wunder wirken.
Dieser Artikel stammt aus dem sekretaria-Magazin. Wollen Sie mehr über die neuesten Trends im Office erfahren? Dann fordern Sie jetzt Ihr kostenloses Probeexemplar an!
Kommunikation im Team organisieren
In Großprojekten gibt es festgelegte Meetingstrukturen und Updates für eingebundene Teilprojekte für alle beteiligten Personen vom Management bis zu den ausführenden Kollegen und Kolleginnen. Für Ihr Arbeitspaket werden Sie in der Regel kein zusätzliches Personal erhalten und eine ausgefeilte Meetingstruktur steht vermutlich in keinem zu rechtfertigenden Verhältnis zum Projektumfang. Dennoch ist eine klare und regelmäßige Kommunikation entscheidend für den Projekterfolg. Strukturieren Sie den Austausch ebenfalls auf einem pragmatischen Level. Kurzfristige Meetings oder E-Mails für Ihre Updates reichen meist völlig aus. Wichtig ist, dass Fortschritte und Herausforderungen bei allen relevanten Beteiligten bekannt sind.
Abschluss und Feedback
Nach Abschluss des Projekts sollten Sie Zeit für eine kurze Reflexion einplanen:
» Haben Sie die Ziele erreicht?
» Was lief gut und was können Sie beim nächsten Mal besser machen?
Schreiben Sie einen kurzen Abschlussbericht und führen Sie ein Feedbackgespräch mit dem Auftraggeber, aber auch mit den Kollegen und Kolleginnen. Es hilft Ihnen, aus der Erfahrung zu lernen und sich für künftige Projekte weiterzuentwickeln.
Struktur und Organisation
Pragmatisches Projektmanagement ist kein Hexenwerk, sondern vor allem eine Frage der Struktur und Organisation. Mit klaren Zielen, Prioritäten, einfacher Kommunikation und der Unterstützung durch passende Tools können auch kleinere Projekte große Erfolge erzielen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und bleiben Sie flexibel. So schaffen Sie die Grundlage für eine effektive Umsetzung – und können am Ende stolz auf Ihre Ergebnisse sein.
Autorinnen: Helga Miegel, Barbara Stromberg
