Große Messen, viel Arbeit, zu wenig Zeit – So behalten Sie den Überblick

Die Messesaison steht vor der Tür, und Sie als Assistentin tragen oft die Hauptverantwortung: Hotelkontingente organisieren, Rahmenprogramme planen, internationale Gäste betreuen – und das alles neben dem Tagesgeschäft. Die Erwartungen steigen: Jede Messe muss sich rechnen. Jeder Kontakt muss zählen. Jeder Gast soll begeistert werden.

Doch hier liegt das Dilemma: In aktuellen Studien klagen zwei Drittel der Eventplaner über stark gestiegene Kosten in den Bereichen Hotels, Catering und Technik¹ – während gleichzeitig die Event-Budgets der Unternehmen real sinken. Die Erwartungshaltung der Unternehmen lautet: „Mehr mit weniger“. Die operative Last verteilt sich auf immer weniger Schultern, und zu oft wird Messebegleitung zur Last-Minute-Improvisation statt zur strategischen Planung.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie professionelle Messebegleitung funktioniert – mit konkreten Tipps, praxiserprobten Checklisten und Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Warum Messen im digitalen Zeitalter unverzichtbar sind

Trotz digitaler Transformation bleibt die physische Präsenz der wichtigste Faktor für den Geschäftserfolg. Eine AUMA-Studie belegt die Relevanz:

• 83 % der Unternehmen halten Messen für wichtig – direkt nach dem Internetauftritt.³
• 67 % der Aussteller schließen direkt Verträge ab oder bauen signifikante Beziehungen auf.³
• 5,1 separate Reisen werden pro Messebesucher durch den gebündelten Kontakt vermieden (nachhaltiger!).⁴
• 60 % der Geschäftskontakte können digital nicht in gleicher Qualität stattfinden.⁴
• Art der Gespräche: Informelle Treffen (42 %), Networking (40 %), Produktbesprechungen (36 %), Vertragsverhandlungen (20 %).⁴

Der frühe Vogel: Warum 24–12 Monate Vorlauf entscheidend sind

Frühe Planung sichert exklusive Ressourcen

Die besten Hotelpreise für Gruppenkontingente und die schönsten Event-Locations in München sind bei Weltleitmessen wie der BAU, IAA oder transport logistic oft bereits ein Jahr im Voraus ausgebucht. Nicht anders sieht es bei Messen, wie der Gamescom in Köln, oder der Agritechnica in Hannover aus. Wer früh plant, hat zudem Zeit für kreative Konzepte statt Notlösungen. Die Frage lautet dann nicht: „Was ist noch verfügbar?“, sondern: „Was passt perfekt zu unseren Gästen und unserer Marke?“

Erfahrungswerte aus früheren Messen nutzen

Die goldene Regel lautet: Am letzten Messetag beginnt die Planung für die Folgemesse. Warum? Weil die Eindrücke frisch sind. Hatte das Hotel eine gute Verkehrsanbindung? Wie fielen die Kundenreaktionen aus? Dokumentieren Sie systematisch:

• Feedback von Gästen, Kolleginnen und Kollegen.
• Bewertung der Servicepartner (Hotels, Catering, Technik, Standbau).
• Budgetvergleich (Plan vs. Ist).
• Lead-Qualität und Follow-up-Erfolge.

Stakeholder frühzeitig einbinden

Klarheit vor der Messe schafft Erfolg nach der Messe. Setzen Sie sich rechtzeitig mit allen Abteilungen zusammen:

• Vertrieb: Welche Kunden, Partner und Interessenten sollen eingeladen werden?
• Marketing: Wer sind die Zielgruppen? Welche Botschaften stehen im Vordergrund?
• Management: Was ist das übergeordnete Ziel (Neukundengewinnung, Bestandspflege, Produktvorstellung)?
• Human Resources: Wer kommt zur Unterstützung mit?

Entscheidend ist die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist wofür zuständig? Wer trifft welche Entscheidungen? Klare Strukturen vermeiden Chaos in der heißen Phase.

Zieldefinition: ROI vs. ROR – Herzen erobern als Strategie

Bevor das erste Budget fließt, müssen die Metriken klar sein. Wir unterscheiden zwischen:

ROI (Return on Investment): Die klassische Kennzahl misst den finanziellen Umsatz im Verhältnis zu den Kosten.

ROR (Return on Relationships): Die erweiterte Perspektive. 77 % der Konsumenten vertrauen einer Marke nach persönlichen Interaktionen bei Events mehr.⁵ ROR misst die Qualität von Beziehungen: Vertrauen, Loyalität, emotionale Bindung – Faktoren, die sich langfristig in Umsatz verwandeln.

Lead-Definition: Nicht jeder Visitenkartentausch ist ein qualifizierter Lead. Definieren Sie gemeinsam mit dem Vertrieb klare Kriterien: Branche, Unternehmensgröße, Budget, Entscheidungsbefugnis.

Praxis-Tipp: Inhouse planen oder Entlastung durch eine externe Eventagentur?

Wann lohnt sich eine externe Eventagentur?

• Ab einer Gruppengröße von 50 Personen: Hier versagen reine Online-Buchungsportale, meist bei Gruppenkontingenten und der Buchungsabwicklung.
• Bei komplexen messebegleitenden Events: Gala-Dinners, Shows, Incentive-Programme
• Bei internationalen Gästen: kulturelle Besonderheiten, sprachliche Anforderungen
• Bei Zeitdruck oder Personalengpässen: 53 % der Event-Profis leiden unter Burnout-Symptomen⁶

Was professioneller Event-Einkauf bietet:

• Volumenbündelung: Bestpreisgarantie, Kostenvorteile von 20–40 %⁷ durch Agenturnetzwerke.
• Netzwerk: Zugriff auf den „unsichtbaren Markt“ – nichtöffentliche Hotelkontingente und exklusive Orte.
• Direktverträge: transparent und begleitend
• Lokale Expertise: Als inhabergeführte Agentur mit Sitz in München-Haidhausen nutzt die Servicebroker GmbH tiefes lokales Wissen für Erlebnisse abseits des Standards. In jeder Stadt sind Eventagenturen die Locals mit den besten Tipps und Tricks.
• Zeitersparnis: Koordination, Verhandlung, Logistik
• Risikominimierung: Notfallpläne für jede Situation
• Service: persönlicher Ansprechpartner bei Problemen und Wünschen

Messebegleitende Events – Das unterschätzte Differenzierungspotenzial

Die Messe selbst ist der Kontaktpunkt. Das messebegleitende Event ist der Beziehungsmoment. Während auf dem Stand oft nur wenige Minuten bleiben, bietet ein exklusives Abendprogramm die Chance für tiefere Gespräche und emotionale Bindung.

Entscheidend ist die Haltung: „Begrüßen Sie Gäste statt Teilnehmer!“ Teilnehmer konsumieren ein Programm, Gäste erleben Gastfreundschaft. Diese Unterscheidung ist keine Wortklauberei, sondern eine strategische Entscheidung.

Die Zahlen sprechen für sich:

• 77% der Konsumenten vertrauen einer Marke mehr nach persönlichen Interaktionen bei Events⁵
• 5,1 einzelne Geschäftsreisen können pro Messebesucher vermieden werden⁴
• 87% werden emotional stärker beeinflusst durch Live-Events als durch digitale Werbung⁹
• 84% der Messebesucher wollen Fachexperten kennenlernen, nicht nur Vertriebsmitarbeiter⁸

Formate für messebegleitende Events

Je nach Zielgruppe und Budget kommen verschiedene Formate in Frage:

• Gala-Dinner mit Showprogramm: Ideal für Bestandskunden und VIPs. Exklusive Atmosphäre, hochwertige Kulinarik, Unterhaltung.
• Exklusive Führungen: Event-Locations, die Sie sonst nicht erleben. Verbindet Information mit Erlebnis.
• Networking-Empfänge an außergewöhnlichen Orten: Dachterrassen, historische Gebäude, ungewöhnliche Event-Locations schaffen Gesprächsstoff.
• Incentive-Programme: Ausflüge, Sightseeing, Team-Building – Belohnung für Top-Kunden oder leistungsstarke Partner.
• Shows & Live-Performances: Besonders wirkungsvoll, wenn sie zur Marke passen und Überraschungsmomente schaffen.

 

Zeitliche Planung und Checkliste: Die wichtigsten Meilensteine

Nutzen Sie diese Checkliste als Orientierung für Ihre nächste große Messe:

24-12 Monate vorher

• Stakeholder-Meeting einberufen (Vertrieb, Marketing, Management)
• Ziele definieren: Was ist ein Lead? ROI oder ROR?
• Budget festlegen und Entscheidungswege klären
• Location-Recherche: Hotels für Gruppenkontingente, Event-Locations für Rahmenprogramm
• Entscheidung treffen: Intern organisieren oder externe Eventagentur beauftragen?

12-6 Monate vorher

• Hotelkontingente verbindlich buchen
• Messebegleitendes Event planen: Konzept, Location, Catering, Showprogramm
• Einladungen vorbereiten (Texte, Design, Versandlisten)
• Online-Registrierung einrichten
• Save-the-Date versenden

6-3 Monate vorher

• Offizielle Einladungen versenden
• Anmeldungen tracken und Nachfassen organisieren
• Technik & AV-Anforderungen klären (Messebau, Beamer, Mikrofone, Licht, Ton)
• Detaillierten Ablaufplan erstellen (Minutengenau!)
• Transport organisieren (Shuttles, Parkplätze, ÖPNV-Tickets)

3 Monate – 1 Woche vorher

• Finale Gästeliste erstellen
• Letzte Abstimmung mit allen Dienstleistern (Hotels, Catering, Technik, Location)
• Notfallplan erstellen: Was tun bei Ausfall von Personal, Technik, Location?
• Team-Briefing durchführen: Wer macht was wann?
• Namensschilder, Infomaterial, Goodie Bags vorbereiten

Am letzten Messetag

• Feedback einholen: Gäste, Team, Stakeholder
• Lessons Learned dokumentieren (Was lief gut? Was nicht?)
• Dienstleister bewerten für künftige Entscheidungen
• Lead-Qualifizierung starten (Follow-up-Plan erstellen)
• Planung für die nächste Messe beginnen!

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

 

Zusammenfassung – Die 5 Erfolgsfaktoren für professionelle Messebegleitung

• Früh planen – 24-12 Monate Vorlauf sichern beste Konditionen und kreative Freiheit
• Stakeholder einbinden – Klarheit vor der Messe schafft Erfolg nach der Messe
• Professioneller Event-Einkauf – Volumenbündelung, Netzwerk, Entlastung für Ihr Team
• Messebegleitende Events – Emotionen statt nur Messekontakte, Beziehungen statt nur Leads
• Gastfreundschaft statt Administration – „Gäste statt Teilnehmer“ als strategische Haltung

Große Messen müssen nicht in Stress ausarten. Mit der richtigen Planung, den richtigen Partnern und der richtigen Haltung schaffen Sie unvergessliche Erlebnisse – für Ihre Gäste, für Ihr Unternehmen, für Ihre Marke.