Der Terminkalender platzt aus allen Nähten, das Telefon steht nicht still, und im Posteingang warten Dutzende ungelesene E-Mails. Als Assistenz oder Office-Manager*in sind Sie längst nicht mehr nur für die Terminplanung zuständig. Sie sind die Schaltzentrale des Unternehmens, Event-Managerin, Reisebüro und oft auch noch die erste Instanz für die Unternehmenskommunikation. Doch während die Aufgaben komplexer werden und die Erwartungshaltung der Geschäftsführung steigt, bleibt eines gleich: Ihr Tag hat nur 24 Stunden.
Künstliche Intelligenz (KI) wird in den Medien oft als abstrakte Zukunftsmusik oder gar als Bedrohung dargestellt. Doch lassen wir die Theorie beiseite. Für Ihren Arbeitsalltag ist KI vor allem eines: eine extrem schnelle, digitale Praktikantin, die nie müde wird. Richtig eingesetzt, nimmt sie Ihnen genau die Routineaufgaben ab, die Zeit fressen, aber wenig Spaß machen.
Ein konkretes Szenario: Das Meeting-Protokoll in 10 Minuten
Am deutlichsten wird die Zeitersparnis bei einer der unbeliebtesten Aufgaben im Office: dem Protokollieren. Früher bedeutete das: Zuhören, mitschreiben, abtippen, formulieren, formatieren. Ein Prozess, der gut und gerne zwei Stunden kosten kann.
So sieht der moderne KI-Workflow aus:
- Rohdaten erfassen: Nutzen Sie die automatische Transkriptionsfunktion von Tools wie MS Teams oder Zoom (achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer zustimmen). Sie erhalten einen unformatierten Textbrei des Gesprochenen.
- Der KI-Befehl (Prompt): Kopieren Sie diesen Rohtext (bitte vorher Namen anonymisieren!) in ein KI-Tool wie ChatGPT. Nutzen Sie einen präzisen Befehl wie diesen: > „Agiere als professionelle Chefsekretärin. Erstelle aus dem folgenden Transkript ein Ergebnisprotokoll. Filtere alle To-dos heraus, ordne sie den verantwortlichen Personen zu und nenne die Deadlines. Fasse die Kernbeschlüsse in prägnanten Bulletpoints zusammen.“
- Feinschliff: Die KI liefert in Sekunden eine Struktur. Sie müssen nur noch kurz Korrektur lesen und das Layout anpassen.
Das Ergebnis: Eine Aufgabe, die früher den halben Vormittag blockiert hat, ist nun in einer Viertelstunde erledigt.
Die Falle: Wenn Assistenzen „mal eben“ Marketing machen sollen
Vielleicht kennen Sie das: Der Chef kommt kurz vor Feierabend herein und sagt: „Wir brauchen noch schnell einen Text für die Website über unser neues Produkt“ oder „Schreiben Sie mal einen Blogartikel über das Sommerfest.“
Hier greifen viele zur KI. Das Problem: Tools wie ChatGPT schreiben zwar flüssig, haben aber keine Ahnung von Suchmaschinenoptimierung (SEO). Ein reiner KI-Text klingt oft nett, wird aber bei Google nicht gefunden, weil ihm die strategische Tiefe und die richtigen Keywords fehlen. Genau hier endet die Arbeit der KI – und hier beginnt der Bedarf an externer Profi-Hilfe.
Damit Ihre Arbeit nicht umsonst war, ist der Schulterschluss mit Experten entscheidend. Spezialisten wie die Suchhelden bieten genau diese Schnittstelle an: Sie nehmen die Inhalte, die im Office (ggf. mit KI-Vorarbeit) entstanden sind, und veredeln sie technisch und inhaltlich. Sie sorgen dafür, dass der Text nicht nur existiert, sondern auch rankt. Für Sie als Assistenz ist das eine enorme strategische Entlastung: Sie liefern den ersten Aufschlag, die Suchhelden kümmern sich um die komplexe SEO-Strategie und die Sichtbarkeit. So glänzen Sie vor der Geschäftsführung mit Ergebnissen, ohne selbst zum SEO-Profi werden zu müssen.
Sicherheit geht vor: Daten schützen
Egal ob Protokoll oder Webseitentext – der Datenschutz muss sitzen. Öffentliche KI-Tools lernen oft mit den Eingaben. Sensible Daten wie echte Kundennamen, Umsatzzahlen oder interne Strategien haben dort nichts zu suchen. Nutzen Sie Platzhalter (z. B. „Kunde X“ statt „Müller GmbH“). Wer tiefer in die rechtlichen Rahmenbedingungen eintauchen möchte, findet beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) hilfreiche Leitfäden. Auch der Digitalverband Bitkom bietet regelmäßig Checklisten für den sicheren Umgang mit digitalen Tools im Mittelstand an.
Einfach anfangen
Lassen Sie sich von der Technik nicht einschüchtern. KI im Office ist kein Hexenwerk, sondern ein Handwerk, das man lernen kann. Starten Sie klein mit dem Protokoll-Beispiel. Sie werden schnell merken, dass Sie nicht ersetzt, sondern entlastet werden. Mit den richtigen Partnern für die komplexen Aufgaben im Hintergrund und etwas Neugier verwandeln Sie die KI vom abstrakten Begriff zum wertvollsten Tool auf Ihrem Schreibtisch.
