Ohne digitale Tools sind viele der modernen Meetingformate nicht denkbar, das gilt natürlich vor allem für virtuelle Meetings. Professionell eingesetzt unterstützen sie Sie bei der Vorbereitung und Planung, der Durchführung und der Nachbereitung kleiner und großer Treffen.
Die Einsatzmöglichkeiten sind mittlerweile nahezu grenzenlos. Alles, was Sie brauchen, ist ein wenig Vorstellungskraft und die entsprechenden Tools.
Vorbereitung und Planung
Gerade bei der Vorbereitung können Sie sich von digitalen Tools viel Arbeit abnehmen lassen.
Erstellen von Agenden und Zeitplänen
Ist der Co-Pilot bei Ihnen integriert, können Sie von ihm vorhandene Daten, Protokolle und die Korrespondenz analysieren lassen, um daraus eine Tagesordnung zu generieren – inklusive Zeitplan.
Themenfindung
KI-Tools wie ChatGPT können Sie einsetzen, wenn Sie Leitfragen für eine Open-Space-Veranstaltung oder ein World Café benötigen. Lassen Sie sich auch ein paar Fragestellungen für einzelne Sessions entwickeln, die Sie einwerfen können, wenn aus der Gruppe zu wenig Input kommt.
Praxis-Tipp
Bei all den Möglichkeiten, die die Technik heutzutage bietet, ist eines besonders wichtig: Behalten Sie immer das Ziel des Treffens im Auge. Es geht darum, Menschen zusammenzubringen und den Austausch unter ihnen zu fördern. Nutzen Sie die digitalen Tools dort, wo sie sinnvoll und zweckmäßig sind. Denken Sie aber daran, dass sie kein Selbstzweck sind.
Durchführung
Während des Meetings haben Sie vermutlich alle Hände voll zu tun. Nun brauchen Sie Tools, die Ihnen ganz effektiv Arbeit abnehmen.
Sessionplanung
Bei Formaten wie dem Barcamp oder dem World Café liegt die Herausforderung darin, während der Veranstaltung die einzelnen Sessions zu planen.
» KI-Tools wie ChatGPT clustern für Sie Themen und arbeiten Schwerpunkte heraus.
» Tools wie Mentimeter ermöglichen Abstimmungen, um zu erkennen, welche Themen die Teilnehmenden wirklich interessieren.
» Über Miro Boards, Whiteboards in MS Teams etc. können Sie die Sessionplanung interaktiv gestalten.
Live-Mitschriften und Visualisierung
Lassen Sie Mitschriften im Meeting automatisch erstellen. Entsprechende Tools sind Otter.ai oder Zoom AI Companion. Mit Tools wie Miro AI ist es möglich, Inhalte in Echtzeit in Diagrammen, Clustern oder Zusammenfassungen zu visualisieren.
Moderation
Sie wünschen sich mehr Interaktion? Dann lassen Sie sich bei diesen Aufgaben unterstützen:
» Für das Timeboxing gibt es Tools, die anzeigen, wie viel Zeit noch für das Thema bleibt.
» Unter anderem Padlet als digitale Pinnwand ermöglicht es allen, eigene Beiträge zu posten.
» Bei Formaten, bei denen die Räume jederzeit gewechselt werden können, liefert beispielsweise Co-Pilot eine Zusammenfassung der besprochenen Inhalte für alle, die später in eine Session kommen.
» ChatGPT kann in Sessions Rückfragen oder kreative Impulse liefern, wenn das Gespräch stockt.
Nachbereitung
Im Anschluss an das Meeting geht es um die Auswertung und die Umsetzung von Ergebnissen.
Aufgabenverteilung
Eine KI wie Co-Pilot oder Notion AI erstellt strukturierte Zusammenfassungen und listet die To-dos auf. Letztere werden in die Aufgabenlisten der Verantwortlichen eingetragen.
Evaluation
Wie schätzen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen den Erfolg des Meetings ein? Dafür können Sie beispielsweise die Umfragetools MS Forms oder Google Forms einsetzen.
Optimierung
Liegen die Daten mehrerer Meetings vor, kann MS Copilot diese analysieren und Verbesserungsvorschläge unterbreiten.
Fazit
Es gibt unzählige Tools, die Sie bei der Meetingorganisation unterstützen, und ständig kommen neue hinzu. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und überlegen Sie, bei welchen Aufgaben Sie die digitalen Helfer einsetzen wollen. Schauen Sie vor allem auf die Optionen, die die Software bietet, die in Ihrem Haus schon vorhanden ist. Damit ist oft mehr möglich, als Sie vielleicht denken.
Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
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