Laut einer Studie von SAP Concur können sich 60 Prozent der befragten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen vorstellen, ihre Reiseorganisation und -abrechnung mit KI-Unterstützung vorzunehmen. Und tatsächlich sind auch erste Lösungen auf dem Markt. sekretaria stellt einige davon vor.
Mithilfe von KI können Sie Reiserichtlinien und Länderinformationen erstellen, die Reise direkt buchen und die Reiseabrechnung vornehmen – wobei die Grenzen zwischen KI und „normaler“ digitaler Anwendung fließend sind.
Vorteile der KI im Reisemanagement
KI-Anwendungen können Sie einsetzen, um Prozesse zu erstellen, zu verwalten und zu optimieren. Das Versprechen lautet meist: Steigerung der Produktivität, Erkennung von Mustern, Minimierung von menschlichen Fehlern und Hilfestellung bei repetitiven, zeitfressenden Aufgaben.
Bei der Verwaltung von Geschäftsreisen können Sie schnell und ohne großes Vorwissen Entwürfe von Reiserichtlinien erstellen. Interaktive Assistenten helfen Ihnen in natürlicher Sprache, Reisen zu buchen, und die Reisekostenabrechnung kann – dank digitaler Erfassung von Beleginformationen und simultanem Abgleich mit den geltenden Reiserichtlinien – vereinfacht sowie schneller erledigt werden. Zusätzlich können die KI-Anwendungen Muster erkennen und so beispielsweise darauf hinweisen, wenn Belege aus Versehen mehrfach eingereicht wurden oder wenn der ausgewiesene Betrag nicht mit den eingetragenen Daten übereinstimmt. Richtig implementiert sorgen die einzelnen Maßnahmen für mehr Prozesssicherheit. Und da die Rückerstattung von Spesen schneller veranlasst werden kann, steigt damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit.
Erstellung von Reiserichtlinien
Wenn Sie eine Reiserichtlinie erstellen wollen, stehen Ihnen zwei Tools zur Verfügung: Intertours Content AI der Firma Intertours Reisen & Events GmbH, dessen Ziel es ist, „Travel Management Inhalte in Sekunden (zu) erstellen“, und das bekannte ChatGPT des Entwicklers OpenAI, mit dem Sie Inhalte aller Art, also auch Richtlinien, generieren können.
Achtung!
Ein grundlegendes Prinzip künstlicher Intelligenz ist, dass die Software lernt – unter Umständen auch von den Daten, die Sie eingegeben haben. Achten Sie bei der Benutzung immer darauf, welche persönlichen und firmeneigenen Daten Sie übermitteln.
Intertours Content AI 
Intertours Content AI hat verschiedene deutsche und englische Standardvorlagen für das Reisemanagement im Angebot. Diese werden an Ihre Bedürfnisse angepasst, indem das Tool Ihnen Fragen stellt. Zur Auswahl stehen dabei Vorlagen für Reise- und Ausgaberichtlinien, Reiseplanungshinweise, Prozessanleitungen sowie Kommunikationsvorlagen für E-Mails und Intranetartikel. Laut Website des Unternehmens sind die Vorlagen „brandaktuell“ und „spiegeln die neuesten Trends, gesetzlichen Vorgaben und Best Practices im Bereich des Travel Managements wider“.
Die Gratisvariante von Intertours Content AI ist zugänglich, nachdem Sie Namen, E-Mail-Adresse und Passwort eingegeben haben. Mit ihr können Sie auf „30+ Travel Management KI-Vorlagen“ zugreifen. Allerdings ist sie auf 1000 generierte Wörter pro Monat begrenzt – und die sind schnell erreicht. Die Bezahlvarianten „Go“ und „Fit“ kosten monatlich brutto 29 Euro bzw. 49 Euro. Die Go- Variante beinhaltet zusätzlich zehn KI-Bilder monatlich und erlaubt, 10 000 Wörter zu generieren. Das teuerste Abonnement bietet – neben allen Inhalten der anderen Abonnements – Zugriff auf alle Vorlagen, einen Support, die monatliche Generierung von zwei Texten basierend auf Audiodateien und eine unbegrenzte Wörteranzahl.
Bei Redaktionsschluss hatte das Tool noch einen Bug: Bei einem Klick auf „Inhalte erstellen“ (rechts im Fenster) kam die Fehlermeldung 403. Wenn Sie die KI testen wollen, gehen Sie am besten in der Menüleiste links unter „KI-Werkzeuge“ und „Travel Management Vorlage“ über „Alle Vorlagen“. Hier erhalten Sie eine Vielzahl von Vorlagen. Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche gelangen Sie zu einer Eingabemaske, bei der Sie verschiedene Parameter eingeben können. Wenn Sie alle Angaben eingetragen haben, erstellt die KI automatisch einen Textentwurf, den Sie anschließend weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
ChatGPT
Alternativ lassen sich Reiserichtlinien auch mit ChatGPT erstellen. Der Prompt hierzu lautet:
„Ich möchte eine Reiserichtlinie erstellen. Unterstütze mich hierbei. Gehe gemeinsam mit mir die Schritte durch und frage die Informationen ab, die du benötigst.“
Daraufhin schlägt die KI eine Gliederung für eine Richtlinie vor und stellt Fragen, um die jeweiligen Punkte der Reiselichtlinie ausformulieren zu können. Antworten Sie mit:
„Ich beantworte dir die Fragen nach und nach. Bitte erstelle basierend auf diesen Informationen die Reiserichtlinie und stelle mir entsprechende Fragen zum Fortfahren.“
Nun können Sie eine Reiserichtlinie erstellen, indem Sie die Fragen nach und nach beantworten. Der Input:
„Ausgaben: An- und Abreise; Hotel: 100 Euro/Nacht, Verpflegung 50 Euro/Tag; Transport unbegrenzt; Währungsumrechnung zum tagesaktuellen Kurs“ liefert beispielsweise die ausformulierte Reiserichtlinie zum Punkt „Reisekosten“. In beiden Fällen ist es zwingend notwendig, dass Sie am Ende die erstellte Richtlinie noch einmal auf Richtigkeit überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
KI-gestützte Reisebuchung
Um Geschäftsreisen zu buchen, wurde von der Lufthansa Innovation Hub GmbH die App Swifty entwickelt. Die Anwendung ist kostenlos, aber nur auf Englisch verfügbar. Nachdem Sie Ihren vollen Namen und Geburtstag, Ihre E-Mail- Adresse sowie ein Passwort und eine Handynummer eingegeben haben, erhalten Sie Zugriff auf den Assistenten. Die Handynummer kann dabei nur einmalig verwendet werden, da sie zur Buchung von Flügen und Hotels benötigt wird.
Der Aufbau ist simpel: Nachdem Sie einen neuen Chat gestartet haben, fragt die KI nach Reisedaten (hier: „Mai“) und Ziel (hier: „London“). Anschließend geben Sie ein, was genau gebucht werden soll: Flug, Unterkunft oder beides? Danach werden Sie nach Zielen in der Nähe des Hotels und nach favorisierten Hotelketten (hier: „Hilton“) gefragt. Haben Sie diese Angaben eingegeben, schlägt Swifty Ihnen verschiedene Hilton-Hotels vor und nennt den Gesamtpreis für Ihre Reisedaten. Die Auswahl und finale Buchungsabwicklung erfolgen durch die Expedia Group, Inc. Wenn Sie sich für eines der angegebenen Hotels entschieden haben, werden noch einmal die wichtigsten Informationen zur Übernachtung zusammengefasst und das Hotel kann direkt in der App gebucht werden. Die Zahlungsabwicklung erfolgt dabei mittels Kreditkarte über die amerikanische Stripe, Inc..
Sobald die Hotelbuchung erfolgt ist, können Sie über ähnliche Abfragen nach Flügen suchen und diese buchen. Relevante Eingaben hierfür sind Abflughafen (hier: „Frankfurt“), bevorzugte Abflugzeit (hier: „Morgens“), bevorzugte Airline (hier: „British Airways“) und Auswahl der Buchungsklasse (hier: „Business“). Auch hier erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe, Inc., sobald Sie sich auf einen Flug festgelegt haben.
Achtung!
In Swifty können bestehende Chats beziehungsweise Reisen weder umbenannt noch gelöscht werden.
KI-gestützte Reisekonstenabrechnung
Für die Reisekostenabrechnung stehen mehrere Apps zur Verfügung. Die größten Betreiber sind die belgische Mobilexpense SA sowie die französische Firma SAS N2JSoft.
Mobilexpense
Mobilexpense bietet keine kostenlose Demooder Probeversion an. Die verfügbaren Versionen kosten 8 Euro beziehungsweise 10 Euro pro Monat und sind maßgeschneidert für Kunden mit überwiegend inländischen Geschäftsreisen bzw. mit europäischen Reisezielen. Finden die Geschäftsreisen Ihres Unternehmens zusätzlich außerhalb Europas statt, müssen Sie den Preis für die benötigten Funktionalitäten anfragen. Die für den deutschen Markt verfügbare Variante ist nach Anbieterangaben DSGVO-konform und über eine Web-App sowie eine mobile Anwendung aufrufbar. Zusätzlich unterstützt sie automatisierte Workflows und Regeln beim Abrechnen von Reisekosten. Die europäische Variante enthält alle bereits genannten Funktionen und bietet zusätzlich eine automatisierte Berechnung von Wechselkursen, eine persönliche Betreuung und ist EU-weit konform. In allen Tarifen können Sie für 4 Euro pro Person und Monat eine Firmenkreditkarte hinzubuchen. KI-Funktionen, die die Kosten automatisch kontrollieren, sind ebenfalls zusätzlich erhältlich. Was sich dahinter jedoch genau verbirgt, wird nicht eindeutig klar – hier hilft nur, das Programm einmal auszuprobieren.
N2F
Die Anwendung N2F können Sie über einen Zeitraum von 20 Tagen als Web-App und Mobile-App kostenlos testen, nachdem Sie Namen, E-Mail-Adresse, Passwort und Firmengröße eingegeben haben. Das Dashboard zeigt dabei standardmäßig noch offene Reisekostenabrechnungen und die Reisekosten nach Kategorie sowie nach Zeitraum an. Unter „Meine Abrechnungen“ können Sie neue Reisekostenabrechnungen erstellen, bereits bestehende durchsuchen und filtern. Im Tab „Datenanalyse“ können Sie unter anderem Daten und Quittungen exportieren sowie eigene und standardisierte Analysen durchführen. Die „Erweiterte Suche“ erlaubt, effizient nach bestimmten Reisekosten und Positionen zu suchen.
N2F ist in den Versionen „Business“ (4,35 Euro pro Monat), Enterprise (6 Euro pro Monat) und Advanced (individuell) verfügbar. Der Funktionsumfang erstreckt sich dabei über die grundlegende Reisekostenabrechnung, erweiterte Funktionen zur Verarbeitung und Überprüfung von mehreren Benutzern bis hin zur Integration mit bestehenden Finanz- und Lohnbuchhaltungssystemen.
Fazit
KI-Anwendungen können das Reisemanagement an vielen Stellen vereinfachen – beginnend beim Verfassen einer Reiserichtlinie und von Reisehinweisen über die Buchung von Flügen und Hotels bis hin zur Abrechnung. Den größten Mehrwert bieten dabei die Anwendungen zur Reisekostenabrechnung, da sie Prozesse einfacher, sicherer und kostengünstiger machen. Ob die beiden anderen Bereiche mehr als nur eine nette Spielerei sind und in Zukunft einen relevanten Praxisnutzen haben werden, ist zumindest fraglich.
