KI-Anwendungen im Unternehmen einführen

In immer mehr Unternehmen beschließt die Chefetage, KI-Anwendungen einzuführen. „Das macht die IT-Abteilung“, denken Sie vielleicht. Was für die konkrete Umsetzung stimmen mag, trifft für die Vorbereitungen und die Prozessbegleitung nicht zu. Hier sind Sie mit Ihrem organisatorischen Talent gefragt.

Auch wenn Ihnen die Aufgabe, KI-Anwendungen einzuführen, womöglich Respekt einflößt, sollten Sie diese Herausforderung begrüßen. Ohne Zweifel gehört alles, was mit künstlicher Intelligenz (KI) zu tun hat, zu den entscheidenden Trends unserer Zeit. Je mehr Kompetenzen Sie hier aufbauen können, desto besser.

Drei Säulen für eine erfolgreiche KI-Implementierung

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO nennt drei wesentliche Säulen, die für den Erfolg einer KI Implementierung notwendig sind: Mensch, Technik und Organisation

Mensch

Bei all der herrschenden Technikbegeisterung geht häufig der Blick auf den Menschen verloren. Dabei ist er der entscheidende Faktor. Oft wird die Tatsache übersehen, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach der Implementierung mit der „Kollegin KI“ arbeiten müssen. Je früher sie in den gesamten Vorgang einbezogen werden, desto höher ist die Akzeptanz und desto reibungsloser funktioniert die Zusammenarbeit. Zudem liegt in der Belegschaft die eigentliche Expertise dafür, welche Informationen in den vorhandenen Daten verborgen sind und wie sie sich nutzen lassen. Diese Ressource ist für den Erfolg der KI-Einführung unverzichtbar.

Technik

Dass die Technologie und ihre Anwendungsfälle für eine KI-Implementierung Grundvoraussetzungen sind, versteht sich. Dabei geht es aber nicht nur darum, die passende Software zu installieren und eine Datenbank anzubinden. Entscheidend sind daneben die Qualität der zugrunde liegenden Daten, die Größe der zur Verfügung stehenden Datenmengen, die benötigte IT-Infrastruktur sowie die Möglichkeit, KI-Anwendungen in bestehende Systeme einzubinden. Hier ist die Unterstützung durch Fachleute unentbehrlich.

Organisation

Schließlich gilt es, bei der Implementierung der KI die Organisation im Ganzen zu berücksichtigen. Welche Prozesse verändern sich durch dieses Projekt? Sind Umstrukturierungen notwendig? Fallen Aufgaben weg, kommen andere hinzu? Entstehen neue Rollen und Verantwortlichkeiten? Wie werden diese ggf. in die Organisationsstruktur des Unternehmens eingebunden? Wer solche Fragen im Vorfeld der Implementierung gründlich durchdenkt, verhindert unliebsame und oft teure Überraschungen, die ungeplante Anpassungen mit sich bringen können.

Überlegungen von der KI-Implementierung

Wie immer gilt: Achten Sie stets auf die Gegebenheiten bei Ihnen im Unternehmen, damit Sie tatsächlich alle wesentlichen Aspekte berücksichtigen. Grundsätzlich sollten Sie die folgenden Punkte mit den Verantwortlichen durcharbeiten.

Ziele definieren

Mittlerweile gibt es fast keinen Unternehmensbereich mehr, in dem keine KI-Lösung angeboten wird. Eine sinnvolle erste Frage ist daher: Was wollen Sie eigentlich durch den KI-Einsatz erreichen? Geht es Ihrer Chefin darum, Kosten und Aufwand im Kundensupport zu reduzieren, oder sollen Innovationen bei Forschung und Entwicklung angestoßen werden? Welcher Geschäftsbereich bietet das größte Potenzial? Geht es vielleicht auch erst einmal darum, Erfahrungswerte zu sammeln? Definieren Sie Messwerte, an denen Sie erkennen, ob die Ziele erreicht wurden. Je nachdem, wie Letztere aussehen, kommen verschiedene Kennzahlen infrage. Setzen Sie beispielsweise KI-gesteuerte Chatbots im Kundenservice ein, können relevante KPIs (Key Performance Indicators) sein: Kundenzufriedenheit, Antwortzeiten, Automatisierungsgrad bei Anfragen etc.

Technologische Umsetzung

Steht fest, was Ihr Unternehmen erreichen will, beginnt die Suche nach passenden technischen Lösungen. Wenn Ihnen hierfür nicht Ihre unternehmenseigene IT-Abteilung zur Seite steht, kommen Sie an dieser Stelle höchstwahrscheinlich nicht um eine Beratung durch externe Fachleute herum. Bereiten Sie dies gut vor: Was genau wollen Sie erreichen? Wie sieht Ihre derzeitige IT-Infrastruktur aus? Welche Daten stehen zur Verfügung, um die KI zu trainieren? Holen Sie sich an dieser Stelle auch Unterstützung durch Ihren Branchenverband oder andere Organisationen. In vielen Städten bieten beispielsweise die Industrie- und Handelskammern Seminare an, um Unternehmen im Thema fit zu machen. Andernorts stellen sie Kontakte zu erfahrenen Beratern und Beraterinnen her. Auf diese Weise können Sie sich viele Umwege auf der Suche nach dem passenden Projektpartner sparen.

Mitarbeiter mitnehmen

Wie schon oben erwähnt, besteht ein entscheidender Erfolgsbaustein für die KI-Implementierung darin, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mitzunehmen.

» Stellen Sie, soweit es möglich ist, Transparenz her: Was genau ist geplant? Was wird sich da durch verändern? Welche Abteilungen und welche Personen werden davon voraussichtlich betroffen sein?
» Binden Sie möglichst früh Kollegen und Kolleginnen aus den betreffenden Abteilungen in das Projekt ein. Zum einen profitieren Sie so von deren Expertise, zum anderen beugen Sie Gerüchten und Verunsicherung vor.
» Pflegen Sie eine offene Kommunikation. Technologische Neuerungen lösen bei Betroffenen oft Ängste aus. Manche fürchten vielleicht um ihren Job, andere haben Bedenken, mit den Neuerungen nicht klarzukommen. Nehmen Sie diese Sorgen und Nöte ernst, hören Sie den Kollegen und Kolleginnen zu und kommunizieren Sie diejenigen Informationen, die von der Geschäftsleitung bereits freigegeben wurden.
» Planen Sie von vornherein Schulungen ein für alle, die künftig mit der neuen Anwendung arbeiten sollen. Damit erleichtern Sie allen den Übergang zu den veränderten Abläufen.

Budget und Zeitplan

Welchen zeitlichen und finanziellen Aufwand Ihr Unternehmen betreiben muss, hängt stark vom geplanten Vorhaben ab. Soll nur ein digitaler Chatbot für den Kundenservice auf der Unternehmenswebsite eingerichtet werden, ist beides überschaubar. Will Ihre Chefin die Logistik mit autonomen Fahrzeugen und maßgeschneiderten Robotern ausstatten, können die Kosten in die Millionen gehen und Jahre bis zur Umsetzung vergehen. Erstellen Sie in jedem Fall einen Budget- und Zeitplan, um das KI-Projekt auch über längere Dauer steuern zu können.

Langfristig denken

Wichtig ist, die Technik von vornherein zukunftssicher zu gestalten. Sonst besteht die große Gefahr, dass das KI-Projekt zu einer teuren Fehlinvestition wird. Dafür muss die KI zur langfristigen strategischen Ausrichtung des Unternehmens passen und technologisch flexibel sein. Die Daten, mit denen die KI arbeitet, müssen langfristig jeweils aktuell vorliegen etc. Sprechen Sie diese Punkte im Projekt immer wieder an, sonst besteht die Gefahr, dass Ihre technische Lösung bereits veraltet ist, wenn Sie sie in Betrieb nehmen. Und ist die Software erst einmal installiert, muss sie gewartet und weiterentwickelt werden, um technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. Das verursacht Kosten, die Sie einplanen müssen.

Sie sehen: Auf die leichte Schulter sollten Sie die Implementierung einer KI nicht nehmen. Aber viele notwendige Schritte sind Ihnen von anderen Projekten sicher bekannt. Wenn Sie systematisch vorgehen, ist auch dieses Projekt gut zu meistern.