Bing Chat und Copilot Pro

Wie Sie mit künstlicher Intelligenz Ihre Arbeit effizienter gestalten können.

Künstliche Intelligenz ist ein weites Feld. In diesem Artikel geht es um den kostenlos verfügbaren Bing Chat, den Sie im Browser Edge auch mit einem privaten Microsoft-Konto nutzen können, sowie um den seit Januar 2024 für alle Business-Kunden von Microsoft 365 verfügbaren Copilot Pro. Die KI eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Routinearbeit in Sekunden zu erledigen, wenn auch nicht immer, nicht überall und schon gar nicht fehlerfrei. Der Mensch als Kontrollinstanz ist wichtig.

Kostenlos oder kostenpflichtig?

Wenn Sie mit einem Microsoft-Konto im Browser Edge angemeldet sind, finden Sie in der Ecke oben rechts des Browsers den Einstieg in den Copilot. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein kostenloses, privates oder dienstliches Konto handelt. Der Einstieg in die KI-Anwendung ist gleich. Mit dem Copilot Pro erhalten Sie allerdings eine andere Auswahl.

Der Einstieg bei einem kostenlosen Konto

Der Copilot bietet Ihnen bei einem kostenlosen Konto die Unterbereiche „Chat“, „Verfassen“ und „Insights“. Vor allem die ersten beiden Punkte sind interessant. Dem Chat können Sie Fragen stellen. Dabei gilt: Je genauer die Frage ist, umso besser ist die Antwort. Daher ist das „Prompten“, wie das Formulieren von Anforderungen an eine KI genannt wird, eine wichtige Zukunftskompetenz. Im Bereich „Verfassen“ können Sie den Chatbot bitten, für Sie einen Text zu schreiben, etwa die Gliederung für einen Vortrag oder den Einladungstext für eine Veranstaltung. Sie können den Sprachstil auswählen: „Kreativ“, „Ausgewogen“ oder „Genau“.

Der Einstieg bei Copilot Pro

Wenn Sie im Browser über eine kostenpflichtige Pro-Lizenz angemeldet sind, können Sie mit Copilot Pro auch innerhalb Ihres Unternehmens recherchieren. In die Antworten werden Informationen zu Inhalten Ihres Intranets und für Sie verfügbaren Dateien, die auf SharePoint oder OneDrive gespeichert sind, einbezogen. Dabei können Sie auf die Dateien und Inhalte zugreifen, die auch für Sie freigegeben sind. Microsoft verspricht, dass alles, was intern geschieht, auch intern bleibt. Ihre Anforderungen werden auch nicht dazu verwendet, die KI weiter zu schulen. Der Datenschutz ist – so lautet das Versprechen – gewährleistet.

Richtig prompten

Das Prompten ist für die meisten von uns zunächst ungewohnt. Wenn Sie zum Beispiel sagen: „Schreibe eine Einleitung für einen Artikel“, ist das zu allgemein. Wenn Sie aber der KI die Information liefern, worum es im Artikel gehen soll, wo er erscheint und an welche Zielgruppe Sie sich wenden, erhalten Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit ein brauchbares Ergebnis.

Bausteine für einen guten Prompt

Die KI braucht so viele Informationen wie möglich. Es lohnt sich, ein bisschen länger nachzudenken und dafür ein schnelles und gutes Ergebnis zu erhalten.

Wenn Sie einen Prompt schreiben, fragen Sie sich:
» Wo soll nach Informationen gesucht werden?
» Was soll aus den Informationen gemacht werden?
» Wo wird die Information gebraucht?
» Was soll damit erreicht werden?

Vergleich der KI-Anwendungen

Ein guter Prompt sieht beispielsweise so aus:

„Schreibe einen Artikel von etwa 4000 Zeichen Länge im informativen Stil. In dem Artikel geht es um einen geplanten Stadtlauf als Benefizveranstaltung für ein Kinderheim. Alle Einnahmen des Tages kommen dem Heim zugute. Wir suchen Helfer und Läufer. Der Artikel soll im Intranet unseres Unternehmens veröffentlicht werden.“

Diesen Prompt habe ich in den kostenlosen Bing Chat eingegeben (Einstellungen: Blogbeitrag, lang, informativ), in den Copilot Pro und (zum Vergleich) in ChatGPT 3.5. Das Ergebnis:
» Der ansprechendste Artikel mit dem hübschen, frei erfundenen Namen „Lauf der Liebe“ kam von ChatGPT.
» Bing Chat hat frei einen Termin und zur Verfügung stehende Distanzen erfunden.
» Die knappste, aber klarste und sauberste Antwort lieferte der Copilot Pro.

Alle blieben weit unter den geforderten 4000 Zeichen. Dies lässt sich aber durch die wenigen Informationen erklären, die der KI zur Verfügung standen.

Präzisierung durch Nachfragen

In jedem Bot ist es möglich, direkt an die Antwort anzuknüpfen, also beispielsweise durch: „Weise bitte noch auf die zur Verfügung stehenden Laufstrecken von 5, 10 und 15 Kilometern hin und dass die Veranstaltung bei jedem Wetter stattfinden wird.“ Die Texte wurden entsprechend umformuliert und die gewünschte Information mit eingebaut. Manche Fragen, wie zum Beispiel: „Wie kann ich mich anmelden?“, waren schon als Schaltfläche zum einfachen
Anklicken integriert.

Das Ergebnis übertragen

Das Ergebnis in eine Anwendung zu übertragen ist eine Kleinigkeit: In jeder Antwortbox gibt es eine „Kopieren“-
Schaltfläche. Damit landet der Inhalt in der Zwischenablage und kann an einem beliebigen Ort eingefügt werden.

Beispiele aus dem Alltag

Wozu können Sie dies alles im Büroalltag nutzen? Hier finden Sie einige Anwendungsbeispiele, die mit jedem Chatbot funktionieren:

E-Mail erstellen

Lassen Sie die KI mit dem Prompt E-Mails schreiben: „Erstelle einen E-Mail-Text, mit dem die Kollegen zu einer dreistündigen Online-Schulung zu Teams eingeladen und gebeten werden, sich über den Link unten zu einem Termin anzumelden.“ Das Ergebnis zu diesem Prompt bei Copilot Pro lautete:

Text glätten oder zusammenfassen

Wenn Sie einen bestehenden Text verbessern oder zusammenfassen wollen, können Sie ihn in die KI-Oberfläche hineinkopieren und um eine entsprechende Aktion bitten: „Fasse diesen Text zusammen“ oder auch „Formuliere diesen Text etwas präziser“.

Recherche

Zur Vorbereitung einer Präsentation können Sie prompten: „Erstelle eine Tabelle, die die zehn größten Städte Europas nach Einwohnerzahl auflistet. Schreibe auch das Land dazu.“ Manche Bots ergänzen diese Tabelle noch durch den Zeitpunkt des Stands der Datenerhebung oder durch eine Spalte mit der Ordnungszahl. Anders als ChatGPT liefert Copilot immer die Quellen dazu – es ist aber eine gute Idee, diese noch einmal zu kontrollieren.

Excel-Funktionen

Eine der interessantesten Aufgaben ist die Frage nach einer Funktion in Excel. Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Kollegen, der jede Funktion in Excel kennt, immer Zeit hat und immer ausreichend Geduld, um Ihre Fragen zu beantworten. Ja, genau das ist die KI. Sie können beispielsweise prompten: „In der Spalte F meiner Excel-Tabelle (deutsch) steht ein x für jede Bestätigung. Mit welcher Funktion kann ich herausfinden, wie viele x es gibt?“ Das Ergebnis lautet: „Um die Anzahl der x in Spalte F einer Excel-Tabelle (deutsch) zu ermitteln, können Sie die Funktion ZÄHLENWENN verwenden. Geben Sie dazu in eine Zelle die Formel =ZÄHLENWENN(F:F;“x“) ein. Diese Funktion
zählt die Anzahl der Zellen in Spalte F, die den Wert x enthalten.“

Diese Prompts funktionieren in der Regel sehr gut. Schreiben Sie dazu, dass es sich um das deutsche Excel handelt.  Wenn Sie genau angeben, wo der Bezug ist (hier: „Spalte F“), wird die Funktion fertig erstellt. Selbst wenn Sie nur den Namen der Funktion erfahren, können Sie damit mit dem Funktionsassistenten in Excel weiterarbeiten.

Copilot Pro – direkt in den Desktop-Apps

Der Copilot Pro basiert wie auch ChatGPT Pro auf dem schnelleren und aktuelleren Sprachmodell GPT 4 Turbo. Das wichtigste Argument für Copilot Pro ist, dass diese KI direkt mit den Office-Desktop-Apps interagiert. Hier einige Anwendungsbeispiele:

Text zusammenfassen

Ihnen liegt ein langer Text in Word vor? Dann können Sie diesen mit zwei Klicks direkt in der Word-Datei von Copilot
zusammenfassen lassen. Sie erhalten eine gegliederte Zusammenfassung mit entsprechenden Verweisstellen in das
Dokument.

Antwort auf Basis einer Datei erstellen

Ebenfalls in Word gibt es die Funktion, auf Basis einer anderen Datei eine neue zu erstellen. So ist es möglich, auf der
Grundlage einer Bewerbung eine freundliche und höfliche Absage schreiben zu lassen. Hierbei liefert die KI sehr überzeugende Ergebnisse – samt Anrede und Gruß mit dem korrekten Namen.

Tabellen auswerten

Copilot in Excel ist noch als Vorschau deklariert, funktioniert aber mittlerweile auch auf Deutsch. Momentan können
nur Tabellen ausgewertet werden, die auch über „Als Tabelle formatieren“ entsprechend formatiert sind. Zu diesen Daten können Sie Fragen stellen, zum Beispiel: „Gibt es Ausreißer beim Umsatz?“ oder auch „Welches ist der umsatzstärkste Monat?“. Sie können sich auch automatisch Pivot-Analysen und Pivot-Charts erstellen lassen.

Folien in PowerPoint erstellen

In PowerPoint erstellt der Copilot zwar Folien zu einem genannten Thema, aber diese sind eher nichtssagend. Obendrein verwendet die KI für jede Folie ein anderes Design. Wer das vermeiden möchte, schreibt in den Prompt: „Verwende das Standard design.“ Bei einem Text war das Ergebnis eine Word-Datei, die als Präsentation aufbereitet werden sollte, wirr und mit viel zu viel Text auf den Folien zurück. Gut ist allerdings die Auswahl der Bebilderung.

Antwort auf E-Mail erstellen

Die Formulierung einer Antwort über die KI wird im klassischen Outlook im Moment noch nicht unterstützt, wohl aber im neuen Outlook und in der Online-App. Bei einer Antwort auf eine E-Mail werden schon kontextbezogene Schaltflächen zur Auswahl angeboten, beispielsweise „Termin 12.4. bestätigen“. Wenn Sie diese Optionen anklicken, wird der Text ordentlich ausformuliert – häufig ergänzt durch passend zur Nachricht ausgewählte Zusätze. So schreibt
die KI zum Beispiel Genesungswünsche, wenn der Termin krankheitsbedingt verschoben werden muss.

Kommunikation auch via Teams zusammenfassen

In Teams leistet der Copilot gute Dienste. Besonders sinnvoll ist eine Aufgabe wie: „Fasse die Korrespondenz mit Marie Muster in den letzten vier Wochen zusammen!“ Dabei werden sowohl Nachrichten in Teams als auch E-Mails berücksichtigt.

Actionpoints aus einer Teams-Besprechung zusammenfassen

Copilot lässt sich auch während einer laufenden Teams-Besprechung nutzen. Man kann zum aktuellen Meeting Fragen stellen. Das ist besonders dann gut, wenn man die Besprechung kurz verlassen musste. Am Ende kann Copilot auch auflisten, wer was im Meeting gesagt hat, was jemand zu tun beabsichtigt etc. Das hat bei Tests sehr überzeugende Ergebnisse geliefert.

Was (noch) nicht klappt

Die KI lernt jeden Tag. Das ist das Prinzip. Nicht alle Antworten sind richtig. Bei Tests war eine der größten Pannen, dass der Copilot Pro als kostenlos bezeichnet wurde, als die KI spaßeshalber eine Einleitung für diesen Artikel schreiben sollte! Ein anderes Mal wurde Copilot nach einer bestimmten Einstellung in Excel gefragt. Der vorgeschlagene Weg über die Excel-Optionen und dort den Bereich „Erweitert“ war allerdings falsch, die gesuchte Einstellung befindet sich in „Allgemein“. Wenn man das dann im Feedback korrigiert, lernt der Copilot aus diesen Korrekturen. Auch die Frage nach einem Abendprogramm in einer Stadt an einem bestimmten Tag ergab keine guten Ergebnisse. Copilot schlug Veranstaltungen vor, die an einem anderen Tag stattfanden. Gelungen waren dagegen die grundsätzlichen Vorschläge für die Freizeitgestaltung mit einer Gruppe Kongressteilnehmer. Da unterbreitete die KI gute Ideen.