sekretaria magazin 6/2018

ÜBER GRENZEN HINWEG Virtuelle Zusammenarbeit Teams an unterschiedlichen Standorten, vielleicht auch über die ganze Welt verteilt, ein Chef, der oft auf Reisen ist, oder die Zusammenarbeit von Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitern: Das sind mögliche Konstellationen für eine virtuelle Zusammenarbeit. Um diese verstreute Teamarbeit zu organisieren, brauchen Sie hohe technische Affinität, Neugier und Menschenkenntnis. W enn sich Menschen nur selten sehen, ist für eine gelingende Kooperation mehr not­ wendig als ein gemeinsames Laufwerk. Die Organisation eines virtuellen Teams Zunächst sind auch bei einem virtuellen Team die Klassiker zu organisieren: » Besprechungen und dafür relevante Dokumen­ te (Tagesordnung, Unterlagen zu den entspre­ chenden Punkten, Protokoll) » relevante Dokumente für das Team » To-do-Listen bzw. das entsprechende Aufga- benmanagement In einem virtuellen Team kommt die Kommuni­ kation noch hinzu. Ein Team an einem Standort kann vor oder nach Besprechungen, in der Kan­ tine oder auf dem Flur informell kommunizieren. Ein virtuelles Team kann das nicht. Es braucht also einen virtuellen Raum für die Alltagsgespräche und persönliche Themen. Richten Sie einen Platz ein, an dem Sie alles für das Team zusammenfüh­ ren. Das muss mehr sein als ein gemeinsames Laufwerk, das Mails, Links, Chats nur mit Mühe oder gar nicht bewältigen kann. Ein solches Tool kann Sharepoint, Microsoft Office 365 mit Teams oder auch Slack sein. Wichtig ist, was im Unter­ nehmen erlaubt ist. Virtuelle Besprechungen professionell vorbereiten Machen Sie es Ihren Kollegen im virtuellen Team einfach, bei allen Informationen auf dem Laufen­ den zu bleiben. Sinnvoll ist zum Beispiel der Ein­ satz von OneNote. In Outlook können Sie Bespre­ chungen mit einem OneNote-Notizbuch oder einem Abschnitt daraus verknüpfen. So sind die Tagesordnung, Unterlagen zu einzelnen Punk­ ten und das Protokoll sofort über den Outlook-Kalender erreichbar. Auch Aufgaben können hier organisiert werden. Für größere Teams mit komplexeren Themen ist ein OneNote-Notizbuch allerdings nicht ausrei­ chend. Hier bietet Microsoft SharePoints an. Auf einemSharePoint können Sie neben Dokumenten (auch mit Versionsverwaltung) Termine, Aufgaben sowie Links verwalten und Chats dokumentieren. Mit Struktur zu effektiven virtuellen Meetings Virtuelle Besprechungen benötigen mehr Struk­ tur und Vorbereitung als Besprechungen von Angesicht zu Angesicht. Versehen Sie die Tages­ ordnung mit Zeiten pro Tagesordnungspunkt und dem zu erreichenden Ziel. Bitten Sie alle Teil­ nehmer, die Dokumente, die für die Besprechung nötig sind, im Vorfeld hochzuladen oder den an­ deren Besprechungsteilnehmern über das Teilen des Bildschirms zugänglich zu machen. Ihre Aufgaben bei der virtuellen Besprechung Je nachdem, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, besteht Ihre erste Aufgabe darin, in den vorhandenen Systemen fit zu sein: » Wie versenden Sie damit die elektronischen Einladungen? » Wie stellen Sie im System die Dokumente für alle Teilnehmer zur Verfügung? » Wie starten Sie die Besprechung für Ihren Chef? » Welche Möglichkeiten hat Ihr Chef als Modera­ tor, um die Redebeiträge zu steuern? Wie kön­ nen Sie ihn dabei unterstützen? » Wie lassen sich interaktive Elemente wie Ab­ stimmungen vorbereiten und einsetzen? Zei­ gen Sie Ihrem Chef, wie sie genutzt werden können. Für die Teilnehmer ist es schwierig, über lange Zeit konzentriert vor dem Bildschirm zu sitzen. Mit interaktiven Elementen können sie wieder motiviert werden. » Wie kann das Meeting aufgezeichnet und ge­ speichert werden? Eine wichtige Aufgabe ist der technische Support. Sie sollten wissen, auf welche Arten sich die Teil­ nehmenden in das Meeting einwählen können, wie sich Kamera und Mikrofon ein- und ausschal­ ten lassen. Führen Sie vor dem Meeting einen Technikcheck durch. Gemeinsam im virtuellen Team arbeiten In virtuellen Meetings geht es – wie in anderen Meetings auch – darum, den Teilnehmern Aufga­ ben zuzuweisen, um ein gemeinsames Ziel zu er LEKTÜRE Mehr zum Thema Videokonferenz lesen Sie auf den Seiten 11 bis 13 in dieser Ausgabe Ihres sekretaria Magazins. 4 TOP-THEMA