sekretaria magazin 6/2018

Illustration: Diana Meier-Soriat reichen. Für Transparenz im Team ist ein virtuelles Aufgabenmanagement notwendig. Wo werden Aufgaben erfasst? Für kleinere Teams kann die Aufgabenverwaltung wieder über ein OneNote-Notizbuch geschehen. Damit ist eineTransparenzmöglich, die ein gemein­ sames Laufwerk nicht bieten kann. In OneNote ha­ ben Sie die Möglichkeit, die Kategorie „Aufgaben“ zu nutzen. Damit können sich die Nutzer des No­ tizbuchs über „Kategorien suchen“ alle Kategorien mit diesem Merkmal anzeigen lassen. Nennen Sie den Erledigungstermin und den Verantwortlichen: „14.06.2018 Maier: Draft for new Product“. Wenn der Verantwortliche die Aufgabe erledigt hat, hakt er sie ab – das ist dann für alle sichtbar. Wenn das Team größer ist oder das Aufgaben­ management komplexer, sind die Möglichkeiten von OneNote schnell ausgereizt. Weichen Sie dann zum Beispiel auf SharePoint oder auch Trello aus. Wie Sie die Aufgaben verwalten können Sie als Assistentin sind im virtuellen Meeting dabei und pflegen die neuen Aufgaben in das entspre­ chende Tool ein. Am Ende des Meetings stimmen Sie mit allen Teilnehmern die Priorität, Anfangs- und Enddaten sowie den Verantwortlichen ab. Später prüfen Sie den Bearbeitungsstand, um das nächste Meeting vorzubereiten, und starten damit das Folgemeeting. Achten Sie bei all dem darauf, dass die Verantwortlichen ihre Aufgaben selbst im Blick behalten und sich nicht darauf ver­ lassen, dass Sie sie schon daran erinnern werden. Zudem sind Sie gegebenenfalls für die Struktu­ rierung des OneNote-Notizbuchs verantwortlich und geben es für alle Teammitglieder frei. Vor dem Meeting erstellen Sie eine Zusammenfas­ sungsseite – die Sie anschließend wieder löschen und für das nächste Meeting neu anlegen. Auch bei SharePoint oder anderen Tools übernehmen Sie die Struktur und die Pflege der Seiten, verge­ ben Freigaben und Rollen. Kommunikation im virtuellen Team Menschen sind soziale Wesen, die auf Interak­ tion und persönlichen Kontakt angewiesen sind. Junge Menschen sind es gewohnt, sich in Social­ Media-Anwendungen über Entfernungen und Zeitzonen hinweg auszutauschen, schnell per Facetime, Skype oder WhatsApp ein Videotelefo­ nat zu führen. Ihr Alltag ist von kleinen Meldun­ gen der Freunde geprägt. Ein virtuelles Team ist ebenfalls auf sozialen Austausch angewiesen, da­ mit die Motivation erhalten bleibt. In vielen Unter­ nehmen gibt es bereits interne Chat-Funktionen, teilweise wird auch WhatsApp genutzt. Innerhalb der Microsoft-Produkte kann die Anwendung Teams verwendet werden. Vereinbaren Sie im Team, welche Kommunika­ tion an den offizielleren Plätzen und welche eher in den Social-Media-Kanälen stattfindet. So kön­ nen persönliche Themen oder „Statusmeldun­ gen“ in Teams ausgetauscht werden, Protokolle, To-do-Listen, relevante Dokumente sind dann eher auf dem Sharepoint, in Trello oder in One­ Note zu finden. Als Assistentin erarbeiten Sie – ge­ meinsam mit den anderen Teammitgliedern – die Kommunikationsregeln. Sie schlagen vor, was in 5 www.sekretaria.de TOP-THEMA