sekretaria magazin 6/2018

Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen Videokonferenzen sind besonders effektiv, wenn sich die Teilnehmer persönlich kennen und schon länger zusammenarbeiten. Dann weiß jeder, wie der an­ dere „tickt“ und wie er angesprochen werden muss. Komplett unbekannte Teilnehmer – zumal, wenn sie ohne Bild teilnehmen – sind schwer einzuschätzen und darunter leidet die Effizienz. Vor der Videokonferenz Mit der Einladung zum Meeting verschicken Sie als Organisatorin eine Agenda. Rufen Sie die Teilneh­ mer dazu auf, die Agenda zu erweitern, wenn ihnen weitere Punkte einfallen. Schreiben Sie in die Ein­ ladungs-E‑Mail die Einwahldaten der Videokonfe­ renz-Lösung sowie Ihre Firmen-Handynummer für den Fall, dass jemand bei der Einwahl Probleme hat. Als Organisatorin des Meetings sollten Sie ein paar Minuten vor dem vereinbarten Termin online sein, damit sich die Teilnehmer rechtzeitig einloggen kön­ nen und von Ihnen begrüßt werden. Warten Sie mit dem Start der Videokonferenz nicht allzu lange, um die Zuspätkommer zu motivieren, sich beim nächs­ ten Mal früher einzuloggen. Sind alle Teilnehmer an Bord und klappen Ton- und Videoübertragung, dann kann es losgehen. Während der Videokonferenz Idealerweise sitzen die Teilnehmer einzeln oder maximal zu zweit vor dem Bildschirm. Dann lassen sichWortbeiträge einfach zuordnen und alle Teilneh­ mer sind gut zu sehen und zu hören. Wenn sich an einem Standort mehrere Teilnehmer in einem Raum treffen, sollten dort zwei Monitore an der Wand be­ festigt sein und ein gutes Lautsprecher-Kamera-Set auf dem Tisch stehen. Um die Geräuschkulisse während der Besprechung – und erst recht bei ei­ ner Präsentation – niedrig zu halten, fordern Sie die Teilnehmer zu Beginn auf, ihre Mikrofone stumm zu schalten. So hören nicht alle mit, wenn jemand eine Kaffeetasse auf demTisch abstellt oder in die Tastatur tippt. Über die Videokonferenz-Software können Sie alle Teilnehmer auf einmal stumm schalten. Erläutern Sie den Teilnehmern vorher, wie sie sich später zu Wort melden können. Machen Sie die Agenda – mit einer Liste der Teil­ nehmer – zu Beginn der Runde per Bildschirm-Teilen für alle sichtbar. Unter die Agenda können Sie gleich das Protokoll schreiben. Wenn alle das entstehende Protokoll live sehen können, müssen sie weniger mitschreiben und können Missverständnisse sofort ausräumen. Als Moderator die Videokonferenz steuern Während einer Diskussion sollte Ihr Chef als Mode­ rator darauf achten, dass alle zu Wort kommen. Das ist besonders schwierig, wenn mehrere Teilnehmer in einem Raum sitzen oder an mehreren Stand­ orten Leute gleichzeitig anfangen zu sprechen. Dann ist Ihr Chef gefordert. Idealerweise bittet er die Teilnehmer, sich per Chat oder Handzeichen bemerkbar zu machen, wenn sie zu dem Punkt auch etwas sagen möchten. Möchte einer der Teil­ nehmer auf seinem Bildschirm etwas zeigen, dann kann Ihr Chef ihn einladen, seinen Bildschirm mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Während der Präsentation können sich die Teilnehmer per Chat mit dem Moderator abstimmen. Dieser kann dann die gewünschte Information in seine Präsentation einfließen lassen oder dem Fragenden das Wort erteilen. Die Chat-Funktion kann übrigens nicht nur für Rückfragen genutzt werden, sondern auch, um Links oder Zahlen allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das ist deutlich einfacher, als eine längere URL verbal durchzugeben. Wer seinen Bildschirm mit den Konferenzteil­ nehmern teilen möchte, sollte nicht den komplet­ ten Bildschirm teilen, sondern zum Beispiel nur das entscheidende Programmfenster. So werden die anderen Teilnehmer nicht von anderen Program­ men – zum Beispiel eingehenden E‑Mails – abge­ lenkt und der Moderator kann wiederum in einem anderen Programm etwas nachschauen, ohne dass die Teilnehmer das sehen. Auch praktisch: GoTo­ Meeting und andere Programme bieten die Mög­ lichkeit, die Bildschirmübertragung jederzeit ein­ zufrieren. Dann kann der Moderator schon mal ein anderes Dokument im selben Programm vorberei­ ten, während die Teilnehmer noch über einen Punkt diskutieren. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass man das Einfrieren nicht wieder aufhebt und sich die Teilnehmer irgendwann beklagen, dass sie nicht mehr das Bild sehen, über das der Moderator ge­ rade spricht. Keine Sorge, in der Praxis kommt der Hinweis sehr schnell. Am Ende der Videokonferenz Wie bei einem klassischen Meeting sollte der in der Einladung genannte Zeitrahmen eingehalten wer­ den. Am Schluss des Meetings sollten Sie oder Ihr Chef als Moderator kurz fragen, ob das Protokoll im Sinne aller Teilnehmer ist. Das erspart später um­ ständliche Bestätigungen und Korrekturschleifen per E‑Mail. Wurde ein Dokument präsentiert, verschicken Sie dieses im Anschluss sofort an die Teilnehmer. Au­ ßerdem empfiehlt sich die Nachfrage, ob es noch offene Punkte gibt, die die Teilnehmer ansprechen wollen. Videokonferenzen können Abstimmungen mit Kollegen und Externen deutlich beschleunigen und so manche Dienstreisen überflüssig machen. Helfen Sie technisch weniger versierten Kollegen vor Ort, damit sie sich sicher fühlen in der Bedienung der Videokonferenz-Lösung. Das senkt die Eintrittshürde und steigert die Akzeptanz. ¶ Autor: Sebastian Brinkmann 13 DIGITALES BÜRO www.sekretaria.de