sekretaria magazin 6/2018

FREIHEIT UND UNABHÄNGIGKEIT Selbstständig als virtuelle Assistentin Projektarbeit, Geschäftskorrespondenz oder Telefonservice – immer mehr Unternehmen lagern solche Aufgaben an Dienstleister aus. Für das sekretaria Magazin sprach Tanja Bögner mit Christina Ehms über die Aufgaben und den Arbeitsalltag einer selbstständigen virtuellen Assistentin. sekretaria Magazin: Frau Ehms, wie sind Sie auf die Idee gekommen, virtuell zu arbeiten? Christina Ehms: Den Wunsch, selbstständig zu arbeiten, hatte ich schon etwa zwei Jahre im Kopf und im Herzen, bevor ich den Schritt gegangen bin. Bei der Suche nach einer passenden Berufs­ bezeichnung bin ich auf den Begriff der virtuellen Assistentin gestoßen. Bis dahin war ich fast 30 Jah­ re lang als Assistentin angestellt. Allerdings konn­ te ich mich hin und wieder nicht mit den Aufga­ ben identifizieren, weil ich den Sinn darin nicht sah. 2017 bin ich aus dem Angestelltenverhältnis ausgeschieden und habe mich als virtuelle Assis­ tentin und Office-Coach selbstständig gemacht. Welchen Weg hatten Sie davor beschritten? Ich habe 1988 eine Ausbildung zur fremdsprach­ lichen Wirtschaftskorrespondentin gemacht und danach verschiedene Berufsstationen durchlau­ fen. Meine erste Berufsbezeichnung war Schreib­ kraft, dann hieß es Sekretärin und im Laufe der Zeit war es die Assistentin. 2017 habe ich bei der sekretaria Office Akademie den Fernlehrgang zur Geprüften Management-Assistentin absolviert. Welche Aufgaben übernehmen Sie als virtuelle Assistentin denn genau für Ihre Kunden? Ich habe mich auf die Bereiche Eventmanage­ ment, Seminarorganisation, Öffentlichkeitsarbeit und PR sowie das Office-Coaching spezialisiert. Außerdem unterstütze ich Assistentinnen nach demWiedereinstieg als Mentorin. Nutzen denn schon viele Unternehmen eine virtuelle Assistenz? Meistens beauftragen Selbstständige und kleine bis mittelständische Unternehmen eine virtuelle Assistentin. Die Gründe sind sehr vielfältig: Der eine möchte seine Geschäftsbriefe und E‑Mails abgeben, der andere lagert ganze Projekte aus. Wie organisieren Sie da Ihren Arbeitstag? Grundsätzlich ist mein Arbeitstag wie der einer fest angestellten Assistentin organisiert, ein kon­ sequentes Zeitmanagement ist unerlässlich. Da ich mir die Fahrzeit zur Arbeitsstelle spare, nutze ich diese für die Erstsichtung von Nachrichten und E‑Mails. Ich setze mir Tages- sowie Wochenziele und arbeite diese ab. Dabei vergesse ich schon einmal eine Mittagspause und der Feierabend ist manches Mal „open end“, da es keine räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben gibt. Welche Vor- und Nachteile hat denn die virtuelle Arbeit? Die virtuelle Arbeit erfordert Selbstdisziplin, Struk­ tur und die Fähigkeit, mit allem gut umzugehen. Generell bedeutet es Freiheit und Unabhängig­ keit. Ich kann mir meine Kunden quasi aussuchen und meine Arbeitszeiten selbst festlegen. Aber ich muss auch alle Entscheidungen selbst treffen und verantworten. Ein geregeltes Einkommen ist kei­ ne Selbstverständlichkeit. Ab welchem Alter bzw. mit wie viel Berufserfah- rung sollte man sich selbstständig machen? Da sprechen Sie einen sehr wichtigen Punkt an. Ich meine, dass zwei bis drei Jahre Berufserfah­ rung für eine Selbstständigkeit nicht ausreichen. Zehn bis 15 Jahre sollten es sein. Wenn ich mich als Expertin auf meinem Gebiet bezeichne, wirke ich nur mit großer Berufserfahrung glaubwürdig. Welche Tipps haben Sie für unsere Leserinnen für die Arbeit in virtuellen Teams? Virtuelle Teams sollten sich in bestimmten Zeitab­ ständen persönlich treffen und einen respektvol­ len und wertschätzenden Umgang miteinander pflegen. Für den Austausch sowie die Aufgaben­ zuordnung und -bearbeitung ist ein gemeinsa­ mes Tool wichtig. Ich bin großer Fan des Tools Trello, das sich hierfür hervorragend eignet. Wei­ terhin ist ein gutes Netzwerk sinnvoll, da virtuell Arbeitende sich auch gegenseitig weiterempfeh­ len und kooperieren. ¶ Vielen Dank für das Gespräch. Das Interview führte Tanja Bögner. LEKTÜRE Dieser Text ist ein Ausschnitt aus dem Interview mit Christina Ehms. Das vollständige Gespräch können Sie im Internet nachlesen: www.sekretaria.de CHRISTINA EHMS arbeitet als selbstständige virtuelle Assistentin und Office-Coach in ihrem Homeoffice. Sie legt beson­ deren Wert auf den Austausch mit Kolleginnen und ist auf Facebook und XING aktiv. christina-ehms.de Foto: Christina Ehms 14 INTERVIEW