sekretaria magazin 6/2018

CHECKLISTE ORGANISATION UND KOMMUNIKATION Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams Virtuelle Teams arbeiten unter besonderen Bedingungen. Die Teammitglieder sitzen nicht nur an mehreren Standorten, sie arbeiten auch zu unterschiedlichen Zeiten und sprechen unter Umständen auch verschiedene Sprachen. Damit die Zusammenarbeit wirklich funktioniert, ist viel Organisation und Kommunikation vonnöten. Im Idealfall findet bei Beginn der Arbeit des virtuellen Teams ein persönliches Treffen statt. Ist das nicht möglich, sollte den­ noch ausreichend Zeit eingeplant werden, um sich kennenzu­ lernen. Eine ausgiebige Vorstellungsrunde ist Pflicht. Sorgen Sie für regelmäßige Besprechungen unter allen Team­ mitgliedern. Sie ersetzen die formellen und informellen Tref­ fen von Mitarbeitern, die alle in einem Unternehmen sitzen. Hier sollte auch Raum für ein wenig Smalltalk sein. Alle Mitglieder des Teams müssen über die technischen Vo­ raussetzungen der virtuellen Zusammenarbeit und den Zu­ gang zu allen relevanten Daten verfügen. Halten Sie Absprachen immer schriftlich fest. Die Gefahr ist groß, dass Vereinbarungen zu Zielen und Terminen durch Missverständnisse doch nicht umgesetzt werden. Legen Sie Ergebnisprotokolle immer schnellstmöglich so ab, dass alle darauf zugreifen können. Setzen Sie dabei vor allem auf Kolla­ borationstools, die jeder nutzen und pflegen kann. Jedes Teammitglied ist wegen einer speziellen Qualifikation Teil des Teams. Stellen Sie sicher, dass alle untereinander wis­ sen, wer genau welche Aufgabe im Projekt hat und wer für welche Fragen jeweils zuständig ist. Kommunikation ist wichtig. Alle Teammitglieder sollten daher Zugang zu den Chats und den Social-Media-Kanälen haben, die zum Projekt dazugehören. Hier sind auch informelle und eher private Gespräche gut aufgehoben. Oberste Regel für alle Gespräche: Vertraulichkeit ist Pflicht. Die Gruppe sollte mit einer Stimme nach außen sprechen. Aus­ einandersetzungen und Konflikte bleiben in der Gruppe. Bei internationalen Teams ist die Projektsprache in der Regel Englisch. Damit die Verständigung gut klappt, müssen natür­ lich alle die Sprache ausreichend gut sprechen. Allerdings ist es auch sinnvoll, in Telefon- und Videokonferenzen klar und deutlich zu sprechen, damit Fremdsprache und schlechte Übertragungsqualität gemeinsam nicht für unverständliches Kauderwelsch sorgen. Regelmäßige Zusammenfassungen des Besprochenen helfen allen Beteiligten, das Gesagte besser einzuordnen. 7 www.sekretaria.de CHECKLISTE