sekretaria magazin 6/2018

muss ja nicht gleich Vollzeit sein, schon ein oder zwei Tage Homeoffice können viel bringen. Und auch für eine Sekretärin oder Assistentin ist die Ar­ beit auf Entfernungmachbar.„Wenn sich alle darauf einstellen müssen, dass die Sekretärin nicht immer und sofort verfügbar ist, kann das Unternehmen davon profitieren“, sagt Claudia Kauscheder, die auf ihrem Blog abenteuerhomeoffice.at Tipps und Kurse zum Thema anbietet.„Workflows werden auf ihre Machbarkeit hin überprüft und überarbeitet, es kommt mehr Struktur in die Zusammenarbeit und die Sekretärin fühlt sich anerkannt und imRah­ men auch selbstbestimmt.“ Welche Aufgaben eignen sich? Grundsätzlich eignet sich alles fürs Homeoffice, für das Sie sich über einen längeren Zeitraum konzen­ trieren müssen und Ruhe brauchen. „Egal ob bei der Vorbereitung einer Präsentation oder bei Be­ rechnungen etwa für Auswertungen – bei solchen Tätigkeiten sind Unterbrechungen der Untergang. Auch für reine Schreibarbeiten ist es nicht not­ wendig, im Büro zu sitzen“, erläutert Kauscheder. „Ungeeignet sind dagegen alle Aufgaben, bei de­ nen der persönliche Kontakt notwendig ist – und zwar nicht virtuell zumBeispiel in einem Skype-Ge­ spräch, sondern wirklich face to face. Ansonsten kann es nur schwierig werden, wenn große Papier­ mengen oder hochsensible Unterlagen hin- und hertransportiert werden müssen.“ Reservieren Sie Aufgaben Legen Sie sich einen Ablagekorb an, in den Sie die Unterlagen für passende Aufgaben hineinwerfen, beispielsweise: » Briefings für Recherchen » Notizen für den Projektbericht » Informationen für die Reiseorganisation » Unterlagen für die Reisekostenabrechnung Für die Tage im Homeoffice müssen Sie nur noch die Dokumente mitnehmen. Sie bilden so Aufga­ benblöcke, die Sie am Stück abarbeiten können. So überzeugen Sie Ihren Chef Sie selbst wollen im Homeoffice arbeiten, aber Ihr Chef ist nicht begeistert von der Idee? Dann schlagen Sie ihm einen Testzeitraum vor. Geeig­ net sind Reisetage Ihres Vorgesetzten. Da er selbst unterwegs ist, vermisst er Sie nicht im Zimmer nebenan. Sind Organisation und Kommunikation perfekt eingerichtet, bemerkt er Ihre Abwesenheit nicht einmal. Und wenn Sie ihm dann die Präsen­ tation hinlegen, die Sie ungestört im Homeoffice in Rekordzeit erstellt haben, haben Sie schon viele gute Argumente gesammelt. Tipps für die Arbeit im Homeoffice Keine Frage, die Arbeit von zu Hause aus ist zu­ nächst ungewohnt. Gerade am Anfang kann es schwierig sein, Arbeit und Privatleben zu trennen. Viel Struktur Widerstehen Sie der Versuchung, neben Ihrer Ar­ beit fürs Büro noch die Hausarbeit zu erledigen. „Ich habe gelernt, in meinen Arbeitszeiten den Haushalt zu ignorieren“, erzählt Kauscheder. „Es ist sehr wichtig, Arbeit und Privatleben zu trennen, mit sich selbst feste Arbeitszeiten zu vereinbaren, diese zu planen und sich dann daran zu halten. Dann entsteht auch das Gefühl, mit der Arbeit fer­ tig zu sein.“ Viel Organisation Grundsätzlich ist die Ausstattung des Homeoffice Sache des Arbeitgebers, aber es liegt in Ihrem ei­ genen Interesse, auch hier einen optimal organi­ sierten Arbeitsplatz vorzufinden. Von zentraler Be­ deutung ist, dass Sie Zugang zu allen Daten und Dokumenten haben und Ihnen alle Hilfsmittel vor­ liegen. Optimieren Sie die digitale Ablage so, dass alle notwendigen Dokumente für Sie über den Ser­ ver zugänglich sind, und stellen Sie sicher, dass alle Kollaborationstools auch zu Hause laufen. Viel Kommunikation Auch für Ihre Kollegen bedeutet es eine Umstel­ lung, wenn Sie im Unternehmen nicht mehr stets vor Ort sind. „Kommunizieren Sie im Team, wann Sie erreichbar sind und wann nicht“, rät Kausch- eder. „Wenn Sie auch außerhalb der Bürozeiten im Homeoffice ans Telefon gehen oder E‑Mails beantworten, gelingt die wichtige Abgrenzung nicht.“ Außerdem entfällt dann ein wesentlicher Vorteil des Homeoffice, nämlich die Möglichkeit, eineWeile ungestört arbeiten zu können. Je nach­ dem, wie selbstständig Ihr Chef und Ihre Kollegen sind, ist hier Überzeugungsarbeit notwendig. Zei­ gen Sie, dass Sie weiterhin für alle erreichbar sind: » Rufen Sie in Ihrer Kommunikationszeit zurück, wenn Sie Nachrichten auf Ihrem Anrufbeant­ worter haben, auch wenn Sie nur mitteilen, dass Sie den Sachverhalt morgen im Büro klä­ ren werden. Melden Sie sich gar nicht zurück, entsteht schnell die Überzeugung „Ich wusste doch, dass das nicht funktioniert.“ » Seien Sie bei Telefon- oder Videokonferenzen pünktlich und signalisieren Sie so, dass Termine für Sie bindend sind, egal ob Sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten. » Beim Homeoffice ist es wichtig, Ihre Leistung transparent zu machen. Eine Lösung: Schreiben Sie Ihrem Chef oder Ihren Kollegen eine Nach­ richt, sobald Sie eine Aufgabe abgeschlossen ha­ ben: „Reisekostenabrechnung Mai ist fertig, bitte freigeben.“ So machen Sie Ihre Arbeit sichtbar. „Die Arbeit im Homeoffice kann ein emotionales Freiheitsgefühl schenken und damit die Loyalität steigern“, fasst Expertin Kauscheder zusammen. Dafür lohnt es sich, ein wenig Überzeugungs- arbeit zu leisten. ¶ Autorin: Cordula Natusch SEMINAR-TIPP Zeitmanagement 4.0 Für mehr Produktivität und Zufriedenheit 17.10.2018 in München www.sekretaria.de/akademie LEKTÜRE Welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Homeoffice haben, lesen Sie auf den folgenden Seiten. 9 www.sekretaria.de ERFOLGREICH IM JOB

RkJQdWJsaXNoZXIy NDM3NDQ=