sekretaria magazin 6/2018

So gelingen Video- konferenzen Videokonferenzen bieten Unter- nehmen viele Vorteile. Der Produk- tivitätsgewinn ist hoch, weil Sie sich schnell mit Kollegen abstim- men können, die im Homeoffice, in einem anderen Gebäude oder gleich in einer anderen Stadt sit- zen – ohne stundenlange Dienst- reisen zu unternehmen. Der Preis für Videokonferenzen ist nicht der Rede wert: Virtuelle Konferenzräume bei WebEx oder GoToMeeting gibt es ab 19 Euro pro Monat und Organisator. Dafür können Sie in einem Monat be­ liebig viele Videokonferenzen mit bis zu acht Teil­ nehmern organisieren. Wenn Ihr Unternehmen so nur eine Dienstreise pro Monat spart, ist das Geld wieder drin. Was bieten Ihnen die Videokonferenz-Lösungen? Während bei einer Telefonkonferenz nur der Ton übertragen wird, übertragen Videokonferenz-Tools nicht nur Bild und Ton, auf Wunsch kann ein Teilneh­ mer auch seinen Bildschirm teilen. So arbeiten alle gemeinsam an einem Dokument oder schauen auf eine Präsentation. Und weil alle Teilnehmer sichtbar sind, entfällt die Frage, ob Kollege X gerade anwe­ send ist. Für Kollegen oder Kunden, die nicht am Termin teilnehmen können, bieten die meisten Programme eine Aufnahmefunktion. Damit ist es möglich, die Präsentation und den Ton (aber nicht die Videobilder der Teilnehmer) später noch einmal abzuspielen. Das ist auch für Schulungen ideal, weil sich die Teilneh­ mer das Video im Anschluss noch einmal anschauen können. Anders als eine Telefonkonferenz-Lösung, die fast immer schwierig zu steuern ist, bieten Videokonfe­ renz-Lösungen eine grafische Benutzeroberfläche. So sehen die Teilnehmer jederzeit, welche Personen dabei sind, und der Moderator kann steuern, wer seinen Bildschirm teilt sowie wer zu hören ist oder nicht. KONFE- RENZ- LÖSUN- GEN Bild 1: Über eine grafische Oberfläche lassen sich Videokonfe- renzen einfach steuern Welche Software gibt es für Videokonferenzen? Für den Anfang sollte ein kleines Team die richtige Software auswählen und gründlich testen, damit bei der Premiere keine technischen Probleme auftreten. Wenn sich die Software in einem kleinen Team be­ währt hat, ist es Zeit, das Programm mehr Abteilun­ gen zugänglich zu machen. Wichtig dabei ist, dass jeder Organisator häufiger Videokonferenzen einen eigenen Account hat, den er exklusiv nutzen kann. Grundsätzlich gibt es drei Kategorien. Videokonferenz-Lösungen auf monatlicher Basis Anbieter wie WebEx oder GoToMeeting bieten eine reine Videokonferenz-Lösung an, die auf monat­ licher Basis bezahlt wird. Die Preise steigen mit der Anzahl der möglichen Teilnehmer, von denen nur der Organisator des Meetings einen kostenpflichti­ gen Account benötigt. Los geht’s beim Marktführer WebEx bei 19 Euro imMonat. Dafür können bis zu acht Teilnehmer miteinander konferieren. Wer sich für ein Jahr an WebEx bindet, zahlt 15 Euro pro Monat bzw. TIPPS & TRICKS Werden Sie zur Assistentin 4.0: An dieser Stelle finden Sie regelmäßig Tipps und Tricks zu neuen und bekannten Apps für Smartphones und Computer. 11 DIGITALES BÜRO www.sekretaria.de

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