Meeting-Sünden

So vermeiden Sie typische Schnitzer

Meeting Pannen
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Mit diesen vier einfachen Regeln für Meetings sparen Sie sich und Ihren Kollegen viel Zeit und Nerven. Das Erfolgsrezept bei gemeinsamen Aufgaben und Zielen ist – einmal beherzigt – ganz einfach umzusetzen:

1. Regel: Grundlagen schaffen

Beantworten Sie sich vor Projektstart/ vor den Meetings folgende Fragen bzw. klären diese:

  • Mit welchen Personen stehen Sie regelmäßig im Kontakt bzgl. gemeinsamer Aufgaben und Zielen?
  • Wie findet dieser regelmäßige Kontakt statt? E-Mail? Telefon? Telefonkonferenz? Persönlich? Meeting?
  • Wie fließen die Informationen? Wie viel Zeit benötigen Sie, um die „richtigen“ Personen zu erreichen und die „richtigen“ Antworten zu bekommen?
  • Wie unterstützend könnte ein regelmäßiger, ritualisierter Qualitätsaustausch sein?

2. Regel: Festgelegter Personenkreis

Legen Sie einen festen Personenkreis namentlich fest, der an diesem regelmäßigen Qualitäts- und Prozessaustausch teilnimmt. z. B. Assistenzen der Projektgruppe X. Wenn dieser Kreis zusätzliche Infos von weiteren Personen benötigt, wird diese Person „nur“ als Gast in diese Runde eingeladen. Das gewährleistet, dass der ursprüngliche Qualitätszirkel-Personenkreis, mit dem Blick auf das gemeinsame Ziel und die Aufgabe, gesichert bleibt.

3. Regel: Regelmäßiger Termin-Turnus

Legen Sie gemeinsame Zeiten und die Häufigkeit Ihrer Treffen fest. Wie oft ist ein vernetzter Austausch in dieser Gruppe/diesem Qualitätszirkel sinnvoll? Täglich? Falls ja, wie lange? 10 Minuten oder länger? Wann? Morgens/mittags? Wöchentlich? Falls ja, legen Sie einen Wochentag mit Zeitfenster fest. Einmal im Monat?

4. Regel: Meetingweise

Wie findet dieser Austausch statt? Muss es immer ein persönliches Treffen sein? Telefonkonferenz? Videokonferenz z.B. per Skype? Bildschirmübertrag z.B. per Teamviewer?

Jetzt gilt es, aktiv zu werden und die Regeln Routine werden zu lassen. Suchen Sie sich gleich Ihr „Startprojekt“ aus. Was kostet Sie im Moment unnötig Kraft? Was könnten Sie optimieren? Wichtig ist dabei, so schnell als möglich zu beginnen.

Freuen Sie sich gleich über mehrere Nutzen:

  • Zeitersparnis durch zeitnahe Abstimmung.
  • Der verbesserte Informationsfluss und die lösungsorientierte Zusammenarbeit steigert bei allen Beteiligten die Motivation.
  • Optimales Projektergebnis durch mehr Verantwortungsgefühl bei allen Beteiligten.

Mehr Praxis-Tipps um die wichtigsten Meetingsünden zu vermeiden, lernen Sie im Workshop „Meetings professionell und effizient durchführen“ .