Leerer Schreibtisch – volle Effizienz

Mit Organisationsexpertin Christa Beckers zum papierlosen Büro

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Haben Sie mal ein Büro der großen Internetkonzerne von innen gesehen? Papier werden Sie vergeblich suchen. Aus Umweltaspekten und auch aus Gründen der Arbeitseffizienz ist das papierlose Büro sinnvoll. Natürlich lässt sich Papier nicht ganz vermeiden, denn bestimmte Unterlagen sind aufgrund von Archivierungsvorschriften auf Papier notwendig, andere Dinge möchte man vielleicht einfach gerne aufheben.

Für alle Fälle, wo Papier Vorschrift ist oder aus anderen Gründen noch benötigt wird, verrät Organisationsexpertin Christa Beckers ihre Top-Tipps:

Tipp 1: Ordnerbeschriftung inklusive Vernichtungsdatum

Für die Papierablage wird oft der Ordner verwendet und die Ordnerbeschriftung ist standardisiert, das bringt Übersichtlichkeit und Struktur in die Ablage. Eine Angabe auf der Ordnerbeschriftung wird allerdings meist vergessen: Das Vernichtungsdatum der Unterlagen. Wenn die Vorschriftszeiten für die Aufbewahrung bekannt sind, nehmen Sie dieses mit in die Standardisierung auf. Das macht die Verwaltung des Archive um vieles einfacher; das Aussortieren von Unterlagen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, kann sogar delegiert werden.

Tipp 2: Büroklammer ade

Ein Hilfsmittel hat ausgedient: die Büroklammer. Unterlagen mit Hilfe einer Büroklammer zusammenzuhalten ist zeitaufwendig, oft verhaken sich die Blätter, Stapel werden schnell unhandlich. Verwenden Sie statt Büroklammern konsequent Prospekthüllen. Unterlagen können klarer unterschieden werden, eventuell sogar beschriftet, kleine Papierformate können problemlos zum Vorgang sortiert werden und das Hinzufügen von weiteren Unterlagen ist schnell und weniger umständlich. Probieren Sie es aus.

Tipp 3: Visitenkarten schnell und einfach in die EDV einpflegen

Ebenfalls unhandlich sind Visitenkarten-Bücher. Die alphabetische Einsortierung von Visitenkarten kann aufgrund von Platzmangel nicht durchgehalten werden, die Entscheidung, ob nach Firmen oder Namen abgelegt wird, ist ebenfalls schwierig. Die Angaben der Visitenkarten gehören auf alle Fälle in ein EDV-System eingepflegt. Ob Outlook oder ein anderes Kontaktmanagementsystem, nur dort kann schnell und effizient nach einem Namen, einer Firma oder einer weiteren Angabe gesucht werden. Viele Apps oder ein Visitenkartenscanner ersparen sogar das lästige Abtippen.

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