Lean Office

Prozessoptimierung am Arbeitsplatz der Assistenz

DAT NL 04 Lean Office
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Tipp 1: Mit Outlook blitzschnell E-Mails sortieren

Wissen Sie, dass Sie E-Mails mit einem Handgriff in einen Termin umwandeln oder als neuen Kontakt oder auch als Aufgabe anlegen können? So geht’s: E-Mail im Posteingang mit der rechten Maustaste anklicken und in den Bereich Kalender, Aufgabe oder Kontakte ziehen. Schon öffnet sich das jeweilige Fenster und Sie können die Mail weiterbearbeiten.

 

Tipp 2: Ein Vertretungshandbuch garantiert die Einhaltung wichtiger Aufgaben

Sie kennen die Situation: Ihr Urlaub beginnt in wenigen Tagen oder Sie wurden überraschend krank. Und jetzt? Weiß Ihre Vertretung, welche Aufgaben Sie übernehmen soll und wie und bis wann diese erledigt sein müssen? Erstellen Sie ein Vertretungshandbuch, das die Einarbeitung für Ihre Vertretung reduziert und die Einhaltung wichtiger Aufgaben garantiert. So nehmen Sie sich nur einmal die Zeit, um dieses Handbuch zu erstellen und reduzieren künftig die Einarbeitung einer Vertretung.

Tipp 3: Den Schreibtisch ergonomisch organisieren

Oft ist es nur eine kleine Bewegung die, mehrmals am Tag durchgeführt, Schmerzen auslöst. Steht beispielsweise das Telefon auf der falschen Seite des Schreibtischs, so dass Sie immer wieder mit der Hand quer über den Schreibtisch greifen müssen, kann dies auf Dauer zu Nackenverspannung und Kopfschmerz führen. Unser Tipp: Ordnen Sie Ihre Gegenstände auf dem Schreibtisch so an, dass Sie optimal erreichbar sind.

Standardisierte Abläufe garantieren Effizienz und schnelle Bearbeitungszeiten. Machen Sie im Workshop „Lean Office“ mit Eva Augart die Schwachstellenanalyse und decken Potentiale auf!