Office Management bedeutet, das Büro selbstständig zu führen und Chef und Kollegen proaktiv zu organisieren

Interview mit Marc-Oliver Schlichtmann

Mann im typischen Frauenberuf ( Frauenjob) - Marc Schlichtmann (34) Fremdsprachensekretaer aus Ottensensekretaria.de: Herr Schlichtmann, Sie sind Deutschlands bekanntester Sekretär. Wie wird man das? Erzählen Sie uns von Ihrem Lebensweg.

Ich bin staatlich geprüfter Fremdsprachensekretär (Englisch, Französisch, Spanisch) und schaue mittlerweile auf über 18 Jahre Berufserfahrung in der internationalen Managementassistenz zurück. Insgesamt habe ich in sechs Unternehmen gearbeitet und bin derzeit in einer internationalen Anwaltsgesellschaft tätig. Dort unterstütze ich einen Partner.

Im Jahr 2008 habe ich am Leitz-Wettbewerb „Deutschlands beste/r Sekretär/in“ teilgenommen und konnte den Contest für mich entscheiden. Dieser Wettbewerb findet jährlich statt und testet die Fähigkeiten von Office Professionals in puncto Allgemeinwissen, Englischkenntnisse, Organisationstalent, Konzentrationsstärke sowie diplomatisches Geschick.

Dieses Ereignis hat meine Karriereplanung in eine völlig andere Richtung gelenkt. Als kurz darauf die ersten Vortrags- und Seminaranfragen bei mir eingingen, habe ich mich für eine Trainerausbildung angemeldet und mich dann weiter zum Business-Trainer & -Coach qualifizieren lassen.

Seit 2012 arbeite ich nur noch vier Tage die Woche und gebe in der verbleibenden Zeit Seminare zu diversen Themen rund um das moderne Office Management und im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung. Zudem helfe ich Kolleginnen und Kollegen durch Coaching-Maßnahmen bei der Entfaltung ihrer Potenziale und der Schärfung des persönlichen Profils.

sekretaria.de: Sie sind ja quasi der Hahn im Korb als Sekretär in einer eher weiblichen Berufsgruppe. Wie ist das im Berufsalltag für Sie? Werden Sie schon mal schräg angeguckt oder finden die Kolleginnen und Kollegen das eher toll?

Meines Erachtens wird dem Thema „Männer in Frauenberufen“ nach wie vor eine viel zu große Bedeutung eingeräumt. Für mich persönlich gibt es keinen typischen Frauen- oder Männerberuf und ich halte es auch für nicht mehr zeitgemäß, Menschen in solche Schubladen zu stecken. Jeder und jede sollte das tun, was den Fähigkeiten am besten entspricht und nach der eigenen Fasson glücklich werden.

In vielen Unternehmen wird das mittlerweile auch genauso gelebt, nämlich dass die Qualifikationen im Vordergrund stehen und nicht das Geschlecht. So ist es auch in dem Umfeld, in dem ich mich bewege und ich kann daher über keinerlei außergewöhnliche Erfahrungen in positiver wie negativer Hinsicht berichten. Klar ist es für den einen oder anderen anfangs sicherlich untypisch gewesen, aber nachdem die Leute mit mir öfter zu tun hatten, war das dann völlig normal.

sekretaria.de: Als Mann in einer sonst eher von Frauen dominierten Berufsgruppe sehen Sie bestimmte Dinge vielleicht aus einer (Achtung: Klischee!) männlichen Sicht. Was würden Sie Ihren weiblichen Berufsgenossinnen manchmal gern raten?

Grundsätzlich versuche ich, Situationen aus unterschiedlichen Blickrichtungen zu betrachten, um dadurch ein ausgewogeneres Bild zu bekommen. Das würde ich generell jedem empfehlen – ganz gleich ob Frau oder Mann. Wenn Menschen öfter „eine andere Brille“ aufsetzen würden, hätten wir deutlich weniger Konflikte im beruflichen Alltag und die Zusammenarbeit wäre an vielen Stellen wesentlich reibungsloser.

sekretaria.de: Sie setzen sich für eine stärkere Anerkennung des allgemein unterschätzten Berufsbildes der Assistenz in der öffentlichen Wahrnehmung ein. Wie genau machen Sie das?

Traurigerweise ist dieser Beruf nach wie vor einer der am meisten unterschätzten und belächelten überhaupt. In vielen Köpfen besteht immer noch das Bild der mit Stenoblock bewaffneten Vorzimmerdame, die nach dem Diktat des Chefs regiert und deswegen im Haus als Drachen verschrien ist. Hinzu kommen die zahlreichen anderen Klischees, die mit der Sekretariatstätigkeit verbunden werden und die die Realität in keiner Weise widerspiegeln.

Der Beruf hat sich über die Jahre enorm weiterentwickelt und die Aufgaben sind stetig gewachsen. Office Management hat demnach eine ganz andere Bedeutung bekommen, nämlich das Büro selbstständig zu führen und den Chef und/oder das Team proaktiv zu organisieren. Assistentinnen sind somit weit weg von reinen Befehlsempfängerinnen, wie das früher einmal war, sondern agieren heutzutage in vielerlei Hinsicht autark und eigenverantwortlich.

Wo immer ich die Möglichkeit habe, promote ich diesen Beruf – sei es in Interviews, in Artikeln oder in Gesprächen mit Führungskräften und Personalern. Für mich ist es eine Herzensangelegenheit, dass diese häufig unterschätzte Tätigkeit die Anerkennung erhält, die sie verdient. So viele meinen, Assistenz könnte doch eh jeder und werten den Beruf entsprechend herab. Hier versuche ich, in dem mir möglichen Maße einen Gegenpol zu schaffen und aufzuklären, was es aktuell bedeutet, Assistentin bzw. Assistent zu sein.

sekretaria.de: Was ist Ihre Bitte an Kolleginnen und Kollegen, um dieses Ziel zu unterstützen?

Mehr Selbstbewusstsein! Viele stellen ihr Licht unter den Scheffel oder degradieren sich mit Aussagen wie „Ich bin nur die Sekretärin hier“. Dabei wissen wir alle, was häufig passiert, wenn gerade jemand aus dieser Berufsgruppe plötzlich ausfällt oder in den Urlaub geht: Vieles funktioniert auf einmal nicht mehr reibungslos oder es laufen Dinge gänzlich schief.

Es ist in meinen Augen daher unbestreitbar, dass genau diese Personen, die in solch einer Funktion arbeiten, maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt sind. Darauf kann man stolz sein und braucht sich garantiert nicht klein zu machen oder zu verstecken.

sekretaria.de: Letzte Frage: Welche drei Tipps, die Ihnen auf Ihrem Berufsweg geholfen haben, geben Sie unseren Leserinnen mit auf den Weg?

  1. Schärfen Sie Ihre Kompetenzen! Sorgen Sie dafür, dass Sie immer up to date sind und dadurch konkurrenzfähig bleiben. Arbeiten Sie außerdem an Ihren Zielen, indem Sie Ihre Qualifikationen ausbauen und sich kontinuierlich fortbilden und Neues lernen. Wissen ist nach wie vor Macht.
  1. Ergreifen Sie selbst die Initiative! Signalisieren Sie im Unternehmen klar Ihr Können! Machen Sie Werbung in eigener Sache und präsentieren Sie sich als Spezialistin auf einem bestimmten Gebiet. „Klappern“ gehört bekanntlich zum Handwerk.
  1. Make your net work! Der Volksmund sagt „Verbindungen schaden nur dem, der keine hat“. Recht hat er! Networking wird auch im Office-Bereich immer wichtiger. Erarbeiten Sie sich daher ein tragfähiges Netzwerk und profitieren Sie langfristig von den Vorteilen für Ihre Tätigkeit.  

sekretaria.de: Herr Schlichtmann, wir danken Ihnen fürs Interview und freuen uns, Sie im Mai mit ihrem Workshop Von der Sekretärin zur Assistentin und Co-Managerin auf dem Assistentinnen-Tag wiederzusehen.