Die Assistenz von morgen

Diese 7 Arbeitsprinzipien wünschen sich Vorgesetzte wirklich von ihrer Assistenz

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  1. Prinzip Helikopter: Verschaffen Sie sich zu Beginn des Arbeitstags einen Überblick über die anstehenden Aufgaben
  • Nutzen Sie dazu Outlook, einen Wiedervorlage-Ordner, Ihre Kladde oder OneNote.
  • Nehmen Sie sich Zeit für den Überblick Ihrer Aktivitäten und die Zeiteinteilung. Denn diese Planung ist Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf des gesamten Arbeitstags.
  • Der Überblick der To-dos ist die Voraussetzung für Ihre Prioritätenfindung.
  • Ein weiterer Vorteil: Wer den Überblick hat, lässt sich nicht so leicht ablenken und kann auch sein Nein leichter sagen.
  • Nach Unterbrechungen der Arbeit und Unvorhergesehenem finden Sie mit Ihrer Prioritäten- und Aufgabenliste leichter in die vorgenommene Arbeit zurück.
  1. Prinzip Eisenhower: Geben Sie Ihren Aufgaben Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

Setzen Sie Prioritäten nach bestimmten Kategorien:

  • Personen (Chef, Vorstand, Kunde)
  • Fixe Termine
  • Themen
  • Projekte
  • Finanzielle Aspekte.
  • Oft hilft es, Prioritäten (farblich) zu markieren.
  • Stimmen Sie Ihre Prioritäten ab bzw. kommunizieren Sie diese.
  • Oft sind Zwischenbescheide für alle Beteiligten sinnvoll. Klären Sie vorher, ob und wie oft diese gewünscht sind. 
  1. Prinzip Parkinson: Setzen Sie sich für eine Aufgabe ein bestimmtes Zeitlimit
  • Der Vorteil: So erledigen Sie Aufgaben schneller.
  • Denn das Parkinson-Gesetz besagt: Arbeit dehnt sich aus, so weit es geht.
  • Bauen Sie Zeitpuffer in Ihren Zeitplan ein.
  • Störungsarme Zeiten ermöglichen Sie am besten durch:
    • einen Abwesenheits-Assistent per E-Mail-Programm
    • Zurückziehen in ein Besprechungszimmer
    • Mailbox aktivieren/ Handy lautlos schalten oder Telefon umstellen. 
  1. Prinzip Sofort: Schnelle Aufgaben sofort erledigen
  • Der Hintergrund: Aufschreiben und Nachfassen dauern in der Regel genauso lange wie das Erledigen der Aufgabe selbst.
  • Die Anwendung des Sofortprinzips ist nur dann sinnvoll, wenn Sie an keiner wichtigen Aufgabe arbeiten.
  • Der maximale zeitliche Aufwand für eine Aufgabe der Kategorie „Sofort“ beträgt drei Minuten.
  • Eignet sich für Routineaufgaben, denn Sie sehen schnelle Ergebnisse und die Aufgabe belastet Ihren Kopf und Ihre To-do-Liste nicht mehr.
  • Legen Sie z.B. fertig bearbeitete Papiere sofort ab. Auf diese Weise vermeiden Sie leidige Ablagestapel. 
  1. Prinzip Information: Wen Sie wann über was informieren wollen oder müssen
  • Geben Sie Kunden, Kollegen und Kolleginnen einen Zwischenbescheid, wenn sich Ihre Arbeit verzögert.
  • Geben Sie wichtige Teilinformationen weiter.
  • Überlegen Sie, von wem Sie bis wann welche Information benötigen.
  • Fordern Sie diese Infos rechtzeitig und gezielt ein.
  • Setzen Sie bei gesendeten E-Mails eine Nachverfolgung, um rechtzeitig nachhaken zu können. 
  1. Prinzip Schriftlichkeit: Der Kopf denkt, der Stift lenkt
  • Bedeutet übersetzt: Notieren Sie (fast) alles schriftlich – ob per Stift oder Tastatur entscheiden Sie.
  • Der Vorteil: Dieses Vorgehen entlastet den Kopf, macht Aufgaben verbindlich und Ihnen rutscht nichts durch.
  • Nehmen Sie Ihre Aufgaben in die Outlook-Aufgabenliste auf.
  • Kurze E-Mail bei relevanten Inhalten, die am Telefon besprochen wurden.
  • Ideenentwicklung mit der Mindmap-Methode. 
  1. Prinzip Kontrolle: Behalten Sie die Kontrolle über Ihre eigenen Aufgaben und delegierte Aufgaben
  • Kontrollieren Sie im Laufe des Tages, ob Ihre Prioritäten noch stimmen.
  • Kontrollieren Sie für sich, wo Sie mit Ihren Aufgaben stehen.
  • Idealerweise notieren Sie für alle Aufgaben eine Anfangs- und Endzeit, so bekommen Sie ein gutes Gespür für die Dauer einer Aufgabe.
  • Kontrollieren Sie, ob delegierte Aufgaben erledigt an Sie zurückkommen.
  • Tipp: Nutzen Sie bei Outlook die Nachverfolgung und die Aufgabenverwaltung zur Kontrolle. 


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