Desk to the Future

Was Sie tun können, um auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu bleiben

Die Office-Managerin, Autorin und Trainerin Kerstin Uebler-Gottschalk ist überzeugt, dass das Berufsbild der Assistenz gerade einen rasanten Wandel erfährt. Die wichtigsten Tipps, wie moderne Chefentlastung mit praxiserprobten, bewährten Methoden aussehen kann, hat sie für Sie zusammengestellt:

Der Arbeitsplatz heute

Als Assistenz haben Sie meist einen festen Arbeitsplatz, einen Schreibtisch, Ihren PC und Ihren Drucker. Über ein Notebook oder Handy können Sie auf den Posteingang zugreifen. Zwar ist in den letzten Jahren hinsichtlich Ablage und Archivierung viel passiert, aber es soll immer noch das ein oder andere Exemplar geben, bei dem die Schränke bis oben hin mit Papier gefüllt sind. Zudem gibt es immer noch Unterlagen wie z.B. Verträge, die im Gerichtsfall nur mit den Originalunterschriften zugelassen sind. Ihr Chef ist zwar sehr viel unterwegs, aber Sie gehen jeden Tag in Ihr Büro. Durch Sie ist Ihr Chef präsent. Wer zu Ihrem Chef möchte, muss erst an Ihnen vorbei.

Wie könnte der Arbeitsplatz der Assistenz von morgen aussehen?

Es gibt viele Untersuchungen, Studien und Ansätze, wie wir morgen arbeiten werden. Niemand vermag genau abzuschätzen, wie schnell und in welcher Form die neuen Kommunikationsmedien die Arbeitsformen der Zukunft bestimmen. Für die Assistenz von morgen werden zur Gestaltung der künftigen Arbeitsplätze drei Möglichkeiten diskutiert.

Da Sie als Assistentin sich immer mehr zur Informationskoordinatorin entwickeln, werden Sie wahrscheinlich eine der wenigen sein, die einen festen Arbeitsplatz hat. Andere Ihrer Kolleginnen werden nur noch mobile Büros haben. Sie werden stärker in die Projektassistenz eingebunden sein, mit der Möglichkeit der Übernahme eigener Projektverantwortung.

Vielleicht heißen Assistentinnen bald „Networkerin“. Sie arbeiten ortsunabhängig, koordinieren und vernetzen die Arbeit der flexiblen KollegInnen und fungieren als Service Desk für Mitarbeiter und Kunden.

Es könnte jedoch auch sein, dass Sie als Assistenz in einem Zentralsekretariat für das Management im Backoffice arbeiten. Sie teilen sich mit anderen Assistentinnen den Arbeitsplatz und das Equipment. Die Erledigung der täglichen Arbeit ist aufgabenabhängig und unabhängig vom Chef. Sie können zu jeder Zeit überall arbeiten, wenn die IT-Infrastruktur und vor allem wenn die Ablage stimmt. Dies kann auf Grund der Vertraulichkeit hierarchieabhängig sein. Wenn Sie in der Firma arbeiten, buchen Sie Ihren Arbeitsplatz wie einen Besprechungsraum dazu. So können die Aufgaben erledigt werden, wie es die persönlichen Umstände zulassen.

Zur Assistentin wird man nicht – zur Assistentin macht man sich
Welche Kompetenzen braucht die erfolgreiche Assistenz von morgen? Ob „Sekretärin“ oder „Assistentin“: Keiner der Begriffe ist geschützt. Somit sind die Interpretationsmöglichkeiten des Berufsbildes vielfältig. Gerade die vielfältigen Themen machen dieses Berufsbild so spannend.

Die Anforderungen an die Assistenz haben sich in den letzten Jahren stark geändert. Assistentinnen arbeiten mehreren Vorgesetzten zu, managen ganze Teams, Chefs sind viel unterwegs. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit in Projektteams nimmt zu. Ihre Professionalität als Assistentin ist gefragt. Dazu benötigen Sie Schlüsselqualifikationen.

Kompetenzen der erfolgreichen Assistenz von morgen

  • Sie übernehmen eine aktive Rolle und agiert statt zu reagieren. Dazu wird kaufmännisches Wissen benötigt. Wenn der Fokus auf der Führungsassistenz liegt, sind zusätzliche Kenntnisse in Betriebs- und Volkswirtschaft, Recht, Personalwirtschaft, Managementtechniken, Marketing und Führungspsychologie notwendig.
  • Eine erfolgreiche Assistentin zeichnet sich durch hohes Engagement und Eigeninitiative aus.
  • Sie interessieren sich für das Unternehmen, kennen die Firmengeschichte und leben die Corporate Identity auf ganzer Linie. Sie entsprechen in Ihrem Erscheinungsbild der Kultur des Unternehmens und sind Profi in modernen und interkulturellen Umgangsformen.
  • Dabei sind Sie immer über die politische und wirtschaftliche Situation der Kontaktländer informiert.
  • Sie beherrschen Englisch sehr gut in Wort und Schrift. Dazu sprechen Sie noch weitere Fremdsprachen.
  • Sie sind meist Beraterin des Chefs und zeigt Potentiale im Unternehmen auf. Durch Verbesserungsvorschläge und deren Umsetzung optimieren Sie nachhaltig die Arbeitsabläufe.
  • Sie sind Entscheidungsvorbereiterin, indem Sie die notwendigen Informationen einholen und selbständig aufbereiten.
  • Sie unterstützen große Projekte und übernehmen kleinere Projekte eigenverantwortlich.
  • Sie zeichnen sich durch hohe soziale Kompetenz aus und können durch eine positive Selbstdarstellung und zielorientierte Selbst-PR ein eigenes positives Image aufbauen.
  • Sie sind über die neuesten Trends im Office-Management informiert und setzen diese Kenntnisse effizient und effektiv ein.
  • Trends und moderne Arbeitsmethoden sind Ihnen geläufig. Diese setzen Sie erfolgreich in Ihrem Arbeitsumfeld ein.
  • Sie können Informationen vernetzten und werden so zur Wissensmanagerin.
  • Sie zeichnen sich durch eine gewisse Stress-Stabilität, Belastbarkeit und Flexibilität aus. Sie sehen Veränderungen als Chance.
  • Sie bleiben am Ball und erstellen sich Ihr eigenes Fortbildungsprogramm.

Was Sie tun können, um auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu bleiben
Handeln setzt Verstehen voraus. Gleich, ob Sie schon lange im Beruf als Assistentin tätig sind oder Neu- bzw. Quereinsteigerin: Es ist notwendig, regelmäßig Ihre Komfortzone zu verlassen und etwas Neues zu lernen.

Oft sind es nur kleine Schrauben, die bewegt werden müssen, um die Anforderungen an die Assistenz von morgen zu erfüllen. In erster Linie geht es darum, die Abläufe, Prozesse sowie das Handeln von sich selbst und anderen zu verstehen. Erst dann kann die Toolbox mit ihren theoretischen Ansätzen und Methoden erfolgreich in der Praxis umgesetzt werden.

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