Kluges Change Management

4 Grundsätze für Ihr Veränderungsmanagement als Senior Assistenz

Change Management
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Fast alles um uns herum verändert sich ständig. Unser Wissensstand vergrößert sich täglich, wir gewinnen mehr Berufs- und Lebenserfahrung sowie persönliche Reife. Wir werden älter, „weiser“ und unser Denken verändert sich. Als qualifizierte Sekretärin und Assistentin können Sie in den meisten Situationen Ihres Arbeitsta­ges durch Ihre Berufs- und Lebenserfahrung souverän und gelassen agieren. Sie sind es gewohnt, sowohl mit fachlichen Herausforderungen als auch mit verschiedensten Menschen aller Hierarchieebenen sicher, diplomatisch und mit viel Fingerspitzengefühl umzugehen.

Doch auch in Unternehmen sind Veränderungen erforderlich, um im schnelllebigen, hart umkämpften Markt bestehen zu können. Umstrukturierungen, neue Hierarchien, eine neue Kollegin oder ein neuer Chef, andere Arbeitsbedingungen, neue Projekte – Mitarbeiter brauchen ein hohes Maß an Flexibilität. Da alle modernen Unternehmen beständigen Veränderungsprozessen unterworfen sind, kann Change Management längst als Bestandteil normalen unternehmerischen Handelns angesehen werden.

Sich auf die sich verändernde Strukturen, Rahmenbedingungen, Abläufe oder neuen Arbeitsfelder einzustellen, fällt den meisten Menschen nicht leicht. Das ist ein völlig natürliches Verhalten und braucht neben klarer, offener Kommunikation vor allem eines: Zeit!

Mit konsequentem Change Management lässt sich eine Kultur schaffen, in der Wandel als Entwicklung- und damit als etwas völlig Natürliches verstanden wird.

Change Management heißt daher für Sie als Senior Assistentin auch, Ihre eigene Rolle in der zukünftigen Unternehmenswelt neu zu erschaffen, eigenes Handeln konsequent zu hinterfragen und kontinuierlich selbst dazuzulernen.

Mit diesen 4 Kompetenzen gelingt Ihr persönliches Change Management:

1. Kluges Change Management: Chancen erkennen UND andere für das Neue begeistern

Unabhängig davon, dass Sie von der Veränderung betroffen sind, sind Sie gleich­zeitig in Ihrer Funktion als Sekretärin und Assistentin ganz vorn mit dabei, wenn es darum geht, Veränderungen positiv zu kommunizieren und konstruktiv voranzutrei­ben, Neuerungen umzusetzen, unerfreuliche Entscheidungen mitzutragen, Reakti­onen von Mitarbeitern abzufedern und die Akzeptanz der Veränderungen zu unter­stützen.

Sie können sich selbst und Ihren Chef maßgeblich unterstützen, wenn Sie sich mit dem Thema Change Management vertraut machen und die Prozesse nachvollzie­hen können, die mit Veränderungen einhergehen. Wer Menschen für anstehende Veränderungen gewinnen und sie dabei unterstützen will, muss zunächst verstehen, wie diese Menschen die Situation erleben, was sie denken, was ihre Ängste und Befürchtungen, ihre Motive und Bedürfnisse sind.

Wer dieses Verständnis entwickelt hat, hat auch eine Chance, die von Veränderung betroffenen Menschen dafür zu gewinnen, dass sie den Veränderungsprozess akzeptieren und aktiv mit tragen. Fachwissen zum Thema Change Management, psychologisches Hintergrundwissen, Konfliktfähigkeit und kommunikative Kompetenzen sind dafür unverzichtbar.

2. Erfolgreiches Arbeiten im Generationen-Mix

Schon immer haben Menschen unterschiedlichen Alters mit unterschiedlichen Denk­weisen, Verhaltensmustern, Einstellungen und Interessen zusammen gearbeitet –und gute Ergebnisse erzielt. Die aktuelle Arbeitssituation erscheint jedoch besonders herausfordernd, denn die Mischung ist deutlich heterogener geworden: Junge Menschen steigen früher ins Berufsleben ein, und in der Regel verbleiben ältere Menschen länger im Erwerbsle­ben. Somit müssen verschiedene Altersgruppen mit ganz unterschiedlichen Ansprü­chen, Qualifikationen etc. über eine längere Erwerbsphase zusammenarbeiten.

Es verändern sich Hierarchien und Arbeitszeiten, Vorgesetzte sind mitunter wesent­lich jünger als ihre Assistentin, neue, jüngere Kollegen führen neue Prozesse und Ar­beitsweisen ein – all das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Veränderungsbereitschaft und stellt auch Sie als erfahrene Senior Assistentin immer wieder vor neue Herausforderungen.

Konfliktpotenzial und Lösung

Das Konfliktpotenzial zwischen den Generationen wird besonders durch die per­sönliche Wahrnehmung verstärkt, denn die meisten Menschen bewerten die Denk- und Handlungsweisen der anderen auf dem Hintergrund der eigenen Erfahrung.

Deshalb ist es für eine gute Zusammenarbeit in Unternehmen außerordentlich wichtig, dass die verschiedenen Mitarbeitergenerationen mehr voneinander erfahren. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich über ihr Wissen, ihre Werte und ihre unterschiedlichen Lebenserfahrungen auszutauschen, kann dies wesentlich für ein besseres gegenseitiges Verständnis und produktivere Zusammenarbeit sorgen.

Aufgrund unterschiedlicher Erfahrungsniveaus können jüngere Teammitglieder so von älteren lernen und umgekehrt. Die vielfältigen, sich ergänzenden Fähigkeiten Älterer und Jüngerer differenzieren und erweitern das Leistungsspektrum der Gruppe. Dadurch verbessert sich die Qualität von Entscheidungs- und Problemlösungsprozessen und es werden neue Einsichten und Ideen möglich.

Das können Sie als Assistenz tun

Für ein besseres gegenseitiges Verständnis im Unternehmen zu sorgen liegt insbesondere in der Verantwortung der Führungskräfte. Als berufs- und lebenserfahrene Assistentin sind Sie prädestiniert dafür, ihn dabei zu unterstützen, indem Sie beispielsweise generationsübergreifenden Erfahrungsaustausch, altersgemischte Projekte oder gemeinsame Aktivitäten vorschlagen und organisieren.

3. Fähigkeit zur Menschenführung

Als Assistentin bereiten Sie Entscheidungen vor, leiten eigenständig Projekte, sind Informationsschnittstelle im Unternehmen und erste Ansprechpartnerin für Ihre Kolle­gen und Geschäftspartner. Insbesondere als Senior-Assistenz haben sie in den letz­ten Jahren für Vorgesetzte zunehmend eine Beraterfunktion übernommen. Im Team fungieren Sie wegen ihres großen Erfahrungsschatzes oft als Coach und Mentorin. Das gehobene Anforderungsprofil, das die moderne Arbeitswelt von Sekretärinnen und Assistentinnen fordert, bedingt daher eine kontinuierliche Weiterbildung in pro­fessioneller Kommunikation, Konfliktmanagement und Führungswissen.

Beginnen Sie dabei mit einem Blick auf sich selbst. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihr Kommunikationsverhalten auf andere Menschen wirken. Holen Sie sich regelmäßig im beruflichen und privaten Umfeld Feedback ein, um sich selbst zu reflektieren.

Prüfen Sie, welcher Konflikttyp Sie sind. Möchten Sie eine Rolle spielen oder lieber authentisch auftreten, selbst, wenn es dann einmal unbequem werden könnte? Voraussetzungen für das selbstbewusste Führen von Menschen sind – neben Fachwissen über die unterschiedlichen Führungsstile und -instrumente – absolute Authentizität und natürliche Autorität. Das wird Ihnen das Führen und Delegieren im Kollegenkreis deutlich erleichtern.

4. Umgang mit eigenen Ressourcen und Leistungsfähigkeit

Als Assistentin erwartet man von Ihnen auch Durchsetzungsstärke, Klarheit und Be­lastbarkeit. Sicherlich haben Sie sich das schon oft gefragt: Woran liegt es, dass manche Men­schen besser mit schwierigen Situationen umgehen können als andere? Hier geht es um Resilienz, die innere Haltung und Kraft, um mit den vielen unterschiedlichen Her­ausforderungen im Leben gut und konstruktiv umgehen zu können.

Wie können Sie sich also stärken für die wachsenden Anforderungen Ihres Berufs? Was sind Ihre Ziele? Und was möchten Sie definitiv nicht mehr? Die gute Nachricht: Resilienz ist trainierbar. Mit einfachen Selbstcoaching-Übungen und verschiedenen Mentaltechniken können Sie innere Stärke entwickeln und sich selbst den Umgang und Ihre Wahrnehmung in stressvollen Situationen erleichtern.

Das können Sie als Assistenz tun

Die Kernfrage beim Entwickeln Ihrer eigenen inneren Stärke ist, wie Sie sich selbst in der jeweiligen Herausforderung betrachten. Das Akzeptieren von „unangenehmen“ Umständen, die sich definitiv nicht mehr ändern lassen, wird Sie weniger Kraft kosten als sich regelmäßig mit der Realität „anzulegen“. In solchen Situationen Selbstverantwortung zu übernehmen und das Beste aus der aktuellen Situation zu machen, anstatt sich als „Opfer“ der Umstände zu sehen, ist hier ein weiterer wichtiger Faktor.

Pessimismus versus Optimismus: Ist Ihr Glas halbleer oder halbvoll? Erinnern Sie sich in stressvollen Situationen an Herausforderungen, die Sie gut gemeistert haben, und vertrauen Sie darauf, dass es Ihnen im aktuellen Fall wieder gelingen wird. Und machen Sie sich stets bewusst, was Sie aus den jeweiligen Situationen gelernt und welche Fähigkeiten Sie dadurch entwickelt haben.

Oft ist es hilfreich, auch einmal eine Freundin oder einen Coach um Unterstützung zu bitten. Um Hilfe zu bitten und sie anzunehmen ist ein Zeichen von Stärke und erweitert gleichzeitig Ihr Netzwerk. 

Speziell für Senior-Assistentinnen bieten wir das TOP-Seminar Die erfahrene Assistentin auf dem Assistentinnen-Tag 2018 an. Hier trainieren Sie Fachkompetenz, Kommunikationsstärke und Souveränität für die Senior-Assistenz.