Phaseform

Phaseform ist ein junges Spin-off des Instituts für Mikrosystemtechnik (IMTEK) der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Wir sind ein hoch motiviertes Team von erfahrenen Ingenieuren, Wissenschaftlern, Wirtschafts- und Vertriebsexperten und bieten einen neuen und einzigartigen Ansatz für den Einsatz adaptiver Optik in den Life Science und Augenheilkunde. Phaseform bietet Ihnen Karriereperspektiven als einer der ersten Mitarbeiter(innen) in unserem preisgekrönten und schnell wachsenden Start-up.

Legen Sie den Grundstein dafür, wie administrative Abläufe bei Phaseform zukünftig gestaltet werden. Starten Sie mit uns durch als

Administrative Assistant Start-up 20-60% (d/f/m)

Sie bringen Talent und Erfahrung in typischen Sekretariatsaufgaben mit, wie z.B. Terminkoordination, Materialbestellungen, Reisekostenabrechnung und Inventarverwaltung sowie die Organisation von Events. Sie haben ein besonderes Talent und Feingefühl für Fristen und Umplanungen, und haben in dieser Hinsicht eine wichtige Signalfunktion für unsere Geschäftsleitung.

Ihr Sinn für Ordnung und Struktur trägt dazu bei, Entscheidungshilfen schnell und vollständig verfügbar zu haben. Zudem unterstützen Sie das Team bei der Korrespondenz mit Behörden und externen Dienstleistern und sorgen auch hier für Vollständigkeit und Terminüberwachung, verantworten kleine Erledigungen und den Postverkehr.

Mit wachsender Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl kann die Arbeitszeit auf Wunsch aufgestockt und weitere Aufgaben, mit erhöhter Verantwortung, übernommen werden. Hierbei bringen Sie schon Erfahrungen mit, oder können dies bei uns lernen.

Aufgaben

  • Protokollführung und Erstellen von Reports
  • Anweisung und Überwachung von Zahlungsflüssen inkl. Nachfassen und vorbereitende Buchhaltung für unsere externe Buchhaltung
  • Erstkontakt für Anfragen und Korrespondenz
  • Unterstützung im Personalwesen, Ansprechperson für Recruiting neuer Mitarbeiter
  • Unterstützung in Projektmanagement, Budgetplanung und Angebotserstellung
  • Planung und Koordination von Werbekampagnen
  • Aufgaben als Assistenz der Geschäftsleitung
  • Organisation des Umzuges in neue Labore und Räumlichkeiten
  • Optimierung von – und Einführung neuer interner Prozesse
  • Übernahme aller interner Büroangelegenheiten

Qualifikation

  • 2 Jahre Berufserfahrung oder eine gleichwertige Kombination von Ausbildung (z.B. zur Kauffrau für Büromanagement) und Berufserfahrung
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten: Zeitmanagement, Priorisierung und Multitasking
  • Detailgenauigkeit und Problemlösungsfähigkeit
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
  • Exzellente Englisch- und Deutschkenntnisse (Betriebssprache ist Englisch)
  • Gute Kenntnisse gängiger Office-Software