WE ARE FRILLS!
Wir sind eine Künstleragentur für DJs und Live-Acts aus dem Bereich der elektronischen Musik mit Sitz in Berlin. Mit unserer Kreativität, unserem Netzwerk und unserer Expertise möchten wir Künstler inspirieren. Wir vereinen ein hohes Maß an Wissen und Erfahrung aus unterschiedlichen Bereichen des Musikgeschäfts mit einem ausgeprägten Verständnis für die Bedürfnisse der elektronischen Musikszene. Wir nehmen unsere Verantwortung für die elektronische Musikkultur ernst. Im Herzen sind und bleiben wir für immer echte Raver. Zu unseren Künstlern gehören u.a. Kollektiv Turmstrasse, Somewhen, Butch, Parallx, Rikhter und einige mehr.
Wir suchen eine/n
Office Manager/in & Vertrags- & Rechnungsmanagement (m/w/d)
Aufgaben
Das ist der Job:
- Du kümmerst Dich um unsere Büroorganisation, bestellst Büro-, Küchen- und Reinigungsmaterial, Snacks für unser Team und auch mal IT-Hardware, verwaltest Büroequipment, bist der Ansprechpartner für unser Reinigungsteam, Versicherungen, Hausmeister, Vermieter und andere Partner, Lieferanten und Dienstleister, begrüßt Besucher, übernimmst unseren Empfang und damit die Telefon- und Postzentrale, pflegst Stammdaten, übernimmst die Dokumentenablage & -verwaltung, holst auch mal Angebote ein, stellst unsere allgemeine Kommunikation nach außen sicher, hältst Ordnung im ganzen Office, und räumst auch mal selbst Geschirr weg oder schiebst Möbel zurecht, beaufsichtigst Wartungs- und Reparaturarbeiten, kaufst auch mal Blumen oder Geburtstagsgeschenke und bist für die Einhaltung unserer Company-Guidelines verantwortlich, bereitest Besprechungen und Meetings vor, koordinierst Termine und planst auch mal Firmenveranstaltungen. Zusammengefasst: Du bist jederzeit da, wenn man Dich braucht und hast immer einen Blick dafür, was erledigt werden muss, damit es bei uns im Office rund läuft.
- Ein weiterer Hauptbestandteil Deines Jobs ist außerdem unser Rechnungs- und Vertragswesen, u.a. erstellst Du Rechnungen und Verträge für die Bookings unserer Künstler, versendest sie an unsere Partner (Veranstalter), schickst auch mal Reminder, bis sie unterzeichnet oder bezahlt werden und hin und wieder verhandelst Du auch mal abweichende Vereinbarungen.
- Support für unsere Buchhaltung, z.B. Belege ordnen und sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen, Kassenbuch führen etc.
- Unterstützung beim On- und Off-Boarding unserer Mitarbeiter.
- Support für unsere Geschäftsführung und den Rest der Crew im Daily-Business.
Qualifikation
Das bist Du:
- Mandatory: Excellent German language skills (written and spoken) are obligatory for this job position!
- Du bist ein/e Office-Superheld/in mit totalem Durchblick und perfekter Übersicht! Du bist top organisiert, strukturiert, gewissenhaft und stressresistent. Außerdem bist Du kontaktfreudig, sympathisch, kommunikativ, super-freundlich, diplomatisch und arbeitest gerne im Team.
- Du hast bereits als Office Manager/in oder in einer ähnlichen Position (Bürokauffrau/-mann, Assistenz, Buchhaltung etc.) gearbeitet und weißt, wie man ein Büro im Griff behält.
- Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du bist das Chaos in Person? Ordnung nervt? Dann passt Du vielleicht doch nicht zu uns. Wir brauchen jemanden der/die anpacken kann und nicht gleich anfängt zu heulen, wenn es stressig wird. Wenn’s richtig abgeht und Du dabei trotzdem noch lächelst, bist Du richtig bei uns.
Benefits
Wir bieten Dir einen Schreibtisch in unserem schönen Büro in Berlin-Kreuzberg, bestens ausgestattet mit kostenlosem Obst, Süßigkeiten, Snacks, bestem Kaffee aus der italienischen Siebträgermaschine, Tee und sogar Frei-Bier. 30 Urlaubstage sind bei uns Standard (bei einer 5-Tages-Woche). Weitere optionale, subventionierte Mitarbeitervorteile sind z.B. die Mitgliedschaft in einem Mitarbeiter-Fitness-Netzwerk mit Zugang zu tausenden Sport- und Wellnesseinrichtungen wie Fitnessstudios und Schwimmbädern in ganz Deutschland, wir übernehmen die Kosten für eine BVG-Monatskarte, Leasingprogramme für Fahrräder, E-Bikes und Motorroller, subventioniertes Mittagessen, Weiterbildungsmaßnahmen für unsere Crew-Mitglieder, ein Firmenhandy und ein Notebook, das für private Zwecke genutzt werden kann und einiges mehr. Dazu kommen regelmäßige Team-Events, geschäftliche Reisen (nur bei Interesse) und regelmäßig Freikarten für die besten Techno- und House-Events.
Ganz wichtig: Wir glauben an das Lebensgefühl der elektronischen Musikkultur. Ein vielfältiges Team mit unterschiedlichen Hintergründen ist daher für uns eine Selbstverständlichkeit.
Arbeitsplatz: Berlin-Kreuzberg (kein Homeoffice).
Diese Stelle ist eine unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit (nach Absprache), dies ist keine Freelancer-Stelle.
Bei Interesse an dieser Position sende uns bitte Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Deiner Gehaltsvorstellungen und Deiner frühestmöglichen Verfügbarkeit.
