Endlich steht der Frühling vor der Tür: Das Wetter wird besser, die Pflanzen blühen auf und die Laune steigt. Die neue Jahreszeit macht aber auch Lust auf Aufräumen. Wer kennt das nicht? Es ist bereits März und die guten Neujahrvorsätze, mehr Ordnung im Büro zu halten, sind leider immer noch nicht abgearbeitet.
Eine der unliebsamsten Aufgaben im Büro ist die Ablage. Das Problem daran ist jedoch nicht das Ablegen selber, sondern das Wiederfinden. Ganze drei Wochen verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter jedes Jahr allein mit der Suche nach Papierunterlagen. Die Suche nach digitalen Daten frisst weitere 6,5 Prozent der Arbeitszeit.
Zeitersparnis mit diesen systematischen Fragen zur Papierablage
- Warum soll etwas abgelegt werden?
Ist es notwendig, dass dieses Dokument abgelegt wird?
- Wo soll etwas abgelegt werden? (Ordner, Hängeregister, …)
In diesem Zusammenhang muss man sich die Frage stellen, wer Zugang zu dieser Information braucht.
- Wie soll etwas abgelegt werden?
Alphabetisch
Alpha-Numerisch
nach dem Baukastensystem
Werden die Ablagerichtlinien befolgt?
Wer überwacht die Aktualität der Ablagerichtlinien?
- Wie lange soll etwas abgelegt werden?
Sollte dies gleich auf dem Dokument vermerkt werden?
- Wer sollte etwas ablegen?
Doppelablage durch Absprache mit Kollegen vermeiden
Wie wird kommuniziert, dass bestimmte Dinge an einer zentralen Stelle abgelegt werden?
Was sollte lediglich im Computer abgelegt werden?
- Was kann zentral abgelegt werden?
(Allgemeine Dinge wie Telefonbücher, Zeitkorrekturzettel, Formulare)
Sie wollen Ihre Ablage im Unternehmen besser organisieren: Im Seminar „Ablage- und Dokumentenmanagement“ lernen Sie alles Wichtige dazu. So ist jeder Vorgang ist sofort zur Hand und Sie beweisen sich als kompetente Office- und Informationsmanagerin.
Welche Tipps habt ihr noch, um die unliebsame Ablage effizient zu erledigen und wertvolle Zeit zu sparen?
Ich freue mich von euch zu lesen & wünsche euch eine schöne Woche!
Eure Tanja
Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?