Als Assistenz müssen Sie viele Aufgaben gleichzeitig jonglieren und eine gewisse Flexibilität mitbringen. Schnell geht das jedoch auf Kosten der Work-Life-Balance, sprich Sie arbeiten vielleicht zu viel oder haben Schwierigkeiten damit, in der Freizeit gedanklich von der Arbeit abzuschalten. Eventuell vernachlässigen Sie Hobbys oder Freundschaften. Vielleicht merken Sie, wie der Stress zunehmend zum (gesundheitlichen) Problem wird. Solche Warnzeichen weisen darauf hin, dass Sie Ihre Work-Life-Balance als Assistenz optimieren sollten. Das ist zudem präventiv sinnvoll, um über ein ganzes Berufsleben hinweg gesund und zufrieden zu bleiben. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei.
Was ist eigentlich Work-Life-Balance?
Es handelt sich also um ein Thema, mit dem sich alle Assistentinnen auseinandersetzen sollten. Denn je früher Sie lernen, eine gute Balance zwischen Berufs- und Privatleben zu finden, desto erfolgreicher werden Sie in allen Lebensbereichen sein. Eine vernachlässigte Work-Life-Balance bedeutet auf lange Sicht hingegen zahlreiche Probleme im Berufs- und Privatleben wie Konflikte, eine verminderte Leistungsfähigkeit, vielleicht einen Jobverlust oder sogar stressbedingte Erkrankungen. Gerade in solch komplexen Tätigkeitsfeldern wie jenem als Assistenz, ist es deshalb essentiell, einer ausgewogenen Work-Life-Balance höchste Priorität zu geben. Wie der Name bereits vermuten lässt, geht es dabei um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit. Das betrifft beispielsweise die Zeit, welche Sie jeweils für das Berufs- oder Privatleben zur Verfügung haben. Aber das gilt auch für die Energie, welche Sie in beide Lebensbereiche investieren und für deren Qualität. Work-Life-Balance bedeutet also ein Leben, das Sie rundum als erfüllt bezeichnen können und das Ihnen ermöglicht, langfristig psychisch sowie physisch gesund zu bleiben.
Häufige Probleme bei Assistentinnen
Eine ausgewogene Work-Life-Balance klingt in der Theorie oft einfacher als sie in der Praxis ist. Gerade als Assistenz kann es schwierig werden, diese Balance zu finden und dauerhaft beizubehalten. Das liegt an unterschiedlichen Ursachen, beispielsweise an den langen oder ungeregelten Arbeitszeiten, welche der Job manchmal mit sich bringt.
Auch kann es schwerfallen, gedanklich von der Arbeit abzuschalten, weil der Arbeitgeber vielleicht ständige Erreichbarkeit erfordert oder Sie sich schlichtweg dazu verpflichtet fühlen. Stress durch das Multitasking oder eine hohe Arbeitslast werden ebenfalls häufig zum Problem, sodass nach Feierabend die Energie fehlt, um noch Hobbys oder anderen persönlichen Bedürfnissen nachzugehen. Viele Assistentinnen arbeiten zudem in Teilzeit, weil sie sich nebenbei ihrer Familie widmen oder Aufgaben wie den Haushalt beziehungsweise die Pflege von Angehörigen übernehmen. Dadurch entsteht eine Mehrfachbelastung, die schlichtweg keinen Raum mehr für ein erfülltes Privatleben bietet.
Diese sind nur einige von vielen Beispielen, wie typische Probleme von Assistentinnen auf dem Weg zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance aussehen können. Wenn Sie sich darin wiederfinden, lautet die gute Nachricht aber: Sie sind damit nicht alleine und es gibt durchaus Möglichkeiten, um eine solche Situation zu ändern und dadurch das eigene Leben (wieder) ins Gleichgewicht zu bringen:
Tipp 1: Ausreichend Bewegung in den Alltag einbauen
Bewegungsmangel stellt heutzutage ein großes Problem dar, denn neben der Arbeit bleibt für Spaziergänge, regelmäßige Workouts & Co oft eine Zeit. Darunter leidet die Gesundheit und das Wohlbefinden. Wichtig ist deshalb, dass Sie bei Ihrer Arbeit jede Gelegenheit nutzen, um sich zu bewegen. Im Büro bieten sich dafür verschiedene Möglichkeiten. Sie können beispielsweise zu Fuß oder mit dem Fahrrad beziehungsweise E-Bike zur Arbeit kommen. Nutzen Sie die Treppen anstelle der Aufzüge und gehen Sie bei Fragen zu Fuß zu Kolleginnen oder Vorgesetzten, anstatt eine E-Mail zu schreiben. Laufen Sie beim Telefonieren einige Schritte auf und ab oder legen Sie nach dem Mittagessen einen Spaziergang ein.
Zudem ist es wichtig, dass Sie einen geregelten Feierabend haben und beispielsweise direkt auf dem Heimweg ins Fitnessstudio gehen – so fällt es leichter, nach dem Arbeitstag noch etwas Gutes für die eigene Gesundheit zu tun. Gerade, wenn Sie eine längere Trainingspause hinter sich haben, sei es freiwillig oder unfreiwillig, sind Organisation und Motivation schließlich das A und O, um wieder in einen aktive(re)n Alltag zu finden.
Die Arbeit im Homeoffice bietet Ihnen diesbezüglich noch mehr Flexibilität. Sie können beispielsweise am Morgen die für das Pendeln eingesparte Zeit für eine Yoga-Session nutzen. Oder Sie fahren in der Mittagspause ins Fitnessstudio, wenn es noch nicht so voll ist, um eine intensive Trainingseinheit zu absolvieren. Ebenso können Sie über den Arbeitstag hinweg kurze Pausen einlegen und für einen Spaziergang, ein bisschen Stretching oder eine andere Form der Bewegung nutzen. Immer beliebter werden unter Assistentinnen zudem Laufband-Schreibtische, denn diese eigenen sich hervorragend für typische Assistenztätigkeiten wie das Telefonieren, das Schreiben von E-Mails, das Recherchieren von Reisedaten & Co. Gegebenenfalls ist der Arbeitgeber sogar zu einer Kostenbeteiligung bereit.
Tipp 2: Gesunde Ernährungsgewohnheiten pflegen
Im Homeoffice genießen Sie den Vorteil, dass Sie in der Mittagspause kochen oder sich zwischendurch jederzeit Snacks holen können. Auch dabei sollte es sich aber keinesfalls um Ungesundes wie Süßigkeiten handeln, sondern um gesunde Nahrungsmittel. Gehen Sie also im Voraus einkaufen und sorgen Sie dafür, dass Sie stets gesunde Snacks zur Hand haben oder alle Zutaten für ein nahrhaftes Mittagessen zuhause im Kühlschrank haben. Am besten sind dafür natürlich schnelle Gerichte geeignet. Mit der richtigen Organisation ist gesunde Ernährung also im Homeoffice, aber auch im Büro, kein Problem – selbst in stressigen Assistentenjobs.
Tipp 3: Auf eine gute Schlafqualität achten
Schlaf ist das A und O, um dauerhaft leistungsfähig sowie gesund zu bleiben. Achten Sie deshalb darauf, ausreichend Schlaf zu bekommen. Aber auch die Schlafqualität ist entscheidend und diese können Sie durch verschiedene Maßnahmen verbessern, zum Beispiel:
- feste Schlafenszeiten etablieren,
- Bildschirme (Fernseher, Smartphone, Laptop, etc.) vor dem Schlafengehen meiden,
- keine koffeinhaltigen Getränke am Abend konsumieren,
- nicht zu spät und zu schwer essen,
- Einschlafrituale einführen (Meditation, Traumreisen, o. ä.),
- auf Ruhe und Dunkelheit im Schlafzimmer achten.
Weitere Maßnahmen können im Einzelfall sinnvoll sein. Finden Sie also heraus, was bei Ihnen persönlich für einen guten Schlaf sorgt und suchen Sie sich bei Schlafproblemen frühzeitig Hilfe, um einen Teufelskreis zu verhindern.
Tipp 4: Abschalten – im wahrsten Sinne des Wortes
Trennen Sie klar zwischen Arbeits- und Freizeit, auch digital. Schalten Sie in der Freizeit also Geräte wie den Computer oder das Geschäftshandy ab. Klären Sie dafür mit dem Arbeitgeber, wann Sie erreichbar sein müssen und wann nicht, schließlich müssen diese Zeiten entsprechend vergütet werden. Lernen Sie zudem, auch gedanklich abzuschalten. Das fällt vor allem bei der Arbeit im Homeoffice oft schwer, weil der Arbeitsplatz zugleich der Wohnbereich ist. Empfehlenswert ist daher ein gesondertes Arbeitszimmer, dessen Tür Sie nach Feierabend schließen können.
Auch Entspannungstechniken sind beim Abschalten hilfreich und sollten einen festen Platz im Tagesablauf bekommen. Ebenso sollten Sie sich Hobbys suchen wie eine Sportart oder ein wöchentlicher Gang in die Sauna, die Ihnen guttun und dabei helfen, auf andere Gedanken zu kommen.
Tipp 5: Arbeitsbedingungen richtig aushandeln
Sollten Sie merken, dass die aktuellen Arbeitsbedingungen Ihrer Work-Life-Balance schaden, suchen Sie das Vieraugengespräch mit der Chefin oder dem Chef. Regeln Sie beispielsweise die Erreichbarkeit neu oder fragen Sie nach der Möglichkeit flexibler Arbeitsmodelle. Am besten haben Sie also einen konkreten Vorschlag, wie optimale Arbeitsbedingungen für Sie aussehen würden – und gute Argumente, weshalb diese auch für den Chef oder die Chefin eine gute Lösung wären. Dann können Sie vielleicht Zeit für das Pendeln einsparen und dadurch mehr Freizeit haben oder Leerlaufzeiten während der Arbeit für private Aufgaben nutzen. Gerade die Arbeit als Assistentin bietet diesbezüglich viel Gestaltungsspielraum und je mehr Flexibilität Sie genießen, desto mehr profitiert davon auch Ihre Work-Life-Balance. Stehen Sie deshalb für Ihre Wünsche ein und ziehen Sie gegebenenfalls einen Jobwechsel in Betracht, wenn der Arbeitgeber Ihnen nicht entgegenkommt und Sie merken, dass die Arbeit zunehmend zur Belastung wird.
Tipp 6: Grenzen setzen, privat und beruflich
Wichtig ist also, klare Grenzen zu setzen. Das gilt beispielsweise, wenn Vorgesetzte eine ständige Erreichbarkeit voraussetzen oder verantwortungslos mit Ihrer Zeit umgehen. Das gilt, wenn sich Kolleginnen oder Kollegen respektlos verhalten. Und das gilt auch im Privatleben, wenn persönliche Grenzen überschritten werden, beispielsweise in Konflikten. Als Assistentin müssen Sie keinesfalls zu allem „Ja“ sagen. Auch hier müssen Sie stattdessen in die Eigenverantwortung gehen, und zwar professionell bleiben, aber „Nein“ sagen, wenn es notwendig wird. Definieren Sie daher Ihre persönlichen Grenzen, sowohl beruflich als auch privat, und achten Sie darauf, dass Sie selbst sowie andere Personen diese respektieren.
Tipp 7: Ziele und Motivation (nicht nur) im Job
Ein erfülltes Leben bedeutet auch, gewisse Ziele zu haben. Sie sind schließlich der tägliche Antrieb, um morgens aus dem Bett aufzustehen. Solche Ziele können den Beruf betreffen, beispielsweise eine Beförderung oder ein flexibleres Arbeitsmodell. Ebenso können sie privater Art sein, vielleicht eine sportliche Leistung oder eine eigene Familie. Prüfen Sie deshalb in regelmäßigen Abständen, welche Ihre Ziele sind und was Sie motiviert. Merken Sie hingegen, dass Ihre Motivation für die Arbeit, für private Dinge oder im Allgemeinen stetig sinkt, sollten Sie das als dringendes Warnzeichen betrachten und sich neu ausrichten. Auch hier kann ein Jobwechsel notwendig werden, oft reichen aber schon kleinere Maßnahmen wie neue Tätigkeitsbereiche für frische Motivation.
Tipp 8: Das eigene Zeitmanagement optimieren
Ein gutes Zeitmanagement ist bei der Arbeit als Assistentin eine essentielle Fähigkeit. Viele Assistentinnen achten diesbezüglich aber nur auf ihre Vorgesetzten, während sie selbst in unerledigten Aufgaben versinken. Bewahren Sie deshalb stets den Überblick, arbeiten Sie mit „To-Do-Listen“ und ordnen Sie diese nach Priorität. Was weniger wichtig ist und wofür Sie innerhalb der regulären Arbeitszeit keine Kapazitäten haben, müssen Sie an andere Personen delegieren. Gleichzeitig können Sie Ihre Produktivität durch Produktivitätstechniken wie die Pomodoro-Technik erhöhen. Vor allem im Homeoffice ist es zudem wichtig, klare Grenzen zwischen Job und Privatleben zu ziehen. Setzen Sie sich ebenfalls feste Arbeitszeiten und vermeiden Sie (unbezahlte) Überstunden nach Feierabend, an den Wochenenden & Co. So maximieren Sie Ihre persönliche Leistung und sorgen dennoch für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
Tipp 9: Multitasking minimieren – und Aufgaben delegieren
Mit dem Delegieren ist ein wichtiges Stichwort gefallen. Gerade, weil Ihr Job hauptsächlich darin besteht, anderen Personen gewisse Tätigkeiten abzunehmen, häufen sich die „To-Dos“ oft in rasantem Tempo an. Sie sind aber nicht das „Mädchen für alles“, sondern ebenfalls ein Mensch mit begrenzter Arbeitszeit sowie Leistungsfähigkeit. Werden Ihre Kapazitäten regelmäßig überschritten, sollten Sie dieses Problem daher adressieren und um Hilfe bitten, beispielsweise um einen Praktikanten oder eine Praktikantin, sodass Sie selbst gewisse Aufgaben delegieren können. Auch unter Kolleginnen können und sollten Sie sich aushelfen.
Konzentrieren Sie sich zudem immer nur auf eine, nämlich die gerade wichtigste Aufgabe. So reduzieren Sie das Multitasking, damit auch den Stress und die Arbeitslast im Allgemeinen. Das ist erneut vor allem – aber nicht nur – im Homeoffice wichtig, um eben nicht bis spät in die Nacht am Schreibtisch zu sitzen. Auch private Tätigkeiten wie das Aufpassen auf die Kinder, den Haushalt & Co können und sollten Sie bei Bedarf delegieren, um sich selbst immer nur auf eine Sache konzentrieren zu müssen.
Tipp 10: Soziale Kontakte pflegen
Neben all diesen alltäglichen Aufgaben im Berufs- und Privatleben vernachlässigen viele Assistentinnen ihre sozialen Kontakte. Das gilt vor allem für jene außerhalb der eigenen Familie, also beispielsweise für die besten Freundinnen. Ein erfülltes Sozialleben ist aber für jede Menschen unverzichtbar, um glücklich und gesund zu sein. Einsamkeit hat nämlich fatale Folgen für die Gesundheit und damit auch für viele andere Lebensbereiche wie Ihre Leistungsfähigkeit im Job. Nehmen Sie sich deshalb bewusst Zeit für soziale Kontakte. Sie können dafür fixe Zeiträume einplanen wie für ein Hobby, sozusagen als wöchentliches Treffen oder abendliches Telefonat. Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, können Sie dafür sogar die Mittagspause nutzen. So reduzieren Sie zugleich das Gefühl des „Alleinseins“, das viele Menschen bei der Arbeit zuhause haben. Aber auch das gemeinsame Abendessen mit der Familie oder die Zweisamkeit mit dem Partner sind wichtige Aspekte Ihrer Work-Life-Balance, die Sie nicht vernachlässigen sollten.
Extra-Tipp: Angebote des Arbeitgebers nutzen
Zuletzt erkennen immer mehr Arbeitgeber die Wichtigkeit einer ausgewogenen Work-Life-Balance bei ihren Assistentinnen. Schließlich sind auch sie daran interessiert, leistungsfähige, gesunde und zufriedene Mitarbeiterinnen zu haben. Zahlreiche Unternehmen haben deshalb bereits Maßnahmen implementiert – oder planen solche für die Zukunft – um die Work-Life-Balance ihrer Angestellten zu unterstützen. In Assistenzjobs bieten sich dafür zum Beispiel flexible Arbeitszeiten oder Arbeitsmodelle wie das Homeoffice beziehungsweise Jobsharing an. Vor Ort im Büro profitiert die Belegschaft hingegen von Sportprogrammen oder Erholungsangeboten. Auch in die Bildung wird immer mehr investiert, beispielsweise durch Workshops, Seminare oder Vorträge rund um Themen, welche für eine ausgewogene Work-Life-Balance relevant sind; und die in den vorangegangenen Tipps bereits erwähnt wurden.
Solche Angebote können aber noch zahlreiche weitere Formen annehmen wie eine Kinderbetreuung, regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen oder psychologische Beratungsgespräche. Informieren Sie sich daher, ob Ihnen solche Angebote zur Verfügung stehen und welche. Nutzen Sie diese, wann immer möglich, oder bringen Sie selbst aktiv Vorschläge ein, wie der Arbeitgeber die Work-Life-Balance seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöhen könnte. Eigeninitiative ist also ein wichtiges Stichwort, dann stehen Ihre Chancen auf ein erfülltes, erfolgreiches, gesundes sowie glückliches Berufs- und Privatleben gut – eben eine ausgewogene Work-Life-Balance.
