FON – FutureOfficeNetwork bei Roche

Interview mit den Verantwortlichen von FON

FON ist die Abkürzung für FutureOfficeNetwork, ein Roche-Assistenz-Netzwerk, das proaktiv die Veränderung des Berufsbilds vorantreibt, mitgestaltet und prägt. Motto der Mitglieder: With Assistants for Assistants – Gemeinsam die Veränderung sein.

Im sekretaria Interview stellen Andrea Ball und Andrea Westermann, Agile Coaches des FutureOfficeNetwork, sowie Marina Bergbold, die das Junior FON innerhalb des Netzwerkes leitet, ihr firmeninternes Assistentinnennetzwerk vor.

sekretaria Magazin: Was ist FON? 

Andrea Ball: FON ist die Abkürzung für FutureOfficeNetwork, also das Roche Assistenz-Netzwerk, welches proaktiv die Veränderung des Berufsbildes vorantreibt, mitgestaltet und prägt. Unser Motto lautet: With Assistants’ for Assistants’ – Gemeinsam die Veränderung sein.

Wie ist es entstanden, mit welchen Zielen gestartet?

Das Motto für den Assistants Day 2019

Andrea Ball: Gestartet hat alles mit der Idee, eine Online-Plattform mit Wissen für die Assistenz zu etablieren. Daraus entstand der Gedanke, eine Tagesveranstaltung für die Assistenz zu planen. Unser erster Assistants´ Day fand 2013 statt. Bei einem World Café haben alle Teilnehmer die Schwerpunkte erarbeitet, die uns als Assistenz am Herzen lagen und an denen wir arbeiten möchten.

Daraus entstand das Projekt “Assistenz-Netzwerk bei Roche”. Wir haben uns mit Hilfe von Zielen, die nach der SMART-Regel formuliert waren, mit den Schwerpunkten aus dem World Café beschäftigt. Projektmitglieder waren viele Teilnehmer und Teilnehmerinnen des Assistants´ Days, die heute teilweise immer noch dabei sind.

Was bietet das Netzwerk den Mitgliedern? 

Andrea Westermann: Zum einen bieten wir eine Vernetzung mit anderen Assistenzen über Bereichsgrenzen hinaus, zum anderen bieten wir die Teilnahme an fachlichen und persönlichen Weiterbildungsangeboten, wie Seminare, Netzwerkveranstaltungen, Kongresse, an.

Zudem arbeiten wir in kleinen agilen Teams an Themen wie Anforderungsprofile, Kommunikation, Seminare für die Assistenz und vielem mehr. Das Tolle daran ist: Dabei erlernen wir selbst agile Projektmanagementmethoden und übernehmen eigene Projekte, was wiederum unserer Persönlichkeitsentwicklung zu Gute kommt – die Teammitglieder wachsen über sich hinaus, in dem sie beispielsweise Präsentationen im „Management Board“ halten, für ihre Themen einstehen und andere Kolleginnen und Kollegen begeistern.

Wer kann Mitglied werden? 

Marina Bergbold: Bei uns kann jeder mitmachen, der eine Assistenzfunktion inne hat. Unser großes Bestreben liegt darin, dass wir alle Assistenzfunktionen für die Netzwerkarbeit begeistern. Je mehr, desto besser!

Worin bestehen die besonderen Stärken? 

Andrea Westermann: Eine große Stärke liegt darin, dass wir mittlerweile ein etabliertes Netzwerk sind. Das kommt daher, dass wir von Anfang an eine hohe Akzeptanz im Management hatten: Unsere Sprecherin der Geschäftsführung, Frau Dr. Redeker, ist unsere Sponsorin. Der Mehrwert wird aber nicht nur vom Management gesehen, sondern auch von den Fachbereichen: Beispielsweise kommt unsere IT-Abteilung auf uns zu, um uns als Multiplikatoren für wichtige Nachrichten zu gewinnen. Und sogar andere Roche-Standorte und externe Netzwerkpartner interessieren sich für unsere Erfolgsstory. Damit positionieren wir uns und den Assistants´ Day an den Standorten Mannheim und Penzberg auch positiv im gesamten Konzern.

Besonders ist auch, dass sich die Projektmitglieder neben der täglichen Arbeit für die Assistenzbelange einsetzen – dies erfordert eine hohe Eigenmotivation und Engagement.

Was ist die Vision?

Andrea Ball: Wie unser Name Future Office Network schon sagt: wir möchten gemeinsam die Veränderung sein, die Zukunft, die sich im Assistenzbereich entwickelt. Dabei setzen wir auf sechs Grundpfeiler: Erstens, den Growth Mindset, also wir stärken proaktiv unser zukunftsorientiertes Mindset um Motivation, Veränderung und Leistung zu steigern Zweitens die Kompetenzen – jetzt und in der Zukunft: Wir machen uns einzigartig und zukunftssicher mit fachlichen und sozialen Kompetenzen, die wir selbständig immer wieder neu bewerten und ausbauen.

Drittens kommen unsere Roche-Werte dazu: Mut, Integrität und Leidenschaft: wir brennen für neue kreative und mutige Wege, die wir gemeinsam gestalten und prägen. Punkt vier ist wichtig in Bezug auf unsere Vorgesetzten: Assistenz auf Augenhöhe. Wir sind also proaktiv und durch unsere administrative und strategische Unterstützung sind wir der Führungskraft ein Partner auf Augenhöhe, indem wir beraten, Mehrwert schaffen und Impulse setzen. Das geht über in Punkt fünf: Wir sind Innovation Influencer, das heißt, wir treiben Innovationen proaktiv voran und sind Botschafter für Projekte, Tools und Arbeitsweisen in der neuen sich ständig verändernden Arbeitswelt.

Und zu guter Letzt: unsere Community, in der wir gemeinsam in flexiblen, lösungsorientierten und themenbezogenen Netzwerken und Organisationen arbeiten.

Worauf sind die Organisatoren und Organisatorinnen besonders stolz?

Erarbeitung der FON Vision mit Lego Serious Play

Andrea Westermann: Auf die Entwicklung jedes Einzelnen im Netzwerk! Durch unsere Netzwerkarbeit stärken wir nicht nur unser Berufsbild, sondern auch uns selbst. Wir machen uns stark für die Zukunft und das aus Eigenantrieb heraus und das zusätzlich zu unserer täglichen Arbeit!

Darüber hinaus sind wir natürlich besonders stolz auf unsere Erfolge, die wir bis jetzt erreicht haben und die, die noch kommen werden. Durch unsere veränderte Arbeitsweise und unsere Angebote tragen wir neue Impulse zum Thema NewWork und Mindset über die Assistenzen in die Fachbereiche.

Wie sieht die Organisationsstruktur aus? Gibt es so etwas überhaupt? Gibt es Organe? 

Andrea Westermann: Wir haben mit einer klassischen, hierarchischen Struktur begonnen. Es gab Teams, die feste Themen bearbeitet haben. Irgendwann haben wir gemerkt, dass sich Themen überschneiden oder einzelne auch Themen aus anderen Teams interessiert haben.

2018 haben wir das Netzwerk auf eine agile Organisation umgestellt. Wir arbeiten an einzelnen, kleinen Themen, zu denen sich jeder melden kann. Die Themen-Teams haben FON-Master, die sicherstellen, dass die Themengruppen organisiert sind. Entscheidungen treffen aber die Teams gemeinsam. In einem übergeordneten FON-Meeting tauschen sich die FON-Master über die Arbeit in ihren Teams aus und stellen so sicher, dass keine Themen parallel bearbeitet werden.

Geleitet wird das Netzwerk von zwei „Agile Coaches“, die den Teams sowohl inhaltlich als auch methodisch zur Seite stehen und bei der Anwendung agiler Methoden unterstützen.

Wir würden lügen, wenn wir sagen alles läuft perfekt. Es war ein riesen Schritt in die selbstorganisierte und agile Struktur, vor allem, weil wir noch in einem hierarchischen Umfeld arbeiten und denken. Diesen Prozess durchlaufen viele Organisationen und aus Erfahrung können wir auch bestätigen, dass dieser Mindset-Change nicht wie ein Schalter umgelegt werden kann.

Finden regelmäßige Treffen o.Ä. statt? Bei einem konzerneigenen Netzwerk ist auch interessant: Wie ist das Netzwerk eingebunden? Wie sieht die Unterstützung aus?

Marina Bergbold: Monatlich finden FON-Meetings statt, in denen sich die FON-Master untereinander austauschen um von einander zu lernen und Überschneidungen bei den Themen zu vermeiden. Die einzelnen Themen-Teams organisieren sich selbst.

Uns stehen allgemein und auch zum Teil in den einzelnen Teams Sponsoren aus dem Management zur Seite, die uns als Coach und Mentor begleiten. Die Akzeptanz im Management und in den Fachbereichen gegenüber dem FON ist sehr hoch. Wir werden oft als Multiplikator und Meinungsgeber angefragt.

Was steckt hinter Junior FON?  

Junior FON meets Assistenzen der Geschäftsführung

Marina Bergbold: Wir, das Junior FON Team, sind Wegbegleiter während der Ausbildung für alle KfB-Azubis (Kaufleute für Büromanagement) und uns ist es wichtig, ihnen stets auf Augenhöhe zu begegnen. Unser Fokus liegt auf ihrer stetigen Entwicklung und Integration in unsere Assistenz-Community und das FON-Netzwerk. Von Beginn an binden wir die Azubis bestmöglich ein, bilden eine Schnittstelle zwischen den verschiedenen Standorten Mannheim, Penzberg und zukünftig eventuell auch Grenzach, den Ausbildungsabteilungen und dem gesamten FON-Team. Hierdurch fördern wir ebenso das Wachstum des gesamten FON-Netzwerkes und sichern uns junge, motivierte Teammitglieder. Wir sind stolz, dass wir die Ausbildung der Kaufleute für Büromanagement im Rahmen der personalisierte Ausbildung aktiv mitgestalten.

Durch unsere verschiedenen Angebote wie beispielsweise gemeinsame Mittagessen; Teilnahmen an FON-Veranstaltungen; Mitarbeit an Ideen-Pool Themen, Unterstützung beim Assistants´ Day und den standortübergreifenden Azubitag gestalten wir die Vernetzung noch einfacher. Fast alle Junior FON Teammitglieder haben selbst eine kaufmännische Ausbildung bei Roche absolviert und können sich somit optimal in den Azubi hineinversetzen.

Was sind Ihre Ziele in 2019? Wo stehen Sie bei der Umsetzung gerade? 

Andrea Ball: Für dieses Jahr haben wir uns die Überarbeitung unserer Vision vorgenommen, die wir nun im November auf unserem Assistants´ Day veröffentlichen und die Assistenzen damit inspirieren wollen, selbst ein Teil der Veränderung zu sein. Desweiteren war es für uns sehr wichtig unsere Organisation weiter zu entwickeln im Hinblick auf Arbeitsweisen, Entscheidungsfindung und Mindset. Die einzelnen Thementeams haben natürlich auch Ziele, an denen sie intensiv arbeiten, die aber nicht unbedingt jahresabhängig sind. Zum Beispiel überarbeiten wir aktuell unsere Anforderungsprofile und Stellenbeschreibungen, prüfen die Implementierung eines Assistenz-Chatbots (ein textbasiertes Dialogsystem, welches das Chatten mit einem technischen System erlaubt für administrative Fragestellungen, wie: „Wo kann ich Besprechungsräume buchen?“) und tauschen uns intensiv mit externen Netzwerkpartnern aus.

Sie betreiben aktives „working out loud“ mit anderen Assistenznetzwerken. Wie müssen wir uns den Austausch genau vorstellen? 

Andrea Westermann: Wir haben im FON extra ein kleines Team, dass unser Bindeglied zu den externen Netzwerkpartnern ist. Sie stellen Kontakte zu anderen Firmen her, mit denen der Austausch einen Mehrwert für unser Netzwerk darstellt. Sobald wir an einem speziellen Thema arbeiten möchten, kommen andere Teams von uns ebenfalls ins Spiel. Der Austausch findet über Telefon, Videochat oder auch persönlich, beispielsweise im Rahmen von Workshops statt. Wir freuen uns zu unserem Assistants´ Day einige Vertreter von unseren externen Netzwerkpartnern begrüßen zu können, die teilweise auch an einer Diskussionsrunde teilnehmen werden.

Das Interview wurde geführt mit Andrea Ball und Andrea Westermann, Agile Coaches des FutureOfficeNetwork, sowie Marina Bergbold, die das Junior FON innerhalb des Netzwerkes leitet.

Vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führten Diana Brandl und Cordula Natusch.

  1. Franziska

    Proud to be part of this team driving our own journey! 🙂

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