Auch im Zeitalter von E-Mails & Co. steht es immer noch in einigen Büros: Die Rede ist von dem guten „alten“ Faxgerät. Viele Kolleginnen können ein Lied davon singen, denn sie klagen über Störgeräusche beim Arbeiten während andere in ihrem Büro „Faxen machen“.
Ein Faxgerät für alle
Gerade wenn das Faxgerät der gesamten Abteilung im Sekretariat steht, werden sie durch das Piepsen von ihrer Arbeit abgelenkt. Wird man ständig unterbrochen, kommt es zum sogenannten „Sägeblatteffekt“. Nach jeder Unterbrechung muss man sich neu konzentrieren und einarbeiten. Das kostet Energie und Zeit – gerade bei wichtigen und komplizierten Aufgaben.
Hat man sich endlich wieder auf seine Arbeit konzentriert, kommt schon der nächste Kollege und fragt, ob denn sein Fax schon eingegangen sei. Wieder ein anderer Mitarbeiter steht vor dem Faxgerät und fragt zum wiederholten Male: „Kommt die Schrift nach vorne oder nach hinten da rein?“ Manche Kollegen fangen auch gerne ein Gespräch während des Faxvorganges an, um die Zeit totzuschlagen. Reagiert man dann irgendwann genervt darauf, gilt man als übellaunig oder unkollegial.
Störfaktor Faxgerät
Mit folgenden Tipps und Absprachen kann ein wenig Abhilfe für den Störfaktor „Fax“ im Sekretariat geleistet werden:
- Eine große lesbare Arbeitsanweisung über dem Faxgerät anbringen: „Bitte mit der Schrift nach vorne faxen“.
- Info für die Nachfragenden: Sollte ein Fax eingegangen sein, liegt es entweder noch im Faxgerät oder in dem dafür vorgesehenen Faxeingangskorb.
- Das Faxpapier befindet sich in einem bestimmten Schrank. Es sollte klar geregelt sein, wer dieses nachbestellt.
- Die akustischen Signale des Faxgeräts leiser stellen oder ganz abschalten.
- Den Chef davon überzeugen, ein zweites Faxgerät für die Abteilung in einem anderen Raum anzuschaffen.
- Das Faxgerät ganz abschaffen und ein PC-Fax einrichten lassen.
- Falls man doch in ein Gespräch mit einem Kollegen verwickelt wird, sollte man gleich freundlich darauf hinweisen, dass man sich gerade auf eine dringende Aufgabe konzentriert und jetzt leider keine Zeit für ein ausgiebiges Gespräch hat.
Es gibt aber auch die einsichtigen Kollegen, die nach erfolgreichem Faxvorgang das Sekretariat kommentarlos und ohne viel Aufhebens wieder verlassen, wenn sie merken, dass die Kollegin gerade sehr beschäftigt ist.
Wie sind eure Erfahrungen in puncto „Faxen machen“ oder ist das mittlerweile bei euch schon in die Annalen eingegangen?
Ich wünsche euch eine entspannte Woche!
Eure Tanja
Bei uns hat das Fax zum Glück so gut wie ausgedient. Schon vor Jahren haben wir Faxe auf Email umgestellt, dass sie überhaupt nicht mehr automatisch gedruckt werden, sondern in einem Mailordner landen, von wo ich sie weiterleite (oder gleich lösche). Außer mir haben noch einige Kolleginnen Zugriff auf diesen Fax-Ordner, dass dessen Sichtung auch während meiner Abwesenheit gegeben ist. Das so zu machen, würde ich allgemein empfehlen!