Gerade im Sekretariat müssen wir zielgerichtet und erfolgreich mit verschiedenen Menschen kommunizieren. Nicht selten entstehen dabei Missverständnisse, wenn der Gegenüber uns nicht richtig versteht und bei ihm etwas anderes ankommt. Denn: Gesagt heißt bekanntlich noch nicht verstanden.
Gesprächshilfen für souveräne und unmissverständliche Kommunikation
Nicht „um den heißen Brei“ reden und keine Weichmacher wie „könnte“, „dürfte“, „vielleicht“, „eventuell“ etc. verwenden. Man sollte versuchen, sein Anliegen direkt und unmissverständlich auf den Punkt zu bringen.
- Die Gefühle des Zuhörers ansprechen und versuchen, sich in ihn hineinzuversetzen.
- Abschließende Aussagen oder Fragen positiv formulieren („Das ist eine gute Idee“, „Sehen Sie das auch so?“, „Was meinen Sie dazu?“).
- Offene „W-Fragen” stellen, wenn man noch mehr Informationen zu einem Sachverhalt benötigt (Warum, wieso, weshalb, aus welchem Grund, wie, woher …?).
- Falls man nicht alles genau verstanden hat, am besten gleich nachhaken. ICH-Botschaften bieten sich dabei gut an (“Ich benötige noch eine bestimmte Information von Ihnen, um…”, „Habe ich das richtige verstanden, dass…“).
- Wenn man noch etwas Zeit für eine Antwort braucht oder überrumpelt wird, reagiert man am besten erst einmal mit einer Gegenfrage („Wie meinen Sie das genau?“).
- Sich nicht unter Zeitdruck setzen lassen, wenn man noch nicht bereit ist, zu antworten („Können wir uns später darüber unterhalten, ich brauche noch ein wenig Bedenkzeit?“).
Man sollte seine getroffenen Aussagen anschließend nicht hinterfragen und dem Gegenüber deutlich machen, dass man zu seiner Meinung steht und diese auch nicht so leicht zu revidieren ist.
Kommunikation ist mehr als reden
Auch die richtige Sitzposition ist für eine zielgerichtete Kommunikation sehr entscheidend: Auf keinen Fall „wie auf dem Sprung“ auf der Stuhlkante sitzen, sondern aufrecht auf der ganzen Sitzfläche. Die Arme liegen locker auf der Armlehne und die Schultern sind gerade und nicht hochgezogen. Übereinandergeschlagene Beine sollten in Richtung des Gesprächspartners zeigen. Das signalisiert Sympathie.
Beim Stehen ist es wichtig, dass das gesamte Körpergewicht auf beiden Beinen gleich verteilt ist, die hüftbreit auseinander stehen. Das verhindert ein Taumeln und Verdrehen der Füße, was unsicher wirkt.
Eine sichere und positive Körperhaltung unterstreicht das Gesagte und macht letztendlich einen kompetenten, souveränen und authentischen Eindruck.
In diesem Sinne wünsche ich euch einen erfolgreichen Start in das neue Jahr!
Eure Tanja
