Büroorganisation als Kernkompetenz im Office

Büroorganisation als Kernkompetenz im Office
© Ivan-Traimak / fotolia.com

Studien haben gezeigt, dass Büro-Mitarbeiter immer noch die meiste Zeit damit verbringen, Unterlagen zu suchen. Die Mitarbeiter, die einen ordentlichen und aufgeräumten Schreibtisch und eine gute Organisation der Unterlagen haben, arbeiten demnach produktiver und haben Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Nach wie vor ist die Büroorganisation eine der wichtigsten Kernkompetenzen im Office und damit in einem erfolgreichen Unternehmen unverzichtbar. Dabei geht es nicht nur um ein ordentliches Arbeitsumfeld, sondern auch um sinnvolle, nachhaltige Arbeitsprozesse und eine allgemeine Ordnung. Nur wer in der Lage ist, schnell auf Dokumente und Unterlagen zuzugreifen, kann sich in der heutigen, schnellen Arbeitswelt behaupten. Den Suchenden werden kaum Kompetenzen zugeschrieben, der Arbeitsstil wird als chaotisch und unorganisiert angesehen.

Die Ordnung auf dem eigenen Schreibtisch sagt einiges über den Arbeitsstil und letztendlich auch über die eigene Persönlichkeit aus. Daher ist es wichtig, den eigenen Arbeitsplatz und sein Arbeitsumfeld permanent in Ordnung zu halten und das Wesentliche im Blick zu halten.

Büroorganisation kann man erlernen

Nicht jeder ist als Organisationprofi geboren. Die gute Nachricht ist: Büroorganisation ist erlernbar. Nun die schlechte Nachricht: Es gibt keinen Standard für die Büroorganisation. In den Berufsschulen oder auch Universitäten steht diese Kompetenz nicht auf dem Lehrplan. Jeder von uns, der mal einen Bürojob übernommen hat, hat sich teilweise in die Strukturen und Ordnungssysteme seiner Vorgänger mit eingedacht und diese erst einmal so übernommen. Dann braucht es Zeit und Mut und die richtigen Kollegen, um die eigene Organisationsstruktur zu entwickeln und konsequent auszubauen.

Die Aufgaben im Office werden komplexer

Die Assistentin muss sich immer mehr mit komplexen Aufgaben und Vorgängen während der Arbeit beschäftigen. Damit steigt auch der Druck, die richtigen Methoden zur Selbstorganisation zu erlernen, um nicht von den vielen kleinen und großen Aufgaben überrannt wird.

Prioritäten setzen – wichtige Fachkompetenz

„Prioritäten setzen“ heißt das Zauberwort. Mit der neuen Arbeitswelt gilt es noch schneller zu entscheiden, was hat Priorität, welche Aufgaben sind dringlich und welche wichtig, welche müssen heute noch erledigt werden. Damit werden Selbstorganisation und ein optimales Zeitmanagement immer wichtiger. Gerade für die Assistentinnen, die nicht mehr täglich am eigenen Schreibtisch sitzen, sondern in Open-Space-Konzepten oder im Home-Office arbeiten, ist es besonders wichtig, geeignete Methoden und Tools für die Selbstorganisation zu finden.

Seminartipp

Büroorganisation 4.0

Büroorganisation ist und bleibt auch eine der wichtigsten Kernkompetenzen der Assistentin in Zukunft. Nur wenn im Backoffice alles perfekt läuft, können Sie Ihren Chef und Ihr Team bei den vielfältigen Aufgaben effizient unterstützen. Sie schaffen damit die Voraussetzung für ein erfolgreiches Miteinander.

Lernen Sie im Seminar Büroorganisation 4.0, wie Sie die Organisation von Abläufen verschiedenster Art nachhaltig managen. Alles digital und im permanenten Austausch mit Teams und Vorgesetzten. Dabei geht es um weit mehr als nur um die Ablage von Dokumenten, einer Clean Desk-Policy, allgemeiner Ordnung im Office oder einer gut durchdachten E-Mail-Managements. Es geht um das Managen von Informationen, To-Do’s, Terminen und Dateien.

Kollaboratives Arbeiten hilft bei Informations-Overload

Die Informationsflut ist eine der größten Herausforderung bei der täglichen Arbeit. Assistentinnen bearbeiten oft nicht nur das eigene E-Mail-Postfach, sondern auch das des Vorgesetzten und möglicherweise noch des gesamten Teams.

Um dieser Flut Herr zu werden, brauchtes nicht nur gute Methoden, sondern auch Kenntnisse über all die nützlichen Funktionen des eigenen E-Mail-Programms.

Die Menge der Informationen hat sich in den letzten Jahren vervielfacht. Deshalb denken manche Unternehmen bereits über Alternativen des Informationsaustausches nach oder setzen diese bereits ein: die sogenannten „kollaborativen Plattformen“, die den Mitarbeitern in Form von neuen Apps und Tools den internen Austausch erleichtern sollen.

Ziel dieser Plattformen soll sein, dass Teams effizienter miteinander kommunizieren, anstatt sich unentwegt E-Mails hin und her zu senden. Dafür bieten die Tools die geeigneten Möglichkeiten: in verschiedenen Chaträumen untereinander nach Thema, Projekt oder innerhalb einer Gruppe zu kommunizieren. Oder auch Chats sind möglich, sowie das Posten und Finden von Dateien innerhalb der Austausch-Gruppe.

Umstellung der Arbeitsweise und Disziplin

Diese neue Art der Kommunikation setzt eine gewisse Art von Disziplin und eine Umstellung der Arbeitsweise voraus. War man es gewohnt, Nachrichten in Form von E-Mails zu erhalten, muss mit dem Einsatz von kollaborativen Tools umgedacht werden; Informationen werden zur Holschuld. Kein Mitarbeiter kann mehr sagen, er hätte die Nachrichten nicht bekommen oder man hätte vergessen, ihn auf den Verteiler zu setzen. Der Einsatz von solchen Kommunikationstools setzt auch ein crossmediales Arbeiten voraus. Die Mitarbeiter müssen wissen, welches Tool für welchen Arbeitsprozess eingesetzt werden kann. Nutzt man im Gießkannenprinzip alle Möglichkeiten, hat man den gleichen Effekt wie beim E-Mail-Verkehr: ein Informations-Overload.

Die Autorin Enisa Romanic ist Office-Management-Trainerin und Internationale Management Assistentin mit 18 Jahren Berufserfahrung in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensbereichen.

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?