Weihnachtsgeschenke organisieren

Huch – war nicht eben noch Sommer? Gefühlt rast die zweite Jahreshälfte nur so vorbei, und kaum hat die Urlaubsbräune bei allen im Büro nachgelassen, steht Weihnachten schon wieder vor der Tür. In den meisten Firmen ist das der Zeitpunkt, zu dem man sich bei Geschäftspartnerinnen und -partnern für die gute Zusammenarbeit im vergangenen Jahr bedankt – mit Grußkarten und Weihnachtsgeschenken. Damit nicht in den letzten Wochen des Jahres Stress und Hektik regieren, sollten Sie diese Aufgabe sorgfältig organisieren.

Frühzeitig mit der Planung beginnen

Bei der Zeitplanung lohnt es sich, hinten anzufangen: Karten und Päckchen sollten nicht später als ca. fünf Tage vor Weihnachten bei den Beschenkten eingehen, denn viele starten bereits ein paar Tage vor dem Fest in ihren Jahresendurlaub. Entsprechend ist der Versandtermin zu planen – immer mit einem gewissen Zeitpuffer, weil das Postaufkommen in der Vorweihnachtszeit höher ausfällt. Sollen Sendungen ins Ausland gehen, erfragen Sie die Postlaufzeiten am besten bei dem Versandunternehmen, das Sie beauftragen.

Sobald der Versandtermin in Ihrem Kalender steht, planen Sie weiter – ebenfalls von hinten nach vorn:

• Wie viele Geschenke müssen verpackt werden? Wie lange dauert das?
• Wie lange dauert es, bis alle Karten unterschrieben sind? Wie viele Karten müssen von mehreren Personen unterschrieben werden, und wie lange liegen die Postmappen erfahrungsgemäß bei den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf dem Schreibtisch?
• Werden die Präsente bestellt? Rechnen Sie die Zeit zwischen Bestellung und Lieferung mit ein.
• Bestellen Sie fertige Karten? Dann geben Sie die Bestellung entsprechend früh auf.
• Werden in Ihrer Firma eigene Karten gestaltet? Dann überlegen Sie: Wie lange braucht die Druckerei? Wie lange vorher muss die Grafik den Auftrag bekommen?

Damit dürfte klar sein, wie früh Sie anfangen müssen.

Compliance-Regeln beachten

In vielen Fällen sollten Sie außerdem Zeit für einen weiteren Schritt einplanen: Gerade wenn unter den Geschäftspartnern Ihrer Firma größere Konzerne oder Behörden sind, greifen Sie am besten frühzeitig zum Telefonhörer und erfragen, ob Ihre Kontakte überhaupt Präsente annehmen dürfen. In vielen Unternehmen sollen inzwischen strenge Compliance-Regeln jedem Verdacht von Korruption einen Riegel vorschieben. Je nach Bestimmungen dürfen dann entweder nur geringwertige Geschenke oder aber gar keine angenommen werden. Um zu vermeiden, dass Päckchen zurückgesendet werden müssen, sollten Sie sich darüber vorab Klarheit verschaffen.

Aber auch ohne unternehmensinterne Compliance-Regeln gilt: Business-Geschenke müssen laut Gesetz angemessen sein, und steuerfrei sind sie nur bis zu einer Grenze von 35 Euro netto. Dieses Limit gilt für das gesamte Jahr. Sollten Sie also einem Geschäftspartner schon zu seinem Firmenjubiläum eine Flasche Wein geschickt haben, muss das Weihnachtspräsent entsprechend bescheidener ausfallen.

Passende Geschenke auswählen

Sobald feststeht, welche Kunden, Lieferantinnen und andere Geschäftspartner Geschenke bekommen sollen, und wenn der Preisrahmen abgesteckt ist, geht es an die schwierigste Aufgabe: die Auswahl der Präsente. Klar ist, dass die wichtigsten Kontakte die hochwertigsten und individuellsten Geschenke bekommen, denn schließlich soll damit eine wichtigste Geschäftsbeziehung gepflegt werden.

Damit die Aufmerksamkeit positiv im Gedächtnis bleibt, muss sie zu den Beschenkten passen. Bei Dekogegenständen oder ähnlichen Designartikeln besteht immer die Gefahr, dass das Präsent nicht den Geschmack trifft. Unproblematischer sind Bücher – möglichst angeknüpft an die Interessen des Empfängers – oder kulinarische Präsente. Sie kommen in der Regel gut und an bescheren genüssliche Momente.

Mit Verpackung punkten

Studien haben gezeigt, dass Geschenke besonders positiv im Gedächtnis bleiben, wenn sie die Beschenkten hübsch verpackt erreichen. Attraktives Papier und eine Schleife sorgen für Spannung beim Auspacken und erhöhen die Freude. Denken Sie also daran, rechtzeitig Geschenkpapier und Bänder zu besorgen (oder als nachhaltige Variante wiederverwendbare Tücher nach japanischem Vorbild) und rechnen Sie die Zeit zum Verpacken mit ein!

Je sorgfältiger und kleinschrittiger Sie das Projekt „Weihnachtsgeschenke und Grußkarten“ geplant haben, desto entspannter wird die Vorweihnachtszeit im Sekretariat ausfallen. So kann sich auch bei Ihnen Vorfreude aufs Fest einstellen.