Die Organisation von Veranstaltungen gehört sicherlich zu den spannenderen, aber auch anspruchsvolleren Aufgaben in Ihrem Beruf. Je größer und bedeutender das Event ist, desto gründlicher sollten Sie es vorbereiten. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei.
Grundfragen des Eventmanagements
Was soll mit dem Event erreicht werden? Das ist die wichtigste Frage des Eventmanagements, denn hieraus ergeben sich die weiteren Organisationsschritte. Angenommen, Sie planen ein Treffen aller Außendienstmitarbeiter in einem Hotel. Worum geht es dabei? Sollen die Geschäftszahlen des vergangenen Jahres präsentiert werden? Werden die Neuprodukte Ihres Unternehmens vorgestellt? Sollen die Erfolge der Kollegen gefeiert werden?
Jedes dieser Ziele macht eine andere Ausstattung der Tagungsräume notwendig. Für die Präsentation der Unternehmenszahlen benötigen Sie eine Leinwand und einen Beamer, außerdem ist eine gute Akustik im Saal entscheidend. Für die Produktvorstellung kann eine bestimmte technische Ausstattung oder ein Laufsteg notwendig sein und eine Erfolgsfeier verlangt vielleicht nach einem aufwendigeren Rahmenprogramm.
Teilnehmer der Veranstaltung festlegen
Aus dem Ziel der Veranstaltung ergibt sich zwangsläufig, wer als Teilnehmer eingeladen werden soll. Natürlich sind das bei einer Außendiensttagung vor allem die Außendienstmitarbeiter. Aber reicht das aus? Sprechen Sie mit Ihrem Chef, ob möglicherweise weitere Kollegen anwesend sein sollen. Fragen Sie nach, ob Sie für die gesamte Dauer der Veranstaltung gebraucht werden.
Davon hängt dann wieder Ihre Planung für die Hotelbelegung ab. Bei einer Verkaufsveranstaltung, deren Kosten Ihr Unternehmen trägt, möchte Ihr Chef natürlich am liebsten nur die Entscheider vor Ort haben. Legen Sie also gemeinsam fest, wer ein Einladungsschreiben erhält.
Zeitpunkt und Dauer planen
Auch Zeitpunkt und Dauer einer Veranstaltung hängen zumindest teilweise vom Ziel ab. Immerhin sollen die Zahlen und Erfolge noch aktuell sein. Aber daneben gibt es weitere Kriterien. Beachten Sie Großveranstaltungen Ihrer Branche und nehmen Sie Rücksicht auf Schulferien und regionale Feiertage. Wenn Sie einen Zeitpunkt außerhalb solcher Termine wählen, können Sie mit mehr Zusagen rechnen – bei Verkaufs- und Kundenveranstaltungen ein entscheidendes Argument.
Extra-Tipp: Werfen Sie auch einen Blick auf die Websites Ihrer Konkurrenz. Plant Ihr Wettbewerber ebenfalls ein Kundenevent? Weichen Sie dann auf ein anderes Datum aus, sonst kann es geschehen, dass ein Teil der Zielgruppe von vornherein nicht zu Ihnen kommt – sondern bei der Konkurrenz landet.
Die Veranstaltung sollte insgesamt nicht zu lange dauern. Planen Sie ausreichend Pausen ein, da die Aufnahmebereitschaft der Teilnehmer nicht überstrapaziert werden sollte. Das gilt vor allem für Veranstaltungen, die der Informationsweitergabe dienen. Zudem können Sie sich unter Umständen eine Übernachtung und die entsprechenden Kosten sparen.
Zeitplan erstellen und Meilensteine definieren
Mit diesen Vorüberlegungen können Sie schon einen ersten Zeitplan erstellen und die Meilensteine definieren. Bis wann laden Sie die Teilnehmer ein und wann benötigen Sie die Zu- oder Absagen? Wann entscheiden Sie sich für ein Hotel, einen Caterer und ein Bühnenprogramm? Rechnen Sie für interne Veranstaltungen mit ungefähr vier Wochen Vorlauf, für externe mit mindestens drei Monaten.
Team zusammenstellen
Überlegen Sie sich, ob Sie die Zeit haben, alle Aufgaben allein zu bewältigen, und fordern Sie Unterstützung ein: Gibt es eine Reiseabteilung, die bereits Informationen über Tagungshotels hat? Hat eine KollegIn schon Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen? Dann bitten Sie um Hilfe. Bei Großveranstaltungen kann es auch sinnvoll sein, einen externen Eventmanager zu beauftragen. Er bietet Ihnen Entlastung und Sie können sich auf Ihre anderen Aufgaben konzentrieren.
Vorschau auf die Kosten
Die Frage, was ein Event letztlich genau kostet, lässt sich nicht ohne Weiteres beantworten. Aber es ist möglich, einen Kostenrahmen abzustecken und das Budget zu verplanen. Viele Punkte, die einen Einfluss auf die Ausgaben haben, stehen schon fest: Sie wissen, wen Sie ansprechen, welches Niveau erwartet wird, wie lange die Veranstaltung dauert und welche Ausstattung Sie benötigen.
