Effektive Protokollführung

Effektive Protokollführung
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Protokolle sind nach wie vor wichtige Informations- und Arbeitsinstrumente im Unternehmen. An den Protokollführer werden hohe Ansprüche gestellt: So muss man vor allem gut zuhören können und die Fähigkeit besitzen, Wesentliches von Unwesentlichem trennen und Informationen gut strukturiert festhalten zu können. Komplexe und oft schwierige Sachverhalte müssen verständlich und präzise dargestellt und zusammengefasst werden. Unsere Serie „Effektive Protokollführung“ gibt Ihnen in vier Beiträgen Tipps und Hilfestellung rund ums Protokoll.

Sinn und Zweck eines Protokolls

Allgemein betrachtet dokumentieren Protokolle Inhalt, Verlauf und Ergebnis von jeglichen Gesprächssituationen wie Diskussionen, Besprechungen, Verhandlungen, Konferenzen, Tagungen oder Sitzungen. Darüber hinaus erfüllen Protokolle jedoch auch noch andere speziellere Anforderungen:

Den Teilnehmern einer Sitzung dient das Protokoll vor allem als Gedächtnisstütze und Dokumentation des Besprochenen. Die niedergeschriebenen Informationen helfen, getroffene Entscheidungen organisiert und strukturiert umzusetzen. Anhand eines Protokolls kann also auch die Ausführung von Beschlüssen überprüft und kontrolliert werden.

Für Nicht-Teilnehmende sind Protokolle eine wichtige, verbindliche und zuverlässige Informationsquelle über festgelegte Aktionen und Beschlüsse.

Protokolle können auch als Beweismittel, z. B. bei Streitfragen, dienen. Beweiskraft erhält ein Protokoll erst, wenn alle Beteiligten der Richtigkeit der Angaben zugestimmt haben.

Kriterien für ein gutes Protokoll

Ein Protokoll stellt wichtige Informationen gebündelt und systematisch dar. Ein kurzer und zweckmäßiger Schreibstil, der die wesentlichen Informationen herausstellt und strukturiert zusammenfasst, kommt dem entgegen. Klarheit und Prägnanz sind unerlässlich. Trotzdem sollten Sie sich beim Protokollieren auch immer um Genauigkeit und Vollständigkeit bemühen.

Emotionen, Stimmungen und Meinungen des Verfassers haben in einem Protokoll nichts zu suchen. Bleiben Sie also neutral und verstehen Sie sich als Beobachter.

Da ein Protokoll auch Beweismittel sein kann, versteht es sich von selbst, dass die Informationen immer wahrheitsgetreu wiedergegeben werden müssen.

Verschiedene Protokollarten

Sowohl Inhalt als auch Form, Gliederung, Ausführlichkeit und Gestaltung des Protokolls hängen von dessen Zweck und Verwendung ab. Grundsätzlich werden drei Arten von Protokollen unterschieden, die allerdings je nach Gegebenheit auch in Mischformen auftreten können:

Ein wörtliches Protokoll liegt vor, wenn es erforderlich ist, alle Diskussionsbeiträge Wort für Wort wiederzugeben. Diese Art von Protokoll erfordert eine sehr hohe Schreibgeschwindigkeit, Stenographiekenntnisse sind von großem Vorteil. Das wörtliche Protokoll kommt vor allem bei Parlamentssitzungen zum Einsatz. Im geschäftlichen Bereich ist es eher selten, da es zwar sehr genau, jedoch auch unübersichtlich ist.

Das Verlaufsprotokoll zeigt den chronologischen Ablauf einer Sitzung auf. Die Inhalte der Reden und Diskussionen der Teilnehmer werden sinngemäß wiedergegeben. Durch das Verlaufsprotokoll soll der Entscheidungsprozess nachvollziehbar sein, der zu einem Beschluss oder Ergebnis geführt hat. Verlaufsprotokolle werden v. a. eingesetzt, wenn die Teilnehmer entgegengesetzte Meinungen und Standpunkte vertreten.

Das Beschluss- oder Ergebnisprotokoll legt besondere Betonung auf die Dokumentation der Ergebnisse. Es zeigt nicht den chronologischen Ablauf auf, sondern fasst die Beschlüsse systematisch strukturiert zusammen. Hierbei kann z. B in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte (TOP) vorgegangen werden. Entscheidungen, Beschlüsse, Abstimmungen und Vereinbarungen, nicht aber ihr Zustandekommen werden festgehalten. Das Ergebnisprotokoll ist deshalb auch kürzer als das Verlaufsprotokoll und besonders geeignet für längere Sitzungen.

Beschlüsse und Anträge werden im Wortlaut dokumentiert und kenntlich gemacht.

Ergebnisse von Abstimmungen werden mit Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen festgehalten. Übrigens muss auch festgehalten werden, wenn die Besprechung ergebnislos ausging. In diesem Fall sollten kurz die kontroversen Standpunkte aufgezeigt werden.

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