Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

Ein breites Aufgabenfeld auch für Assistenzen

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Zum Aufgabengebiet einer Assistenz gehört noch so viel mehr als das Schreiben von Briefen und die Vereinbarung von Terminen. Nicht selten sind im Unternehmen bei bestimmten Projekten Chef und Assistenz eine Einheit und arbeiten eng zusammen. Unter anderem auch beim Thema Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung: Wenn von Ressourcenmanagement die Rede ist, sind komplexe Zusammenhänge aus Planung, Terminierung, Personaleinsatz, Finanzmitteln und Technologien gemeint. Dabei geht es darum, die vorhandenen Ressourcen so zu kombinieren, dass sie für das Projekt größtmöglichen Nutzen bringen, d. h. zum richtigen Zeitpunkt in der nötigen Qualität zur Verfügung stehen. Wir geben Ihnen einen Einblick, wie Sie gemeinsam mit Ihrer Führungskraft darauf hinarbeiten können.

Die Grundlagen: Ein Überblick über das Ressourcenmanagement

Ihrer Führungskraft obliegt zwar die strategische Planung, welche Projekte weiterlaufen, welche gestoppt und welche neu aufgesetzt werden sollen. Allerdings gehört zur strategischen Planung auch die Planung der Qualifikationen einzelner Mitarbeiter und die Anwerbung neuer Mitarbeiter zur Umsetzung anstehender Projekte. Dies fällt meist in den Bereich Human Resources, der sich wiederum mit dem Vorgesetzten abspricht.

In kleineren Unternehmen gibt es jedoch oft keine Personalabteilung. Also werden solche Aufgaben zu einem großen Teil von der Assistenz übernommen. Dabei ist die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten jedoch enorm wichtig.

Gibt es also ein Projekt, bei denen interne und externe Projektmitarbeiter kooperieren, gilt es, einen stimmigen Plan zu entwickeln, um die Projektziele zu erreichen. Egal, ob es um das Durchführen einer Aufgabe oder die Analyse von Prozessen geht, Sie benötigen stets die passenden Ressourcen.

Was sind Ressourcen?

Als Ressourcen sind die Quellen gemeint, aus denen Ihr Unternehmen schöpfen kann, um das Projekt umzusetzen. Dazu gehören die folgenden:

  • Personalressourcen
  • Anlagen- und Sachressourcen
  • Investitionen, die getätigt werden müssen, um die Projektziele zu erreichen

Ihre Aufgabe ist es, die Ressourcen so miteinander zu kombinieren und abzurufen, dass sie für die Zielerreichung optimal ineinandergreifen. Darüber hinaus müssen Sie erkennen, ob und wann außerhalb des Projekts Anspruch auf die Ressourcen in anderen Abteilungen Ihrer Firma besteht.

Auf diese Weise wird es möglich, Projekte erfolgreich durchzuführen. Bis zu einem gewissen Grad haben Sie den Überblick, doch ist die Zusammenarbeit mit Verantwortlichen in der Firma notwendig, die weitergehende Befugnisse und Kenntnisse haben als Sie.

Nur, wenn die verfügbaren Ressourcen mit dem Bedarf in allen Abteilungen im Einklang stehen, ist der Nutzen optimal. Eine Überlastung von Ressourcen nützt weder dem Projekt noch der Firma.

Fokus Anlagen- und Sachressourcen

Zu den Anlagen- und Sachressourcen gehören Besprechungsräume, Fertigungsstraßen oder auch Software-Lizenzen, die das Personal benötigt, um die Aufgaben im Rahmen des Projektes zu bewältigen.

Es ist häufig so, dass eine Firma über die entsprechenden Anlagen- und Sachressourcen verfügt, diese jedoch auch von anderen Abteilungen genutzt werden. Bei der Ressourcenplanung geht es darum, die Verfügbarkeit zu klären und unter Umständen eine Priorisierung vorzunehmen, was die Zugriffsrechte auf bestimmte Sachressourcen angeht.

Fokus Personalressourcen

Wenn von Personalressourcen die Rede ist, dreht sich alles um die verfügbaren Arbeitszeiten der Mitglieder des Projektteams. Im Rahmen der personellen Ressourcenplanung ist es wichtig, die Personalkosten zu berücksichtigen. Dies klingt einfach, stellt aber viele vor große Herausforderungen.

Als praktische Lösung bietet sich an, ungefähre Stunden- oder Tagessätze zu berücksichtigen. Oft kommt es im Rahmen der Personalressourcenplanung vor, dass die betriebsinternen Personalkosten ignoriert werden, weil die Mitarbeiter ohnehin vor Ort sind.

Bei größeren oder lang andauernden Projekten können sich daraus Probleme ergeben. Wenn Sie die internen Personalkosten ignorieren, manövrieren Sie sich in eine Situation, in der Make-or-Buy-Entscheidungen nicht objektiv gefällt werden können. Ein typisches Dilemma sieht wie folgt aus:

Eine Firma möchte ins Online-Marketing einsteigen, um die Umsätze für den neuen Onlineshop anzukurbeln, und sucht nach Möglichkeiten der Umsetzung. Ein gut bezahlter Projekt-Mitarbeiter ist nicht voll ausgelastet und könnte sich mit dieser Aufgabe beschäftigen.

Er hat allerdings keine Erfahrung und verschwendet viel Geld mit ineffizienten Anzeigen, zudem investiert er täglich eine Stunde in das Projekt. Die Ergebnisse seiner Aktivitäten bleiben hinter den Erwartungen zurück. Der Mitarbeiter wird nach sechs Monaten von dem Projekt abgezogen.

Rechnet man nun die investierte Zeit des Mitarbeiters und die Werbekosten zusammen, würde sich daraus eine Summe ergeben, mit der ein erfahrenes Marketingbüro hätte beauftragt werden können.

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Assistenz und Führungskraft müssen sich einen Überblick verschaffen

Die Ressourcenplanung lässt sich nicht ohne Hilfsmittel bewältigen, dazu ist sie zu komplex. Es ist notwendig, sich mit Tools auszustatten, die Prozesse sichtbar und steuerbar machen. Zu den Aufgaben im Ressourcenmanagement gehört es, Zeitpläne zu erstellen und zu überwachen, Budgets einzurichten und Material- sowie Personaleinsätze zu planen.

Deshalb ist Ressourcenplanung unverzichtbar für den Projekterfolg

Eine effiziente Vorgehensweise bei der Erreichung wirtschaftlicher Ziele ist wesentlich, denn sie spart Zeit und Geld. Ressourcenmanagement bzw. Ressourcenplanung im Projektmanagement ist deshalb unverzichtbar.

Letztlich können Sie nur dann effizient planen, wenn Sie über laufende Projekte und geplante Vorhaben im Bilde sind. Auf Führungsebene fällt die Entscheidung, welche Ressourcen in welchen Projekten zur Verfügung stehen. Dort sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten als Verantwortliche den Überblick behalten, damit einzelne Ressourcen nicht über Gebühr strapaziert werden und außerdem rechtzeitig zur Verfügung stehen.

In Ihren Aufgabenbereich fallen nachgeordnet die detaillierten Aufgaben der Ressourcenplanung im Projektmanagement. Die Vorteile der Ressourcenplanung liegen darin, dass Sie innerhalb des Projektes stets zum richtigen Zeitpunkt die nötigen Ressourcen zur Verfügung haben, Einsatzplanungen vornehmen können und so für Transparenz und optimale Ressourcenauslastung sorgen. Achten Sie auf eine gute Dokumentation. Sie ist insbesondere dann hilfreich, wenn Fehler passieren oder gar ein Projekt scheitert. Anhand der Dokumentation lassen sich die Gründe ermitteln. Dadurch lässt sich ein Lerneffekt erreichen, um in Zukunft eine bessere Planung vorzunehmen.

Businessplan für Projekte in Zusammenarbeit mit der Führungskraft

Wenn Sie es ganz genau machen möchten, sollten Sie in Absprache mit Ihren Vorgesetzten einen Businessplan erstellen, der monatsgenau die zu erwartenden Kosten und Investitionen des Projektes darstellt.

Insbesondere bei längeren Projektlaufzeiten würde dies aber einen großen Zeitaufwand bedeuten, der in einem ungesunden Verhältnis zu den Gesamtprojektkosten steht. Deshalb ist es aus praktischen und wirtschaftlichen Gründen sinnvoller, eine rollierende Finanzplanung anzufertigen.

Eine rollierende Finanzplanung berücksichtigt das bevorstehende Jahr in monatlichen Abschnitten. Das folgende Jahr wird in Quartalen abgebildet und das übernächste Jahr in Halbjahres-Schritten. Sobald Sie die monatlichen Controlling-Aufgaben erledigen, übernehmen Sie die Zahlen und werten diese aus, sodass sie in die ausstehenden Monate eingetragen werden können.

Auf diese Weise haben Sie stets einen Überblick über die folgenden 12 Monate und Sie reflektieren außerdem in regelmäßigen Zeitabständen alle Kostenpositionen. So bleiben Unstimmigkeiten und Fehlplanungen nicht unentdeckt, sondern können entschärft werden, bevor sie Schlimmeres anrichten können.

Praktikerlösung: Kostengang- und Kostensummenlinie

Um die Kosten im Blick zu behalten, haben sich Kostengang- und Kostensummenlinie bewährt. Die Kostenganglinie zeigt auf, welche Projektkosten in den einzelnen Monaten anfallen. Die Kostensummenlinie kumuliert diese Werte und stellt somit die Entwicklung der Kosten dar.

Zwar sind beide Berechnungen recht grob, sie reichen aber für ein übergeordnetes Controlling auf Managementebene aus. Abweichungen zwischen den geplanten Soll-Werten und den erreichten Ist-Werten lassen sich so schnell aufdecken. Dieses System ermöglicht es Ihnen, frühzeitig einzugreifen, detailliert nach Ursachen zu forschen und Lösungen zu finden.

Einheitliche Berechnung der Ressourcen empfehlenswert

Ohne gut ausgebildete Projektmitarbeiter ist der Erfolg eines Projektes gefährdet. Personalressourcen sollten deshalb stets sorgfältig geplant und mit einem passenden Kostenfaktor belegt werden. Nur so ist es möglich, die Gesamtkosten transparent zu ermitteln und alles im Überblick zu behalten.

Personalressourcen lassen sich einheitlich berechnen, indem bei der Kalkulation in Einheiten umgerechnet wird. Man bedient sich hier der sogenannten Vollzeiteinheit (VZE). Eine VZE ist eine Position, die von einem Teammitglied zu 100 % besetzt wird. Werden mehrere Teammitglieder eingesetzt, könnte eine VZE somit auch von beispielsweise zwei Mitarbeitern besetzt werden, von denen jeder 50 % der VZE erfüllt.

Die Praxis zeigt, dass die Ressourcenplanung häufig vernachlässigt wird, was zu Schwierigkeiten führen kann. Projektziele werden zwar oft terminlich und auch inhaltlich erreicht, doch die Kostenseite tritt in den Hintergrund.

Gerade im letzten Drittel eines Projektes geht es vielen nur noch darum, das Projektziel zu erreichen, koste es, was es wolle. Doch große Projekte werden immer enger kalkuliert und es ist wirtschaftlich dringend zu empfehlen, eine detaillierte Ressourcenplanung vorzunehmen, die auch die Kostenseite berücksichtigt.

Planung der Kapazitäten durch die Assistenz

Die Kapazitätenplanung befasst sich in erster Linie mit der Ressourcenplanung von Mitarbeitern. Vorausschauendes Arbeiten und die Kommunikation mit den Beteiligten ist von großer Bedeutung. Assistenz und Führungskraft sollten hier möglichst viel Transparenz an den Tag legen. Flexibilität und Engagement ist dabei eine Grundvoraussetzung bei allen Beteiligten.

Wenn Sie im Projektalltag stecken, gehört es zu Ihren Aufgaben, den Kapazitätsbedarf mit dem Angebot abzugleichen. Wenn etwa für ein Projekt zehn Mitarbeiter benötigt werden, Sie aber nur fünf zur Verfügung haben, liegt das Problem im Ressourcen-Management. An dieser Schnittstelle gilt es, sich an die Verantwortlichen zu wenden, um das Grundproblem zu lösen. Erst dann können Sie in die operative Phase einsteigen.

Die operative Ressourcenplanung auf Aufgabenebene

Steht das Team für das Projekt, geht es daran, Aufgabenpakete zu schnüren und sie den jeweiligen Teamleitern bzw. Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Strukturen sehen dabei vor, dass der Hauptprojektleiter mit den jeweiligen Teamleitern klärt, inwieweit die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse im Team vorhanden sind, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Der Teamleiter kümmert sich dann darum, dass die Mitarbeiter die Aufgaben erledigen.

Die taktische Planung bezieht sich auf die Bildung von Projektteams. Chefs müssen entscheiden, wer als Teamleiter des Projektteams eingesetzt wird und welche Personen in den einzelnen Projekten eingebunden werden sollen. Hier können Sie als Assistenz administrativ unterstützen. Dieses Vorhaben ist herausfordernd und soll deshalb näher beleuchtet werden.

Wie man ein perfektes Projektteam zusammenstellt

Wenn Sie schon einmal mit dem Projektmanagement in Berührung gekommen sind, wissen Sie, wie wichtig die Zusammenstellung des Projektteams ist. Die Fähigkeiten und Kenntnisse jedes einzelnen Projektmitarbeiters sind von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg.

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Bei der Auswahl des perfekten Projektteams gilt es, umsichtig vorzugehen, denn nur, wenn das Team alle notwendigen Qualifikationen mitbringt, lassen sich bestmögliche Ergebnisse erzielen. Als Assistenz können Sie der Führungskraft bei der Zusammenstellung des Projektteams administrativ unterstützen, indem Sie beispielsweise in Lebensläufen der Mitarbeiter für das Projekt erforderliche Kenntnisse (etwa Sprach- oder Computerkenntnisse) oder Erfahrungen herausfiltern. Auch die Zusammenstellung einer Übersicht, wer bisher an welchen Projekten beteiligt war und daher auch für das neue Projekt erforderliche Qualifikationen mitbringen könnte, kann dem Chef bei der Vorauswahl helfen.

Das Projektteam –  eine Definition

Unter einem Projektteam ist eine Gruppe von internen oder externen Mitarbeitern zu verstehen, die gemeinsam eine Aufgabe, nämlich ein Projekt, zu bearbeiten haben. Üblicherweise besteht ein Projektteam aus einem hauptverantwortlichen Projektmanager, bei großen Projekten kommen außerdem Teilprojektleiter hinzu.

Zusätzlich werden Teammitglieder benötigt, um die anfallenden Aufgaben zu bewältigen. Wie genau ein Projektteam aufgebaut wird, ist abhängig vom Projektinhalt und den weiteren Rahmenbedingungen wie Budget und Zeit.

Was tun, wenn im eigenen Unternehmen das Know-how fehlt?

Es kommt vor, dass nicht das nötige Know-how im Haus vorhanden ist, um das Projekt zufriedenstellend in der vorgegebenen Zeit durchzuführen. Das trifft vor allem auf kleinere Unternehmen zu. Und selbst, wenn es in den eigenen Reihen jemanden gibt, der ein gewisses Maß an Fachwissen zum Thema mitbringt, ist dieser nicht zwingend für das Projekt geeignet.

Introvertierte Persönlichkeiten etwa können sich unter Umständen nicht durchsetzen. Dadurch könnten dem Projekt wertvolle Anstöße und Ideen fehlen, die es qualitativ aufwerten würden. Extrovertierte Persönlichkeiten hingegen könnten die Eigeninitiative der Teammitglieder im Keim ersticken und so für Demotivation sorgen. In jedem Fall ist es ratsam, dass die Führungskraft in Zusammenarbeit mit Ihnen die Teammitglieder sorgsam auswählt. Wenn diese nicht im eigenen Unternehmen zu finden sind, braucht es professionelle Alternativen.

Ratsam ist die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlungsagentur wie beispielsweise Randstad, die qualifizierte Bewerber vermittelt, unter anderem im Bereich Projektmanagement. Die Agentur übernimmt den Rekrutierungsprozess und trifft eine Vorauswahl. Dabei richtet sie sich nach Ihren Anforderungen: Sie erarbeiten die gewünschten Bewerberprofile und der Personaldienstleister sucht für Sie geeignete Personen heraus. Dadurch sparen Sie viel Zeit und finden schneller den passenden Kandidaten für die zu besetzende Position.

Mitarbeiter für das Projektteam identifizieren

Nun liegt es an Ihnen, geeignete Mitarbeiter aus der bestehenden Belegschaft zu identifizieren oder neue Mitarbeiter bzw. Freelancer zu engagieren. Wichtig ist dabei unter anderem der Aspekt der Teamfähigkeit.

Die einzelnen Teammitglieder müssen miteinander auskommen und zusammenarbeiten können. Insofern ist es Grundvoraussetzung, dass jeder Mitarbeiter sich in ein Team einfügen kann. Unter Umständen ist es notwendig, die Rahmenbedingungen an das Team anzupassen.

So kann es etwa empfehlenswert sein, eine ausgeweitete Homeoffice-Option anzubieten oder Einzelbüros bereitzustellen, um eine ruhige Arbeitsumgebung zu schaffen. Auf diese Weise lassen sich Konflikte von vornherein vermeiden.

Sollten mehrere Mitarbeiter für einen bestimmten Projektbereich infrage kommen, müssen Sie in der Lage sein, diejenigen zu identifizieren, die am besten ins Team passen. Allerdings sollten Sie hier aufmerksam sein und nicht in die Sympathie-Falle tappen. Ein Team nach den persönlichen Präferenzen zusammenzustellen, funktioniert meistens nicht.

Wer ein Projektteam nach Sympathien auswählt, stellt eine recht homogene Gruppe zusammen, in denen sich die Personen in vielerlei Hinsicht ähneln. Gerade in Projektteams sind aber unterschiedliche Sichtweisen wertvoll, weil sich daraus etwa in schwierigen Situationen vielfältige Lösungsansätze ergeben.

Assistenz und Führungskraft als Projektmanager

Als Projektmanager sind Sie hauptverantwortlich dafür, dass eine komplexe Aufgabe innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens unter Vorgabe eines bestimmten Budgets erfolgreich bewältigt wird. Sie fungieren als Bindeglied zwischen Abteilungen und Interessengruppen, die teilweise außerhalb der eigenen Firma liegen.

Als Projektmanager sind Sie Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten, informieren die Geschäftsführung, kommunizieren mit der Belegschaft sowie sämtlichen Stakeholdern und müssen jederzeit über den neuesten Projektstand informiert sein.

Das Aufgabengebiet im Projektmanagement umfasst unter anderem die folgenden Punkte:

  • Überprüfung der Zielsetzung unter Beachtung der Termin- und Kostenvorgaben
  • Risikoanalyse
  • Prüfung verfügbarer Ressourcen
  • Grobplanung
  • Zusammenstellung des Projektteams
  • Definition der Aufgabenbereiche der einzelnen Verantwortlichen
  • Ressourcenplanung
  • Konzeption des Projektes in Teilprojekte
  • Erarbeitung eines detaillierten Budgetplans

Sobald das Projekt gestartet ist, kümmern Sie sich um die weitere Teamentwicklung, übernehmen das Controlling sowie das Risikomanagement und führen die notwendigen Dokumentationen aus. Zum Abschluss eines Projektes steht der Projektmanager bei der Endabnahme Rede und Antwort, analysiert den kompletten Projektablauf und zieht daraus Erkenntnisse für zukünftige Projekte.

Checkliste zur Auswahl der Teammitglieder

Folgende Fragen sind von zentraler Bedeutung und helfen dabei, geeignete Teammitglieder zu finden:

  1. Welche Kompetenzen und Fertigkeiten müssen generell innerhalb des Projektes verfügbar sein und wer kann sie abbilden?
  2. Welche internen oder externen Personen sollten unbedingt ins Team, welche sollten unbedingt ausgeschlossen werden?
  3. Hält das Projekt Aufgaben bereit, die nicht vom Projektteam bewältigt werden können? Wie sieht die alternative Lösung aus, wer kann helfen?
  4. Welche Aspekte können zu Schwierigkeiten innerhalb des Teams führen und welche sorgen für ein produktiveres Ergebnis? Es hat sich als hilfreich erwiesen, eine Auflistung der Potenziale und möglichen Schwierigkeiten nebst geeigneter Lösungsansätze zu erstellen.
  5. Müssen Sie mit jemandem Rücksprache halten, um das Projektteam zusammenzustellen? Sollen Mitarbeiter etwa aus anderen Abteilungen eingesetzt werden, braucht es klärende Gespräche mit den Verantwortlichen.

Kompetenzen bündeln und zusammenarbeiten

Auch wenn die Rekrutierung von Mitarbeitern in den Bereich des Personalmanagements fällt, ist die Zusammenstellung eines Projektteams eine spezielle Aufgabe, weil projektbezogene, spezifische Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten benötigt werden.

Nicht selten fehlen in Unternehmen gewisse Fähigkeiten und Kompetenzen für ein bestimmtes Projekt, weshalb die Gründung eines Projektteams erst notwendig wird. Dabei arbeiten Führungskraft und Assistenz ganz eng zusammen, um ihre Kompetenzen zu bündeln und so das bestmögliche Projektteam auf die Beine zu stellen. Gemeinsam können Sie dann die geeigneten Projektmitarbeiter innerhalb oder außerhalb der Firma suchen und finden.