Word-Tipp – mit Formularen Zeit sparen

Manche Kollegen machen Ihnen die Arbeit wirklich unnötig schwer! Mit viel Mühe erarbeiten Sie perfekte Vorlagen für Reisekostenabrechnungen, Kurzmitteilungen oder Urlaubsanträge. Und wie kommen die bearbeiteten Dokumente dann zurück? Die Umbrüche sind durcheinander, Zeilen verschoben und der Text steckt voller Fehler. Mit Formularen schieben Sie solch unerwünschten Veränderungen Ihrer Dokumente einen Riegel vor! Wie das geht? Ganz einfach: Sie legen den Grundtext fest, den Sie schützen wollen. Definieren dann Felder – und nur hier können Ihre Kollegen etwas ändern. So ersparen Sie sich viel Mühe!

Warum sollten Sie überhaupt Formulare erstellen?

Formulare sind standardisierte Dokumente wie beispielsweise Vordrucke oder Formblätter. In diesen Dokumenten sind spezielle Bereiche dafür vorgesehen, mit bestimmten Informationen gefüllt zu werden. Formulare werden häufig z. B. für Fragebögen und Verträge verwendet.

Leeres Formular mit Inhaltssteuerelementen, Quelle: herdt4you.de

Leeres Formular mit Inhaltssteuerelementen

Mit Word lassen sich Formulare nicht nur erstellen, sondern auch ausdrucken bzw. direkt am Bildschirm ausfüllen. Ein großer Vorteil von in Word erstellten Formularen ist, dass Sie über Inhaltssteuerelemente bestimmen können, an welchen Stellen Eingaben getätigt werden können bzw. sollen.

Sie können das Formular durch einen Dokumentschutz vor unerwünschten Änderungen schützen.

Schritt 1: Speichern Sie Formulare als Dokumentvorlagen

Wenn Sie ein Formular als Dokumentvorlage speichern, hat dies den Vorteil, dass Sie das Formular immer wieder neu ausfüllen können.

    1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Grundlage für das Formular verwenden möchten, und speichern Sie es als Dokumentvorlage („Office – Schaltfläche – Speichern Unter – Word-Vorlage“).

oder

  1. Um eine neue Dokumentvorlage zu erzeugen, betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche und rufen Sie den Menüpunkt „Neu“ auf.
  2. Klicken Sie im Dialogfenster „Neues Dokument“ auf die Kategorie „Meine Vorlagen“.
  3. Schalten Sie das Optionsfeld „Vorlage“ ein, und klicken Sie doppelt auf das Symbol „Leeres Dokument“.

Anschließend können Sie die Dokumentvorlage nach Ihren Erfordernissen einrichten und gestalten.

Formular mit Tabelle, Quelle: herdt4you.de

Formular mit Tabelle

Schritt 2: So gelingt Ihnen eine ansprechende Gestaltung

Für die Gestaltung von Formularen eignen sich besonders Tabellen, da sie die unkomplizierte Ausrichtung von Textpassagen und Inhaltssteuerelementen erlauben.

Neben den feststehenden Texten, die vom Anwender nicht geändert werden sollen, lassen sich Formulare auch durch Objekte, Grafiken und Rahmen gestalten, was wiederum die Hervorhebung wichtiger Passagen erlaubt und zu einer optischen Gliederung beiträgt.

Geben Sie den Text des Formulars ein, der später unverändert bleiben soll, und gestalten Sie das Formular, z. B. mit Tabellen und Zeichen- bzw. Absatzformatierungen.

Schritt 3: Machen Sie es dem Nutzer leicht – mit Inhaltssteuerelementen

Anhand von Inhaltssteuerelementen lässt sich ein Formular so gestalten, dass es einfach und schnell ausgefüllt und gedruckt werden kann. Die Inhaltssteuerelemente dienen dabei nicht nur als Platzhalter für die Benutzereingaben, sondern sie vereinfachen auch das Ausfüllen.

Inhaltssteuerelemente fügen Sie mithilfe der Gruppe „Steuerelemente“ des Registers „Entwicklertools“ in die Dokumentvorlage ein. Dieses standardmäßig nicht angezeigte Register muss zunächst eingeblendet werden.

Gruppe Steuerelemente im Register Entwicklertools, Quelle: herdt4you.de

Gruppe Steuerelemente im Register „Entwicklertools“

  1. Blenden Sie das Register „Entwicklertools“ ein, indem Sie die OFFICE-Schaltfläche und anschließend die Schaltfläche Word-Optionen betätigen und in der Kategorie „Häufig verwendet“ das Kontrollfeld „Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“ einschalten.
  2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle der Dokumentvorlage, an der ein Inhaltssteuerelement eingefügt werden soll.
  3. Klicken Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ auf das Symbol für das gewünschte Inhaltssteuerelement. Word fügt das entsprechende Element an der aktuellen Cursorposition ein.
Der Benutzer soll beim Ausfüllen …Inhaltssteuerelement Symbol
einen Text eingeben können.Rich-Text oder Nur-TextSymbol, Quelle: herdt4you.de bzw. Symbol, Quelle: herdt4you.de
eine Grafik einfügen können.BildSymbol, Quelle: herdt4you.de
von mehreren Optionen genau eine wählen können.DropdownlisteSymbol, Quelle: herdt4you.de
von mehreren Optionen genau eine wählen oder einen eigenen Text eingeben können.KombinationsfeldSymbol, Quelle: herdt4you.de
von mehreren Optionen eine oder mehrere wählen können.KontrollkästchenSymbol, Quelle: herdt4you.de (in der Liste des Symbols Symbol, Quelle: herdt4you.de ,Bereich Legacytools)
ein Datum wählen können.DatumsauswahlSymbol, Quelle: herdt4you.de
einen Schnellbaustein wählen können.BausteinkatalogSymbol, Quelle: herdt4you.de

 

Wie Sie eingefügte Inhaltssteuerelemente bearbeiten und entfernen

Ein Inhaltssteuerelement wird wie ein Zeichen in den Text eingefügt und ist nach dem Einfügen standardmäßig aktiviert. Das heißt, es wird mit einem Rahmen angezeigt und kann direkt bearbeitet werden. Je nach Art des Elements wird zusätzlich z. B. ein Aufforderungstext oder eine Pfeilschaltfläche eingeblendet. Die Größe des Inhaltssteuerelements wird automatisch durch seinen Inhalt bestimmt.

Aktiviertes Inhaltssteuerelement, Quelle: herdt4you.de

Aktiviertes Inhaltssteuerelement

Markiertes Inhaltssteuerelement, Quelle: herdt4you.de

Markiertes Inhaltssteuerelement

nicht aktiviertes und nicht markiertes Inhaltssteuerelement, Quelle: herdt4you.de

Inhaltssteuerelement (nicht aktiviert, nicht markiert)

 Sie möchten ein Inhaltssteuerelement …
erneut aktivieren.Klicken Sie auf das Inhaltssteuerelement.
markieren.Aktivieren Sie das Inhaltssteuerelement, und klicken Sie doppelt auf das am Rahmen befindliche Symbol Symbol, Quelle: herdt4you.de
verschiebenAktivieren Sie das Inhaltssteuerelement, klicken Sie auf das Symbol Symbol, Quelle: herdt4you.de, und ziehen Sie das Element mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.
einschließlich Inhalt entfernen.Markieren Sie das Inhaltssteuerelement, und betätigen Sie die Symbol, Quelle: herdt4you.de-Taste.
entfernen, den Inhalt aber als herkömmlichen Text beibehalten.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltssteuerelement, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt „Inhaltssteuerelement entfernen“ auf.

 

Wenn Sie ein Inhaltssteuerelement entfernen, das nur den Aufforderungstext enthält, wird dieser Text automatisch mit gelöscht.

Möchten Sie direkt vor oder hinter einem Inhaltssteuerelement Text eingeben, empfiehlt es sich, in das Inhaltssteuerelement zu klicken und mit den Cursorsteuerungstasten Symbol, Quelle: herdt4you.de und Symbol, Quelle: herdt4you.de den Cursor vor bzw. hinter dem Element zu platzieren. Dabei können Sie anhand der geänderten Anzeige des Inhaltssteuerelements feststellen, ob sich der Cursor außerhalb des Elements befindet.

Der Aufforderungstext

Den standardmäßig angezeigten Aufforderungstext können Sie im sogenannten Entwurfsmodus ändern.

Inhaltssteuerelement im Entwurfsmodus, Quelle: herdt4you.de

Inhaltssteuerelement im Entwurfsmodus

Geänderter Aufforderungstext, Quelle: herdt4you.de

Geänderter Aufforderungstext

  1. Aktivieren Sie das Inhaltssteuerelement, und betätigen Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ die Schaltfläche „Entwurfsmodus“. Das Formular wird im Entwurfsmodus angezeigt, und der Aufforderungstext des aktivierten Inhaltssteuerelements ist markiert.
  2. Überschreiben Sie den vorgegebenen Text, und verlassen Sie den Entwurfsmodus durch erneuten Klick auf die Schaltfläche „Entwurfsmodus“.

So legen Sie die grundlegenden Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen fest

  1. Um ein eingefügtes Inhaltssteuerelement Ihren Bedürfnissen anzupassen, klicken Sie darauf und betätigen Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ die Schaltfläche „Eigenschaften“. Das Dialogfenster „Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen“ wird geöffnet. Teile des Dialogfensters sind bei allen Inhaltssteuerelementen gleich, teilweise variiert der Inhalt auch je nach Art des Inhaltssteuerelements.

Eigenschaften des Inhaltssteuerelements Bild, Quelle: herdt4you.de

Eigenschaften des Inhaltssteuerelements Bild

Markiertes Inhaltssteuerelement Bild, Quelle: herdt4you.de

Markiertes Inhaltssteuerelement Bild

  1. Geben Sie in das Eingabefeld „Titel“ einen Namen für das Inhaltssteuerelement ein. Dieser erscheint am oberen Rand des Inhaltssteuerelements und wird beim späteren Schließen des Dialogfensters automatisch auch als sogenanntes „Tag“ in das Eingabefeld übernommen.
  2. Um zu verhindern, dass Benutzer des Formulars das Inhaltssteuerelement löschen, schalten Sie das Kontrollfeld „Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden“ ein.
  3. Um zu verhindern, dass Benutzer des Formulars das Inhaltssteuerelement bearbeiten, schalten Sie das Kontrollfeld „Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden“ ein.
  4. Nehmen Sie weitere Einstellungen gemäß den folgenden Abschnitten vor, und schließen Sie das Dialogfenster mit Ok.

Wenn Sie das Kontrollfeld „Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden“ oder „Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden“ aktivieren, werden die Titel der Inhaltssteuerelemente anschließend nicht mehr angezeigt.

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